Como usar el diagrama de Gantt en Excel para planificar actividades

El diagrama de gantt, es una gráfica, una herramienta que muestra el tiempo que se prevé para dedicarle a actividades a lo largo de un tiempo que se determine.

Que es el diagrama de gant y para que sirve

De este modo el diagrama de Gantt ayuda a una planificación cuando se necesita programar tareas de una manera sencilla donde se visualizan todas las acciones que se van para realizar en ese tiempo determinado.

A la vez gracias a la gráfica se puede controlar como se van procesando cada una de las actividades y se les hace un seguimiento.

Todas las actividades son reproducidas en la gráfica con su duración, la secuencia y el calendario del proyecto.

Se vinculan las acciones de acuerdo a la posición que ocupan en el cronograma. Cuando una de las actividades es dependiente de la finalización de otra se representa con un enlace fin-inicio.

Las actividades también pueden ser asignadas para desarrollarlas de manera paralela e incluso se les puede asignar recursos con el propósito de ejercer el control sobre el persona que las ejecuta y se requiere.

Por lo tanto  es un diagrama esencial para la acción y control de proyectos porque se puede hacer una visualización práctica de las accione que se realizarán, por ello es una gráfica o diagrama que se vincula con los planes de acción o los proyectos para mejorar su proceso, pese a que es útil para cualquier proceso  mientras tenga un definición temporal e incluso es útil para los proyectos que son complejos y necesitan ser fragmentados en la gráfica.

Grafica de Gant

El diagrama de Gantt se desarrolló en el siglo 20 por Henry Laurence Gantt. Las barras horizontales de la gráfica donde son ordenadas las actividades que se realizarán en el tiempo con secuencias concretas.

Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel

Para cualquier tipo de proyecto que gestionas  puedes crear un diagrama de Gantt en Excel de este modo:

  1. Abre una hoja de cálculo.
  2. Deja libre las filas 1 y 2
  3. En la fila 3 columna A escribe fecha de comienzo,
  4. En la fila 3columnas B escribe los días completados.
  5. En la fila 3 columna D escribe los días faltantes.
  6. En la columna A, fila 4, 5, 6, etc. escribe tarea 1, tarea 2, tarea 3, etc.
  7. En la columna B escribirás la fecha de comienzo de la tarea que corresponde a esa fila.
  8. En la columna C escribirás la cantidad de fragmentos completados de la tarea de esa fila.
  9. En la columna D escribirás la cantidad de fragmentos que faltan completar de la tarea de la misma fila.
  10. En estos datos básicos e iniciales cliquea dentro de cualquiera de los datos que ingresaste y dirígete a Ingresar y luego en Gráficos cliquea Gráficos y selecciona la columna D2.
  11. Puedes agregarle un estilo extendiendo el gráfico y aplicándole un estilo integrado, para ello manteniendo seleccionado el gráfico irás a Diseño y en Estilos de diseño cliquearás en la flecha que indica Abajo para que se visualicen las opciones.
  12. Verás tres secciones en las columnas que corresponden a la fecha de inicio del proyecto, a los días que se completaron y a los días que faltan completar.
  13. Como la fecha de inicio del proyecto no es demasiado importante ocultarás la primera sección haciendo clic en las primeras secciones, luego elige Formato, luego para ajustar la pestaña cliquea en Relleno de forma y luego en sin relleno.
  14. Seleccionando la columna cliquea en Contorno de forma y selecciona Sin contorno.
  15. Cliquea en Sombra y luego en Efectos de forma. Cliquea en Sombra y selecciona Sin sombra y si quieres deseleccionar las columnas cliquea en el fondo del gráfico.
  16. Si quieres arreglar el rango de fechas cliquea en cualquiera y verás que Valor o Eje horizontal que te dice el tooplip.
  17. En formato cliquea Aplicar formato a la selección y verás la sección de opciones. Establece con la tecla Tab para mínimo x/x/xxxx y máximo x/x/xxxx, las fechas serán cambiadas en los cuadros al número de serie elegido y se ajustarán las fechas ingresadas con Tarea 1, etc. al cambiar el eje horizontal.
  18. También puedes invertir el orden de las tareas en el eje vertical cliqueando en el nombre de la misma y luego cliquearás en Aplicar formato a la selección. Ve a Tareas y marca Categorías en orden inverso.
  19. Si te arrepientes porque no quieres el eje horizontal arriba y lo quieres nuevamente abajo cliquea en una fecha del eje horizontal y luego en Aplicar formato a la selección.
  20. Si quieres remover un campo selecciónalo con un clic y después cliquea en su título y lo subseleccionarás, luego presionando Suprimir lo borrarás y los demás elementos se ajustarán a su posición.
  21. Para otorgarle un nombre a la gráfica, cliquea en Título del gráfico y nuevamente un clic para posicionar el cursor y escribe el nombre. Con dos veces en Esc saldrás de la edición y se deseleccionará el gráfico.

En conclusión para crear un diagrama de Gantt en Excel partirás de:

  1. Datos básicos de origen.
  2. Insertarás la cantidad de columnas de acuerdo a lo que necesite tu proyecto como por ejemplo: etapas, proceso, fecha de inicio, días completados, días faltantes.
  3. Inserta el gráfico de barras por ejemplo Barras 2 o 3D apiladas, cilíndrico, etc.
  4. Agrega al gráfico que insertaste más columnas si es que necesitas y con el gráfico seleccionado ve a Herramientas de gráficos y desde Diseño cliquea en Seleccionar datos.
  5. Te mostrará un cuadro de díalogo donde elegirás Agregar y en Modificar serie agregarás la nueva serie que necesites al gráfico de barras.
  6. Completa con los datos que te solicita, por ejemplo indica la celda del encabezado en Nombre de serie y el rango de celdas de valores en Valores de serie y has lo mismo para días faltantes.
  7. Este gráfico lo puedes convertir en un diagrama de Gantt modificando elementos del gráfico.

Para ello elije el elemento según su nombre desde la barra de herramientas de gráficos, luego haz clic en Presentacion y luego en Aplicar formato a la selección.

Descargar ejemplo de Digrama de Gantt en excel

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