Cómo llenar el formulario w-4 – Certificado de retención del empleado – Employee’s Withholding Allowance Certificate

-Has conseguido tu primer trabajo y tienes en tus manos el Certificado de Exención de Retenciones del Empleado o el formulario w-4 y seguramente no tienes idea sobre el motivo por el que tu empleador te solicita que lo completes, pero lo seguro es que necesitas llenarlo completo además de comprender la importancia que tiene este simple pero importante formulario.

Qué es el Certificado de Exención de Retenciones del Empleado –   Employee’s Withholding Allowance Certificate

El Certificado de Exención de Retenciones del Empleado es el formulario w-4, a partir del cual le indicas a tu empleador tu estado civil, los descuentos en la retención y la cantidad que el empleador debe utilizar al deducir el impuesto federal sobre el ingreso del pago al empleado.

Debes completar todo el formulario w-4 porque de lo contrario, tu empleador estará obligado a retener los impuestos federales sobre el ingreso de tu salario como si tu estado civil fuese soltero, sin ningún derecho para reclamar un descuento en esa retención.

Los descuentos en la tasa de retención

Como empleado puedes desear cambiar  los descuentos en tu tasa de retención por muchas razones como por ejemplo  si cambias de soltero a casado.

Cuando el empleador recibe el formulario revisado y completado por parte de un empleado, debe hacerlo vigente al comienzo del primer período de nómina que termina a los 30 días después de haber sido recibido el formulario con los cambios realizados.

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El formulario w-4

El formulario w-4 puedes descargarlo e imprimirlo e el sitio oficial de www.IRS.gov/español e incluso el empleador puede encargar on line varios formularios, consultando Ordering for information returns and employer returns o  si eres un empleador puedes llamar a 800-809-3676.

Pero también puedes crearlo tú con una hoja de cálculo mientras lo hagas igual al formulario oficial y cumpliendo con las reglas del IRS sobre las declaraciones de impuestos sustitutas, pero no puedes aceptar un formulario sustituto creado por un empleado porque se considerará que no has presentado ningún formulario.

El formulario w-4,  incluye hojas de cálculo con detalles para ayudar al empleado a realizar el cálculo correcto de los descuentos en la retención. De hecho los empleados pueden usar la calculadora de retenciones del IRS para completar el formulario y en el caso de que seas extranjero no residente debes seguir las instrucciones especiales para completarlo.

Cómo lleno el Certificado de Exención de Retenciones del Empleado

El Certificado de Exención de Retenciones del Empleado, consta de varias secciones y cada una de ellas las debes completar del siguiente modo:

Sección A: Escribe “1” si no tienes a nadie a tu cargo.

Sección B: Escribe “1” si tu estado civil es soltero y tienes solo un trabajo. Si tu estado civil es casado, tienes un solo trabajo y tu cónyuge no trabaja  o tu salario del segundo empleo o el salario total de ambos es de 1500 dólares o menos.

Sección C: Escribe “1”  para tu cónyuge o puedes ingresar “0” si tu estado civil es casado y tienes un cónyuge que trabaja o tiene más de un empleo (Al ingresar “0” puede ayudarte a evitar que tengas poca retención de impuestos)


Sección D: Ingresa la cantidad de personas que dependen de ti, que no seas tú ni tu cónyuge para que puedas reclamar en tu declaración de impuestos.

Sección E: Ingresa “1” si te presentarás como jefe de familia en tu declaración de impuestos.

Sección F: Ingresa “1” si tus gastos de cuidado de niños y de las personas que dependen de ti llegan a los 2000 dólares, sin incluir los gastos de manutención de los niños.

Sección G: La sección G corresponde al crédito tributario por hijos incluyendo el crédito adicional por hijos.

Si tu ingreso es inferior a los 70 mil dólares o 100 mil y tu estado civil es casado,, ingresa “2” por cada niño por cada niño elegible,

Ingresa “-1” si tienes de dos a cuatro hijos elegibles o “-2” si tienes cinco o más hijos elegibles.

Si tu ingreso total se encuentra entre los 70 y los 84 mil dólares o 100 y 119 mil dólares y si tu estado civil e casado, ingresa “-1” por cada niño elegible.


Sección H: Ingresa aquí la suma total de A y G.

Certificado de Exención de Retenciones del Empleado o formulario w-4

Si eres empleador debes informar a tus empleados sobre la importancia de presentar el formulario W-4 y completarlo de modo preciso.

De hecho si un empleado presenta el formulario que da lugar a una retención de impuestos inferior a la correspondiente podría estar sujeto a una multa de 500 dólares.

Procedimiento

Una vez que el empleado haya completado y firmado el formulario w-4 debe mantener lo los registros durante al menos 4 años.

El formulario está sujeto a inspección, por lo cual se podría solicitar por medio de un aviso o de guías publicadas, que el empleador envíe los formularios al IRS y es por esta razón que es necesario que pueda suministrar una copia impresa del formulario electrónico.

Carta de retención fija

El IRS utiliza la información de los formularios para identificar a los empleados que no cumplen con la retención de impuestos. En los casos en los que se descubren problemas de retención insuficiente, el IRS puede enviar  un aviso especificando cada retención y la cantidad máxima de descuentos en la retención que son permitidos para ese empleado en particular con el objetivo de calcular la retención necesaria.

El IRS, le otorga la oportunidad al empleado d disputar la decisión de modificar la retención de impuestos conforme a la carta de retención fija.

A su vez el IRS le enviará una carta al empleado con las explicaciones sobre la necesidad de comenzar a retenerle impuestos adicionales sobre el salario, salvo que el empleado se comunique con el IRS para explicar la razón por la que debería tener un aumento de la retención.

Incluso en la carta se le proporciona el número de teléfono para llamadas gratuita, la dirección de la unidad que administra el programa y como protección adicional, recibirá un aviso para que el empleador se lo entregue al empleado.

Después de que la carta de retención fija entra en vigencia, en el caso de que el empleado desee reclamar la exención total de la retención, la tasa de retención, descuentos o una cantidad adicional  que resulte inferior a la retención del impuesto sobre el ingreso que es fijado por la carta de retención fija, el empleado debe comunicarse con el IRS, llamando por teléfono al número que proporciona la carta o presentándose a la dirección de la unidad que se encarga de manejar este programa.

Información para el empleador

Cuando el empleador contrata a un empleado debe pedirle que complete el formulario W-4, Certificado de Exención de Retenciones del Empleado.

El formulario le indica el estado civil, la cantidad de descuentos de retención y toda la cantidad adicional  que debe utilizar para deducir  el impuesto federal sobre el ingreso del empleado.

En el caso de que el empleado no complete el formulario, debe retener impuestos federales sobre el ingreso del salario como si fuese soltero y no puede reclamar ningún descuento de retención.

Asimismo, el empleador deber informar a los empleados sobre la importancia de presentar el formulario y de manera precisa.

Formulario W-4 no válido

Cualquier cambio o agregado al formulario hace que pierda toda validez, es decir que elimina todo lo redactado, aunque el empleado haya certificado que es correcto. También lo invalida la alteración, daño o sobre escritura hecha al formulario.

Incluso pierde validez si en la fecha en la que el empleado lo entrega, éste indica de alguna manera que el formulario es falso.

Cuando el empleador recibe un formulario que no tiene validez, no  lo debe utilizar para el caculo de la retención del impuesto federal sobre el ingreso, pues debe informarle al empleado que el documento no tiene validez y por ende debe solicitar otro.

Pero si el empleado no le proporciona un formulario válido, el empleador debe retener impuestos como si su estado civil fuese soltero y sin posibilidad de reclamar descuentos en la retención. No obstante, si tiene un formulario válido y anterior, el empleador puede retener los impuestos como lo hizo anteriormente.

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