Como hacer un invoice o factura de cobro

Quieres saber como hacer un invoice? Te has olvidado todo lo que aprendiste en las escuela y ahora necesitas con urgencia realizarla por productos que has vendido o servicios que has prestado?

Pues, de hecho la invoice es el documento donde describes con detalle el producto que vendes o el servicio que has realizado y a partir de ella puedes saber con exactitud cual es la deuda de tu cliente y obviamente dónde y cómo se realizará el pago.

A continuación sabrás paso a paso cómo realizarla, los programas que te facilitan generala y a posibilidad que tiene de hacerla fácilmente en una hoja de cálculo de Excel, quieres saber más, entonces sigue leyendo…

Como hacer un invoice fácil paso a paso

Para aprender como hacer un invoice sigue los siguientes métodos paso a paso:

Método 1:

  1. Como información básica debes incluir el nombre comercial de tu empresa en la parte superior de la hoja de la factura.

Puedes generar la invoice en un procesador de texto, para lo cual elegirás encabezado para crearlo y escribir el nombre de la empresa o simplemente centrarlo y escribirlo siempre en la parte superior.

Es probable que no sea necesario que escribas el nombre comercial de tu empresa, pero en este caso deberás escribir tu nombre y apellido.

Para ello sin importar la opción que elijas intenta buscar un tipo de fuente profesional y un tamaño que sea mayor al del cuerpo de la invoice.

  1. Como información de contacto indica la dirección donde recibirás el pago, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico. Todos estos datos centrados y con un tipo de fuente de menor tamaño que el encabezado.

Presta atención de escribir cada uno de los datos de contacto de modo tal que sean legibles dejando un espacio entre cada uno de ellos, e decir que ocuparan varias líneas.

  1. Si has creado un logotipo de tu empresa puedes incluirlo a la derecha o a la izquierda del nombre de la empresa o de tu nombre y apellido, pues si bien no es una obligación le otorgará una mirada más profesional.

Método 2:

  1. Debajo del encabezado y a la izquierda escribe el nombre, dirección y el número de teléfono del destinatario de la invoice, serán los datos de contacto de la empresa o del deudor a quien se dirige la factura.

Si en lugar d una empresa, el destinatario es una persona escribe su nombre, dirección y número de teléfono que has registrado.

Si alguno de los datos no los tienes también puedes escribir la dirección de correo electrónico como reemplazo de su número de teléfono.

  1. Escribe la información que creas conveniente de la factura y su número a la derecha de la página y junto con la información de contacto. Para que todos los datos sean legibles escríbelos dejando una línea intermedia.

Escribe FACTURA, el número con el sistema de numeración que tú decidas. Si la factura la enumeras por fecha escríbela en líneas separadas.

Escribe la fecha de vencimiento de la invoice que por lo general será de 30, 45 a 60 días.

  1. Indica las condiciones de pago después d haber escrito la información. Especificarás cómo se realizará el pago si será con tarjeta de crédito, con cheques, efectivo u otro método de pago.

En el caso de que creas que es conveniente cobrar un recargo por mora en el pago indícalo con claridad.

De acuerdo a las leyes de tu ciudad es probable que debas indicar tu número d identificación fiscal con la seguridad de indicar correctamente tu código tributario para el impuesto a las ventas.

Como hacer un invoice por servicios

En el caso de que necesites saber como hacer un invoice por servicios puedes realizar la invoice de este modo:

  1. Puedes usar un procesador d texto para crear una tabla con los detalles de tus servicios. Enumerarás todos los servicios realizados al cliente.

En la comuna Servicios enumerarás los servicios que realizaste.

En la columna Fecha escribirás la fecha en la que realizaste el servicio detallado en la columna anterior.

En la columna Cantidad escribirás la cantidad de servicios que realizaste.

En la columna Total parcial escribirás el valor total que cobras por el servicio que prestaste.

  1. Haz el cálculo del total dividiendo la fila con un subtotal que contará con la cantidad que te adeuda el cliente, el impuesto a las ventas y otras tarifas, lo cual te dará el total general resaltado en negritas.
  2. Escribe la información adicional que consideres como por ejemplo un política de devolución o corrección en la parte inferior de la factura.

Como hacer un invoice de trabajo

Al realizar un trabajo sin importar su tenor recibirás un pago, por lo tanto debes hacer el cálculo del tiempo que has empleado en ese trabajo y facturar por ello.

  1. En una hoja de procesador de texto escribe el nombre de tu empresa o tu nombre completo en un tipo d fuente profesional como Arial o New Times Roman y un tamaño de fuente más grande que el resto.
  2. Escribe tu información de contacto como tu dirección postal, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, tu sitio web y otros datos personales debajo del nombre de tu empresa y en varias líneas. Si tienes puede agregar el logotipo a la izquierda del encabezado.
  3. Escribe la información de contacto de tu cliente en el lado opuesto y debajo de tu información de contacto.
  4. En el mismo lado de la información de contacto del destinatario escribe los detalles de la factura: número de la factura, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento de la misma.
  5. Escribe a continuación las opciones de pago por ejemplo pago en efectivo, con tarjeta de crédito, con cheque, depósito directo etc.
  6. Indica si cobrarás una tarifa por mora en el pago, es decir por pago después de la fecha de vencimiento e indica tu número de identificación fiscal.

Como hacer un invoice en Excel

  1. Abre una hoja de cálculo de Excel y abrirá la página de inicio.
  2. Busca un plantilla de factura para lo cual con conexión a internet, escribirás en la barra de búsqueda Invoice y presionarás Enter para obtener el resultado de plantillas de facturas.
  3. Elige una plantilla haciendo clic en la que más te guste y se abrirá una ventana.
  4. A la derecha de vista previa de las plantillas verás un botón Crear para hacer clic y se abrirá la plantilla.
  5. Elige la plantilla según te parezca que se adapta a lo que necesitas. Editarás con un doble clic en el elemento y luego eliminarás el texto por defecto para reemplazarlo.
  6. Completa la planilla ingresando la información que requieres.
  7. Una vez que finalices guarda la invoice con un clic en Archivo a la izquierda de la página y en la parte superior. Cliquea en Guardar como y con un doble clic encontrarás dónde guardar. Escribe el nombre de la factura y haz clic en Guardar y se guardará donde tú hayas elegido y estarás lista para que la envíes.

Programas de facturación  

Como programas de facturación cuentas con varios como:

Invoice2Go

Invoice2Go es un programa fácil de usar con notas de crédito personalizable y también te anuncia si el cliente la abrió.

Invoicely

Invoicely es un programa d facturación con buenas funcionalidades con capacidad de multidivisa y multipaís. Cuenta con un plan gratis no personalizable y planes de pago con mínima personalización.

QuickBooks

QuickBooks cuenta como programa de facturación con una interfaz amigable que permite realizar un fácil seguimiento de ingresos y gastos y puede realizar la estimación del impuesto s la renta.

Zoho

Zoho es un programa de facturación gratuito para un usuario de hasta 5 clientes para el manejo de la facturación de pequeñas y medianas empresas.

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