EIN o Número de Identificación de Empleador: Como Obtenerlo paso a paso

Como propietario de un negocio, comprendes la importancia de desbloquear el potencial de éxito en tu empresa. Y aunque hay muchas herramientas a tu disposición, una destaca como particularmente poderosa: el Número de Identificación del Empleador Federal (EIN o FEIN).

Esta aparentemente inocua cadena de números tiene la clave para agilizar los procesos fiscales, establecer crédito y mantener la privacidad de tu negocio. Pero hay más de lo que se ve a simple vista. En este post, exploraremos el poder sin explotar de un EIN y cómo puede allanar el camino para el crecimiento y la prosperidad en tu negocio.

Propósito e importancia de un EIN

Entender el propósito y la importancia de un Número de Identificación Federal de Empleador (EIN) es crucial para empresas de todo tipo y tamaño. Contar con un FEIN ofrece numerosos beneficios y ventajas para las operaciones comerciales. Una ventaja importante es que te permite identificar y rastrear las actividades fiscales y financieras de tu negocio. También es necesario para presentar declaraciones de impuestos y establecer cuentas de jubilación y cuentas de salud para beneficios de los empleados.

Además, un FEIN ayuda a las entidades gubernamentales a monitorear las actividades de tu negocio y es esencial para presentar impuestos locales, estatales y federales. Además, establece crédito y construye una identidad financiera separada para tu negocio, simplifica la presentación de impuestos al proporcionar un identificador único y te permite contratar empleados y cumplir con los requisitos federales de impuestos laborales.

Sin embargo, también hay algunas desventajas a considerar, como la necesidad de mantener la confidencialidad de tu FEIN para protegerte contra el robo de identidad o el mal uso.

¿Quién necesita un EIN?

El Número de identificación de empleador  (EIN) - Employer Identification Number con sus nueve dígitos, lo necesita el empleador para la identificación de las cuentas tributarias y para presentar la declaración de impuestos.

• Las empresas con empleados, corporaciones, asociaciones y empresas que pagan impuestos específicos como el empleo, el alcohol, el tabaco y las armas, todas necesitan un EIN.
• Tener un EIN ofrece numerosos beneficios y ventajas. En primer lugar, simplifica la presentación de impuestos al proporcionar un identificador único para su empresa.
• También establece crédito y construye una identidad financiera separada, lo que le permite mantener la privacidad utilizando el FEIN en lugar de su número de Seguro Social.
• Además, a menudo se requiere un EIN al solicitar licencias comerciales, permisos y contratos. Le permite contratar empleados y cumplir con los requisitos federales de impuestos al empleo.
• Adicionalmente, un EIN es necesario para emitir formularios fiscales relacionados con los empleados, como los formularios W-2 y los formularios 1099 para contratistas independientes.

Este número de identificación no solo es exigido a los empleadores sino también a las personas que trabajan por cuenta propia, a las asociaciones sin fines de lucro, a las sociedades colectivas, a los fideicomisos, a los herederos, a entidades y personas físicas y también las agencias gubernamentales.

Otras instancias en las que se necesita un EIN (Número de Identificación del Empleador)

Cuando se trata de dirigir un negocio, hay varias instancias en las que es necesario tener un Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN, por sus siglas en inglés).

Una de esas instancias es al solicitar licencias comerciales, permisos y contratos. Muchas entidades gubernamentales requieren un FEIN como forma de monitorear las actividades comerciales y garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

Además, un FEIN es esencial para informes de nómina y declaraciones de impuestos de empleados/contratistas. Al utilizar un FEIN, las empresas pueden informar de manera precisa los salarios y las retenciones, lo que facilita el proceso tanto para el empleador como para los empleados o contratistas.

Además, tener un FEIN establece una identidad financiera separada para el negocio, lo cual es crucial para mantener la privacidad y proteger información confidencial.

Cómo obtener un EIN

Para obtener un EIN, puedes solicitarlo fácilmente en línea, por teléfono o por correo. Aquí te explicamos cómo obtener un FEIN:

• Determina si eres elegible para obtener un EIN.
• Recopila la información necesaria para el IRS.
• Solicita un EIN en línea, por teléfono o por correo.

Al solicitar un EIN, es importante evitar errores comunes que puedan causar retrasos o complicaciones. Algunos errores comunes incluyen proporcionar información incorrecta, no enviar la solicitud con toda la documentación requerida o no completar la solicitud con precisión. Asegúrate de verificar toda la información antes de enviar tu solicitud para garantizar un proceso sin problemas.

Cómo solicito un Número de identificación de empleador  (EIN)

Puedes solicitar un Número de identificación de empleador  (EIN) - Employer Identification Number, ya sea por correo, por fax o por internet.

Online: Desde las 7 a.m. hasta las 10 p.m. los días laborables de lunes a viernes puedes generar tu solicitud por internet, pues este es el modo más elegido por todas las personas incluyendo a las que necesitan un nuevo número.

Pues simplemente debes completar la solicitud por internet, toda la información que ingresaste es verificada al instante por el sistema en la misma sesión y al finalizar la misma se te asignará el EIN, aunque deberás esperar que por correo llegue a ti el aviso de asignación.

Recuerda que tú podrás descargar la notificación, guardarla e imprimirla cuando finalice la sesión.

Por otro lado ten en cuenta que se tratará de una solicitud electrónica de la que pueden hacer uso todas las personas físicas incluidas las agencias,  las oficinas y entidades, siempre que se encuentren localizados dentro del territorio de Estados Unidos.

Incluso quien lleve a cabo la solicitud debe contar con su número de identificación como contribuyente y el número de seguro social, ya que de lo contrario no podrá hacer uso de la solicitud electrónica.

De hecho este tipo de solicitud no se encuentra a disposición para las entidades que conforman su dirección en el extranjero ni para los terceros designados, es decir que no es posible designar a un tercero para que realice el trámite de esta solicitud.

Por fax:

Si te resulta complicado gestionar la solicitud los días laborales por internet,  también puedes solicitar el Número de identificación de empleador  (EIN) por fax  de domingo a lunes las 24 horas del día (Llenar formulario https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf), por lo tanto no tiene restricciones en cuanto a días y horarios y además de ello si lo solicitas por fax, en 4 días laborables te asignarán el EIN,  por lo tanto es mucho más rápida la solicitud por fax que por internet.

Por correo:

No obstante, también puedes solicitarlo por correo, para ello debes completar el formulario SS-4 aquí, pues si sabes inglés o te resulta fácil traducirlo solo debes completar el formulario y luego enviarlo a la dirección del centro de servicios del IRS, la cual puedes obtenerla en el mismo formulario que estuviste completando.

Sin embargo, antes de enviar el formulario completado asegúrate que lo hiciste correctamente con toda la información que se requiere.

Como solicito el Número de Identificación de Empleador sin residencia legal

Si no estableciste tu negocio o no tienes tu residencia legal en el distrito de Columbia o en cualquier estado, también puedes solicitar tu EIN por fax, correo o teléfono.

Por teléfono: Por ejemplo puedes llamar por teléfono al 267-971-1099 como un solicitante internacional en el horario de 6 a.m. hasta las 11 p.m. de lunes a viernes. Sin embargo tú o la persona que indiques para hacer el llamado debe encontrarse autorizada para realizar la solicitud y para recibir el número de EIN, ya que durante esa llamada deberá responder a ciertas preguntas que tienen que ver con el formulario SS-4 y en inglés.

Por lo tanto si eliges realizar la solicitud por teléfono lo mejor es que ya tengas completo este formulario, porque de ello dependerá que el representante del IRS pueda utilizar la información para asignarte el EIN.

Por correo: También puedes solicitarlo por correo enviando el formulario SS-4 ya completo al Internal Revenue Service Center, con atención a EIN international operation Cincinnati, OH 459999.

Antes de enviarlo, ten seguridad que lo has completado con toda la información requerida. También debes enviarlo con una anticipación de cuatro o cinco semanas de hacer un depósito o realizar la presentación de la declaración de impuestos y entre cuatro o cinco semanas después te enviarán por correo el número asignado.

Por fax: Si prefieres realizar la solicitud por fax, puedes hacerlo durante las 24 horas del día todos los días de la semana y recibirás el número de EIN por fax en cuatro días laborables.

Completarás y enviarás el formulario SS-4  si te encuentras en el distrito de Columbia o en alguno de los estados al teléfono (855)  641 al 6935 del Servicio de Impuestos Internos con atención a EIN operation Cincinnati, OH 45999.

Si todavía no cuentas con una residencia legal al teléfono (855)215-1627 dentro del territorio de Estados Unidos o al fax (304)707-9471 fuera del territorio de Estados Unidos.

Determinando la elegibilidad para un EIN

Determinar si eres elegible para un FEIN se puede hacer considerando ciertos factores.

Una de las concepciones erróneas comunes sobre la elegibilidad para un FEIN es que solo se requiere para empresas con empleados. Si bien es cierto que las empresas con empleados necesitan un FEIN, otras entidades también califican.

Las corporaciones, sociedades y propietarios únicos sin empleados son elegibles para un FEIN. Además, las empresas que no están obligadas a pagar ciertos impuestos aún pueden beneficiarse de obtener un FEIN.

Es importante entender que un FEIN no está únicamente relacionado con las obligaciones fiscales. Sirve como un identificador único para tu negocio y se puede utilizar para diversos fines, como solicitar licencias comerciales, permisos y contratos.

Por lo tanto, incluso si crees que tu negocio inicialmente no requiere un FEIN, vale la pena considerar obtener uno para uso futuro.

Recopilación de información necesaria para el IRS

Para recopilar la información necesaria para el IRS, reúna todos los detalles relevantes sobre su negocio. Aquí hay tres pasos importantes a seguir:

• Organice sus registros financieros: Mantenga un registro de los ingresos y gastos de su negocio, incluyendo recibos, facturas y estados de cuenta bancarios. Esto garantizará una presentación precisa ante el IRS y ayudará a evitar cualquier discrepancia.
• Reúna información de los empleados: Si tiene empleados, recopile sus nombres, números de Seguro Social y otros detalles relevantes. Esta información es crucial para presentar impuestos sobre la nómina y emitir formularios W-2.
• Documente las actividades comerciales: Haga una lista de los activos, pasivos y cualquier otra transacción financiera de su negocio. Esta información le ayudará a informar con precisión los ingresos y gastos de su negocio al IRS.

Mantener y actualizar un Número de Identificación del Empleador (EIN)

Para garantizar la precisión y validez de su EIN, es crucial mantener y actualizar regularmente la información asociada con él. Aquí hay tres pasos importantes a seguir para mantener y actualizar su EIN:

• Actualización de la información del EIN: Mantenga informado al IRS de cualquier cambio en la información de su negocio, como un cambio de dirección, nombre legal o persona responsable. Esto ayuda a asegurar que su FEIN esté actualizado y que reciba cualquier correspondencia importante del IRS.
• Protección del EIN contra el robo de identidad: Proteja su FEIN manteniéndolo confidencial y seguro. Tenga cuidado al compartirlo con otros y solo proporciónelo a partes de confianza. Monitoree regularmente sus estados financieros e informes de crédito para detectar cualquier uso no autorizado de su FEIN.
• Contactar al IRS para obtener ayuda: Si ha perdido u olvidado su FEIN, comuníquese con el IRS para obtener orientación. Ellos pueden ayudarlo a recuperar o actualizar la información de su FEIN para garantizar su precisión y validez.

Contactando al IRS para obtener ayuda con un número de identificación fiscal extraviado u olvidado.

Si te encuentras en la desafortunada situación de perder u olvidar tu FEIN, hay una solución sencilla: comunícate con el IRS para obtener ayuda. El IRS comprende que los errores ocurren y brinda apoyo para ayudarte a recuperar tu FEIN perdido u olvidado. Al contactar al IRS, puedes obtener la orientación e información necesarias para recuperar tu FEIN de manera rápida y eficiente. Aquí tienes algunos métodos para contactar al IRS para obtener ayuda con tu FEIN:

Más sobre este tema:

• IRS servicio al cliente en Español 1-800-829-1040
• Como saber cuanto debo al IRS
• Cómo llenar correctamente el formulario 1040 del IRS

Preguntas frecuentes

Un Número de Identificación del Empleador (EIN) es un número de identificación fiscal federal similar a un número de seguro social. Generalmente, todos los negocios deben tener un EIN para que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) identifique a los contribuyentes que deben presentar varias declaraciones de impuestos. A continuación encontrará algunas respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los EIN.

¿Puede un individuo utilizar su número de Seguro Social en lugar de un FEIN para fines comerciales?

No, un individuo no puede usar su número de Seguro Social en lugar de un FEIN para fines comerciales. El FEIN está específicamente diseñado para establecer una identidad financiera separada para las empresas y mantener la privacidad.

¿Hay alguna tarifa asociada con la solicitud de un FEIN?

Sí, no hay ninguna tarifa asociada con solicitar un FEIN. Es gratis solicitarlo en línea, por teléfono o por correo. No hay alternativas al FEIN para fines comerciales.

¿Cuáles son las consecuencias de no mantener y actualizar un FEIN con el IRS?

Si no mantiene y actualiza su FEIN con el IRS, puede enfrentar consecuencias como declaraciones de impuestos inexactas, posibles problemas legales y dificultades para obtener licencias y permisos comerciales. Mantenga su FEIN actualizado para un funcionamiento sin problemas.

¿Puede un propietario de negocio solicitar un FEIN en nombre de sus empleados?

Sí, como empleador, puedes solicitar un Número de Identificación del Empleador (FEIN) en nombre de tus empleados. Se recomienda utilizar un FEIN en lugar de un número de seguro social (SSN) para la identificación de los empleados, con el fin de proteger la privacidad y prevenir el robo de identidad.

¿Un FEIN alguna vez vence o necesita renovarse?

No, un FEIN no caduca. Sin embargo, debes notificar al IRS de cualquier cambio en la información de tu negocio. Si pierdes u olvidas tu FEIN, comunícate con el IRS para obtener ayuda.

P: Recientemente he formado una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). La LLC no tiene empleados. ¿Necesito un número de identificación fiscal federal separado para la LLC?

A: No, usted no necesitará un número de identificación fiscal federal separado para la LLC si usted es el único propietario de la LLC y la LLC no tiene empleados. Si usted no es el único propietario de la LLC o si la LLC tiene empleados, necesitará un número de identificación fiscal federal separado para la LLC.

P: ¿Es un número de identificación del empleador lo mismo que un número de identificación fiscal?

Sí, un número de identificación del empleador, o EIN, también se conoce como número de identificación del contribuyente, o TIN. La única empresa que no necesita un número de identificación patronal es una empresa individual que no tiene empleados y no presenta declaraciones de impuestos especiales o de pensiones. En este caso, el propietario único utiliza su número de seguro social como número de identificación del contribuyente.

P: Como propietario único, ¿necesito un número de identificación patronal (EIN)?

A: Como propietario único, necesitaría obtener un número de identificación si se aplica cualquiera de los siguientes requisitos:

• Usted paga salarios a uno o más empleados, o
• Presenta declaraciones de pensión o impuestos especiales.

Si estas condiciones no se aplican, su número de seguro social es su número de identificación del contribuyente.

P: ¿Se requiere un número de identificación del empleador (EIN) si el esposo y la esposa son las únicas personas que trabajan en el negocio?

A: Si ambos llevan a cabo un negocio juntos y participan en las ganancias y pérdidas, usted es una sociedad y cada uno recibiría un Formulario 1065, Anexo K-1 que es importante para determinar su ingreso de autoempleo. Si usted trabaja para su cónyuge, debe recibir un Formulario W-2, que muestre los impuestos retenidos y el cónyuge propietario reclamaría el salario que se le pagó como una deducción. Tanto una sociedad colectiva como un propietario único con un empleado deben tener un EIN.

P: ¿Necesita una pequeña empresa un número de identificación fiscal?

A: Un propietario único que no tiene empleados y que no presenta declaraciones de impuestos sobre impuestos especiales o sobre planes de pensiones es el único empresario que no necesita un número de identificación patronal. En este caso, el propietario único utiliza su número de seguro social como número de identificación del contribuyente.

P: ¿Cómo solicito un número de identificación patronal (EIN)?

A: Teléfono o correo. Para obtener un EIN, debe completar el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación Patronal. Después de haber completado el formulario SS-4, puede obtener el EIN por correo o por teléfono. Las Instrucciones para el Formulario SS-4 proporcionan una dirección del centro de servicio del IRS y un número de teléfono para solicitar bajo el programa Tele-TIN.

Online. También puede presentar su solicitud en línea. Una vez que un EIN haya sido completado y presentado con éxito, se emitirá un EIN.

A través de su oficina estatal. Algunos estados participan en un programa llamado Fedstate Federal Employer Identification Number (EIN). Esto le permite solicitar directamente desde su estado.

P: ¿En qué circunstancias debo cambiar mi número de identificación patronal (EIN)?

A: Si ya tiene un EIN y la organización o propiedad de su negocio cambia, es posible que necesite solicitar un nuevo número. Algunas de las circunstancias en las que se requiere un nuevo número son las siguientes:

• Un negocio existente es adquirido o heredado por un individuo que lo operará como propietario único;
• Un propietario único cambia a una corporación o sociedad colectiva;
• Una sociedad colectiva cambia a una corporación o a un propietario único;
• Una corporación cambia a una sociedad colectiva o a un propietario único; o
• El dueño individual muere, y la propiedad se hace cargo del negocio.