Un dueño de una pequeña empresa tiene sus manos en todos los aspectos del negocio. Administrar y dirigir una pequeña empresa es diferente a manejar una gran empresa porque hay mucho contacto personal entre los empleados, el dueño y el producto final.

Para tener una organización eficiente, el dueño de un negocio necesita entender las mejores maneras de manejar una pequeña empresa.

Estrategias para administrar una pequeña empresa

1.- Administre con confianza

Cuando usted está dirigiendo una pequeña empresa, debe tomar decisiones críticas todo el tiempo, y esas decisiones necesitan dar confianza a sus empleados de que la empresa está en el camino correcto (Vea los recursos). El dueño de una pequeña empresa necesita analizar el clima empresarial, estar preparado para tomar decisiones empresariales arriesgadas y luego apoyar esas decisiones con confianza. Usted desarrolla esa confianza tomando el tiempo para entender su negocio, sus clientes y su competencia y luego tomar decisiones basadas en sus observaciones educadas.

2.- Disponga de personal competente

Ya sea que contrate a una persona o tenga 100 empleados, es importante que el dueño de una pequeña empresa se rodee de las personas adecuadas, según Kiplinger. Contratar a amigos y miembros de la familia sólo para darles trabajo no va a ayudarle a hacer crecer su negocio. Su personal necesita estar formado por personas con las habilidades, experiencia y dedicación que usted necesita para ayudarle a manejar un negocio exitoso.

3.- Reduzca costos

Un dueño de una pequeña empresa necesita estar consciente de los costos de hacer negocios, según el artículo «Cinco Maneras de Controlar los Costos de Negocios» de Cisco. Utilice un título de software de inventario y monitoreo de costos para mantener un registro de sus materiales, y trabaje con los proveedores para encontrar maneras de reducir sus costos. Haga que un auditor de energía venga a su negocio para que usted pueda trabajar en artículos que reducirán sus gastos generales al hacer que el negocio sea más eficiente energéticamente. En lugar de contratar empleados para realizar tareas, busque el uso de contratistas independientes y reduzca sus costos de nómina y beneficios.

4.- Opere su negocio día a día

La mejor manera de manejar su negocio es a diario. Desarrolle un plan por el cual usted opere su negocio, y atienda las tareas diarias que le ayudarán a alcanzar esa meta. Si se mantiene dedicado a su plan y continúa planificando para el futuro, comenzará a desarrollar las ideas que le ayudarán a hacer avanzar su negocio.

Recursos:

10 maneras de dirigir un negocio arriesgado

  1. Arriésgate. La decisión más arriesgada que tome puede ser la más gratificante y gratificante.
  2. No hay bola de cristal. Da grandes saltos para aprender sobre ti mismo como empresario y tomador de decisiones.
  3. Una vez que tome una decisión, confíe en ella y siga adelante. No mires atrás.
  4. Deja de preocuparte. No puede correr riesgos con confianza si se preocupa constantemente por el resultado o el futuro.
  5. Recuerde que no hay errores. Si fallas después de tomar un riesgo, las lecciones aprendidas son invaluables.
  6. Pregúntate, ¿qué es lo peor que puede pasar?
  7. Manténgase fuera de su zona de confort. Cuanto más éxito experimentes a través de la toma de riesgos, más te vas a permitir ramificar.
  8. No dejes que el perfeccionismo se interponga en el camino de tomar riesgos. Acepte que como empresario, el aprendizaje es interminable.
  9. Evalúa lo que realmente estás arriesgando. Puede que no sea tan tenebroso como pensabas originalmente.
  10. No te estreses por tener esa «gran idea». Las grandes ideas no vienen fácilmente, una pequeña idea puede ser el gran premio.

Cinco maneras de controlar los costes empresariales (Fuente CISCO)

Salud. Energía. Correo. Seguros. Transporte y viajes. Estos son categorías de gastos empresariales y es probable que los costes aumenten año tras año.

Las grandes empresas están mejor preparadas para absorber estos costes crecientes. Pero las pequeñas y medianas empresas tienen recursos financieros limitados y se enfrentan a la presión de mantener los precios bajos para ser competitivas. Realmente sienten el pellizco.

La mejor estrategia es planificar con anticipación. En última instancia, su objetivo debería ser centrarse en ser proactivo en lugar de simplemente reactivo, dice Lauren Ventura, directora senior de gestión de mercado para pequeñas y medianas empresas de Cisco. «Ser proactivo significa que usted ha anticipado, lo mejor que puede, las oportunidades para mejorar su negocio. Y a la larga, ser proactivo cuesta mucho menos que ser reactivo».

Una red bien diseñada puede contribuir en gran medida a ayudar a las pequeñas y medianas empresas a contener los costes. Éstas son sólo cinco maneras en que la red puede ayudar:

1.- Unifique sistemas de datos y voz:

Algunas empresas tienen una red de datos y otro sistema, como una PBX, para teléfonos. Muchos están recurriendo a redes «convergentes» del Protocolo de Internet (IP) que pueden transportar datos, voz y vídeo en el mismo sistema.

Una red convergente reduce los gastos operativos y de capital porque usted está instalando, gestionando y dando soporte a una red en lugar de dos. Una sola red también puede ayudar a reducir el tiempo que invierte en mantenimiento y resolución de problemas. El resultado puede ser unos costes de soporte más bajos y más tiempo para que su personal de TI se concentre en ayudar a que su negocio tenga éxito.

Por ejemplo, cuando Warner Pacific Insurance Services, una compañía de seguros con 103 empleados, agregó un segundo edificio a su sede central en Westlake Village, California, decidió reemplazar su sistema PBX obsoleto. La empresa decidió aprovechar la oportunidad de reunir su voz, correo de voz y datos separados en un único sistema de comunicaciones unificadas.

La nueva red tendría que poder atender a más usuarios sin necesidad de nuevos módulos de soporte.

«Queríamos simplemente conectar nuevos teléfonos IP cuando fuera necesario», dice Mike DeDecker, administrador de red.

Las comunicaciones unificadas en una red IP también reducen el costo de los movimientos, adiciones y cambios de la red. Incluso un cambio básico, como agregar un nuevo usuario, puede costar entre $75 y $135 con una PBX estándar.

2.- Reduzca los costos de comunicaciones:

Una sola red de voz y datos le permite enrutar las llamadas telefónicas de larga distancia a través de la red de su empresa, en lugar de a través de la red telefónica pública conmutada. Llevar las llamadas de esta manera puede generar grandes ahorros. Por ejemplo, Warner Pacific Insurance Services evita los cargos de peaje porque las llamadas entre sus oficinas en California y Colorado, así como las llamadas de teletrabajadores, ahora viajan a través de la red IP de la compañía.

3.- Trabaje más eficientemente:

Una red puede ayudar a hacer que sus procesos empresariales sean más eficientes reduciendo los costos de hacer negocios de muchas maneras. Por ejemplo, las clínicas de salud están utilizando sistemas de registros médicos electrónicos (EMR) junto con una red inalámbrica. Los médicos pueden obtener la información que necesitan en cualquier lugar de la clínica y pueden anotar notas sobre la visita de un paciente mientras están en la sala de examen, lo que reduce los costos de dictado en miles.

Warner Pacific le da crédito a Cisco Unified Communications por ayudar a los empleados a lograr más. «Hacemos todo lo que podemos para hacer que nuestros empleados actuales sean más eficientes, en lugar de contratar a más personas», dice el CEO Dave Nelson. «Con Comunicaciones Unificadas de Cisco, nuestros empleados pueden transferir más fácilmente las llamadas, ver un directorio en línea de la empresa y revisar sus llamadas entrantes y salientes».

4.- Monitore los costos:

Una red inteligente permite a los empleados compartir aplicaciones que monitorean y miden muchas actividades empresariales. Esta capacidad de rastreo puede ayudarle a contener los costos de maneras que quizás no haya considerado. Por ejemplo, puede permitir que los empleados vean el inventario de su empresa en un «panel de control» de fácil lectura en sus PCs.

«Si usted sabe dónde se envían la mayoría de sus productos, puede controlar mejor sus costos de inventario», dice Ventura. «Tener visibilidad en la información de negocios es una gran manera de mantener los costos bajo control».

Con las herramientas adecuadas, también puede dejar que sus clientes registren sus propios costes. Commercial Communications, Inc. ofrece un servicio de impresión bajo demanda y ofrece a sus clientes acceso a un sistema de administración de documentos en línea llamado Publication Zone. El sistema permite a los clientes ver los productos que tienen actualmente en el pedido y ver quién los está solicitando y la cantidad pedida. También pueden utilizar el sistema para programar trabajos de impresión de documentos. «Pueden tomar decisiones inteligentes sobre todo el ciclo de vida de su documentación», dice Brent Hegwood, presidente y director de operaciones de la empresa.

5.- Reduzca la rotación de personal:

Proporcionando a sus empleados una experiencia de comunicaciones más rica ayuda a mantener a sus empleados satisfechos y puede hacer toda la diferencia en el éxito a largo plazo de su negocio. Los empleados insatisfechos pueden buscar trabajo en otra parte, y tener que buscar y entrenar a sus reemplazos aumenta sus costos.

Una red puede permitir a sus empleados trabajar desde casa y acceder a toda la información que necesitan desde la oficina, en tiempo real. Los estudios han demostrado que los programas de teletrabajadores pueden ayudar a los empleados a lograr más y darles un mejor equilibrio entre la vida y el trabajo. Los empleados satisfechos tienden a quedarse con sus trabajos más tiempo. Aún mejor, su satisfacción puede traducirse en clientes más satisfechos, y eso ayuda a aumentar los resultados finales.

Construya un plan de red

Para crear una red que le ayude a tomar el control de los costos, necesita un plan que asigne las metas y los objetivos empresariales de cerca de las inversiones en tecnología de red que realice. Con demasiada frecuencia, las pequeñas y medianas empresas invierten en equipos que creen que satisfarán sus necesidades a corto plazo, sin pensar en el futuro.

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