Contabilidad Empresarial para Pequeños Negocios

Dirigir un negocio exitoso toma mucho tiempo y trabajo. Una de las claves para dirigir una pequeña empresa exitosa es una sólida contabilidad y gestión financiera. Esto es cierto para una empresa, ya sea que acepte sólo efectivo o negocie con grandes volúmenes de transacciones crediticias. La sección de Contabilidad Empresarial contiene guías prácticas y consejos para ayudar con la administración de efectivo, el mantenimiento de un balance general, la protección contra el fraude de los empleados, la valoración de activos intangibles y otros temas relacionados con la contabilidad empresarial. En esta sección también puede encontrar recursos para la creación de nuevas empresas y ejemplos de documentos financieros para su pequeña empresa.

La importancia de los balances generales

Los balances financieros son una herramienta importante para que las empresas organicen y mantengan un registro de sus finanzas. En términos generales, un balance enumera los activos y pasivos de una empresa. Los activos incluyen activos corrientes, activos fijos y “otros” activos. Los activos corrientes incluyen el efectivo que está en caja (incluso en la cuenta bancaria de la empresa) y las cuentas por cobrar, que son fondos que los clientes deben actualmente a la empresa. Los activos fijos son aquellos que producen ingresos pero no están destinados a la venta. Algunos ejemplos de activos fijos son las mejoras en los edificios, el mobiliario de oficina y la propiedad inmobiliaria. Las empresas deben tener en cuenta cualquier depreciación al listar el valor de los activos fijos. Otros activos pueden incluir activos fijos que son intangibles, como patentes, derechos de autor o empleados clave.

Los pasivos de un negocio son básicamente las deudas del negocio. Es mejor arreglar las responsabilidades en el orden de cuando deben ser pagadas. Por lo general, un negocio tiene pasivos corrientes y pasivos a largo plazo. El pasivo corriente incluye cualquier deuda que deba ser pagada dentro de un año. Ejemplos de tales responsabilidades incluyen salarios, renta e impuestos de los empleados. Por otra parte, los pasivos a largo plazo son las deudas que se pagarán más de un año después de la fecha de creación/actualización del balance. Una hipoteca o la amortización de los fondos recibidos para poner en marcha el negocio son ejemplos de los pasivos a largo plazo de un negocio.

Señales de Alerta de Desfalco

El desfalco ocurre cuando un empleado roba dinero del negocio donde está empleado. No sólo es una situación desafortunada para el dueño de un negocio, también es un crimen. Esperanzadamente, usted nunca tendrá que tratar con un empleado que malversa fondos de su negocio, pero es una buena idea mantener un ojo en busca de ciertas señales de advertencia que podrían indicar que un empleado está cometiendo malversación de fondos. Si bien hay varias señales que podrían indicar malversación de fondos, algunas señales comunes incluyen:

  • Pagos duplicados
  • Caída inusual de los beneficios
  • Documentos que faltan
  • Falta de efectivo para gastos menores

Por supuesto, averiguar si la malversación de fondos está ocurriendo en un negocio requiere que el dueño considere todas las circunstancias. Por ejemplo, aunque un empleado que repentinamente vive de una manera que no puede ser sostenida por su salario podría indicar malversación de fondos, podría ser que el cónyuge del empleado ha recibido un aumento sustancial o que el empleado recibió una herencia. Es importante no sacar conclusiones precipitadas sin investigar a fondo la situación.

Conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas

En el mercado competitivo de hoy en día, hay muchas estrategias para avanzar y aumentar el margen de ganancias de su empresa. Con el fin de hacer crecer adecuadamente su empresa, usted necesitará entender los conceptos básicos de contabilidad y teneduría de libros y cómo se interrelacionan para ayudar a su negocio. Siga adelante como FindLaw le lleva a través de los fundamentos de contabilidad para su pequeña empresa.

Contabilidad vs. Teneduría de libros

La contabilidad y la teneduría de libros a menudo se equivocan al servir el mismo propósito. En el sentido más amplio, esto es correcto, ya que tanto la teneduría de libros como la contabilidad tienen como objetivo ayudar a las empresas a crecer de manera responsable desde el punto de vista financiero. Sin embargo, cuando mires más de cerca, verás que la contabilidad y la contabilidad son dos tareas separadas que comparten una relación simbiótica.

La Teneduría de libros implica principalmente

  • el registro sistemático de todas las transacciones financieras de la empresa
  • extraer con precisión información financiera de las operaciones empresariales en un formulario que pueda analizarse para cuestiones relacionadas con impuestos, informes financieros y la situación financiera de la empresa.

La contabilidad generalmente abarca:

  • Interpretar los datos proporcionados por el registro y extracción adecuados de la información financiera
  • Asesoramiento financiero sobre la dirección actual y futura del negocio

Para facilitar la consulta de esta visión general básica de la contabilidad empresarial, nos referiremos a la contabilidad como la única idea de contabilidad, ya que comparten el mismo objetivo y contienen la superposición en las tareas típicamente asignadas a ellos.

Mantenimiento de registros precisos

Gran parte de la contabilidad consiste en el trabajo “gruñido” de tomar sus gastos e ingresos, sistemática y meticulosamente introducirlos en sus registros. Usted debe mantener fielmente cada recibo y registrar todas las transacciones financieras, incluyendo los pagos recibidos y los gastos pagados por la empresa. Tendrá que mantener registros detallados y guardar recibos por lo menos durante cuatro años (con fines fiscales).

A través de esta información, usted puede crear resúmenes de ingresos y gastos de manera regular (diariamente, semanalmente, mensualmente) para obtener una instantánea del estado financiero de su negocio en cualquier momento en particular y para hacer un seguimiento de su progreso.

El libro mayor

Un libro mayor es el documento único que presenta un registro de ingresos y gastos y cada operación financiera se abrirá paso al ledger. Sirve como un registro permanente de las relaciones y el progreso financiero del negocio. Todos los documentos financieros importantes relacionados con la empresa, como los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias, se derivan directamente del libro mayor.

Subledgers

También hay subledgers, que eventualmente también se abren paso en el libro mayor. Por ejemplo, es posible que tenga un libro auxiliar de acreedores en el que registre cada cheque emitido. Una vez que el receptor deposita el cheque, esa información se introduce (o “contabiliza”) tanto en el libro auxiliar como en el libro mayor.

Actualización del ledger

A continuación, tendrá que tomar esa información y publicarla en el libro (s) de contabilidad. No es necesario contabilizar en el ledger después de cada transacción, pero debe hacerlo a intervalos regulares que sean apropiados para su empresa.

La frecuencia con la que se contabiliza en el ledger dependerá de la cantidad de negocio que se genere regularmente. Los grandes minoristas de ropa y restaurantes tienen un gran volumen de ventas y gastos diarios y estas transacciones deben registrarse meticulosamente y publicarse al final del día. Por otra parte, si usted tiene un volumen de negocio más bajo, probablemente puede publicar en una base semanal o incluso mensual.

Su libro mayor general le proporciona información con la que puede medir con precisión la salud financiera de su negocio y también proporciona una defensa contra una auditoría (ya sea fiscal u otra auditoría externa). También querrá el registro para que pueda encontrar rápidamente cualquier discrepancia para resolver disputas con los clientes (por ejemplo, si ha facturado el doble, podrá verlo).

Redacción de un informe financiero

El informe financiero es básicamente un análisis de la información proporcionada por sus registros y registros contables. Usted toma los datos y los destila en una forma que le ayuda a ver donde el negocio está haciendo dinero, donde el flujo de caja necesita ser mejorado, y el estado de sus inversiones de capital.

Un informe financiero puede ser un solo documento o varios documentos más pequeños, según sus deseos y las necesidades de la empresa. Los informes comunes incluyen:

  • Cuentas de resultados,
  • Declaraciones de capital,
  • Balances de situación,
  • Cuentas de pérdidas y ganancias, y
  • Estados de flujos de efectivo.

Programa informático de contabilidad

Las tareas de teneduria de libro y contabilidad descritas anteriormente se pueden hacer por su cuenta, pero con la fácil disponibilidad de programas de software de contabilidad de calidad como Quicken, usted debe considerar seriamente el uso de esos programas para ayudarle en la tarea. El software puede ayudarle a mantener registros precisos y crear informes financieros básicos para garantizar la seguridad de su empresa.

Contratación de un abogado

Si bien la información anterior puede parecer relativamente sencilla, la contabilidad es un tema complicado. Si tiene preguntas sobre contabilidad de negocios, o si desea recibir orientación sobre cualquier aspecto de la administración de una pequeña empresa, lo mejor es ponerse en contacto con un abogado comercial y de negocios especializado en derecho mercantil y comercial cómo maximizar sus esfuerzos en el mantenimiento de registros para cumplir con las leyes tributarias y de otro tipo.

Leave a Reply