Preguntas frecuentes sobre información fiscal para pequeñas empresas

Muchas veces, la creación y operación de una pequeña empresa se siente más como una empresa de “hágalo usted mismo y aprenda a medida que avanza”. Mientras que esta libertad proporciona flexibilidad para adaptarse a los entornos cambiantes del mercado, también puede poner mucho peso en sus hombros, especialmente cuando se trata de la planificación empresarial y los impuestos.

FAQ: Información fiscal para pequeña empresas

Para ayudarle a aligerar su carga, hemos preparado respuestas a algunas preguntas comunes que usted puede tener sobre los impuestos de las pequeñas empresas.

¿Qué se considera un gasto deducible de impuestos para pequeñas empresas?

Según el código tributario, casi cualquier gasto comercial que sea “ordinario, necesario y razonable” calificará como una deducción que reducirá los beneficios de su negocio por razones fiscales. ¿Pero cuáles son los gastos ordinarios y necesarios? Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), estos son gastos que son “útiles y apropiados” para su negocio.

Por ejemplo, si usted compra una computadora nueva para su pequeña empresa, o compra papelería para enviar sus correos, estos gastos probablemente se considerarían ordinarios y necesarios. Sin embargo, si usted compra una computadora nueva para que su hijo la use en su cuarto, esto no sería un gasto de negocio incluso si usted dirigía su pequeña empresa desde casa.

Hay algunos gastos que están explícitamente prohibidos de ser considerados como un gasto comercial ordinario y necesario, tales como:

  • Sobornos a funcionarios públicos;
  • Billetes de tráfico;
  • Gastos de teléfono de la casa; y
  • Ropa que usted usa mientras está en el trabajo (a menos que tenga que usar uniforme).

Uso mi auto personal en mi negocio – ¿es un gasto de negocio deducible de impuestos?

La respuesta corta es sí, pero tendrá que hacer algunos cálculos para determinar cuánto se puede deducir. Esto se puede determinar utilizando el método de kilometraje estándar o el método de gasto real. Hay algunas situaciones en las que usted debe usar la tarifa de millaje estándar, como cuando reclama una deducción de la Sección 179 en el año fiscal anterior.

El método de kilometraje estándar se elige más comúnmente debido a sus requisitos de registro más fáciles. Bajo este método, puede deducir una cantidad fija por cada milla de negocio que conduzca. Para el año fiscal 2016, la tasa de deducción de millas estándar fue de 53.5 centavos por milla de negocio.

Si utiliza el método de gastos reales, se le permite deducir los costos reales en los que incurre cada año para operar su automóvil en su negocio, más la depreciación. Esto puede incluir los costos de:

  • Gas;
  • Cambios de aceite;
  • Reparaciones/mantenimiento;
  • Derechos de licencia;
  • Seguros;
  • Peajes; y
  • Lavaderos de coches.

Sin embargo, si alguno de estos gastos estaba relacionado con su uso personal del vehículo, no se podrían incluir en el cálculo de su deducción.

Independientemente del método que elija, necesitará mantener registros que justifiquen los gastos relacionados con su negocio en caso de que sea auditado. Esto puede complicarse si utiliza el vehículo para uso personal y profesional. La manera más sencilla de resolver esto es mantener un registro de kilometraje que muestre cuántas millas usó su auto para propósitos de negocios y cuántas para propósitos personales.

Además, también se le permite cancelar la depreciación del costo del vehículo durante varios años.

¿Puedo reclamar una deducción por entretenimiento relacionado con la empresa?

Sí, pero sólo una cantidad limitada. Bajo las reglas del IRS, sólo se le permite deducir el 50% de los gastos en que incurra para entretener a clientes. Algunos ejemplos de gastos calificados de entretenimiento de negocios incluyen llevar a los clientes potenciales a un juego de béisbol, cenar en restaurantes finos, o incluso traer algunos de sus mejores clientes a su casa para una barbacoa y fútbol en la televisión.

Al reclamar estas deducciones de entretenimiento relacionadas con el negocio, debe tener en cuenta que necesita tener documentos que demuestren que el entretenimiento estaba relacionado con su negocio en caso de que sea auditado. Con esto en mente, asegúrese de mantener una lista de invitados (incluyendo la relación comercial) y los recibos.

¿Cuál es la diferencia entre los gastos corrientes y de capital?

Para responder a esto, es mejor examinar cada tipo de gasto. Los gastos corrientes son aquellos que se pueden deducir de los ingresos totales de su negocio en el año en que se gastan. Estos incluirían los costos diarios de mantener su negocio en marcha, tales como:

  • Alquiler para su oficina;
  • Papelería/suministros; y
  • Utilidades.

Cualquier dinero que gaste y que ayude a generar ingresos para su negocio en el futuro, como una copiadora o un automóvil, se denominan gastos de capital y deben amortizarse a lo largo de su “vida útil”, que normalmente es de tres, cinco o siete años.

Sin embargo, hay una excepción importante a las reglas normales de amortización de gastos de capital. Una deducción de la Sección 179 le permite deducir completamente los gastos de capital en el año en que usted incurra en esos gastos.

Estoy planeando hacer un viaje a una feria comercial. ¿Puedo llevar a mi familia de vacaciones y aún así deducir mis gastos?

Sí, sin embargo, si lleva a su familia en su viaje de negocios, sólo puede deducir tanto como lo haría si hubiera tomado el viaje de negocios por su cuenta. Esto lleva a una planificación imaginativa. Por ejemplo, si usted conduce a su familia a la feria de muestras en un solo coche, y todos ustedes se quedan en una habitación de hotel estándar, entonces usted puede deducir sus gastos relacionados con el automóvil, así como la estancia en el hotel. Sin embargo, usted no podrá deducir las comidas que su familia come, ni los viajes al parque acuático local. Además, si planeas quedarte después de que termine la feria comercial para que puedas disfrutar algún tiempo con tu familia, no puedes deducir estos gastos no comerciales.

Si mi negocio requiere que trabaje desde casa, ¿se me permite tomar una deducción de impuestos en mi oficina?

Esto depende de cómo use su casa para su negocio. Si usted maneja su negocio fuera de su casa, usted puede ser capaz de tomar la deducción de impuestos de la oficina en casa. Esta deducción le permite deducir parte de sus gastos de alquiler (o pagos hipotecarios), servicios públicos, seguros e incluso remodelación.

Sin embargo, para que usted pueda tomar la deducción de impuestos de negocios en casa, usted debe seguir estrictos requisitos. Por ejemplo, usted no será elegible para tomar la deducción de impuestos de negocios en casa si usa su oficina en parte para el trabajo y en parte para uso personal.

Estoy pensando en comenzar mi propia pequeña empresa, así que ¿cómo puedo evitar problemas con el IRS?

Una cosa que muchos dueños de pequeños negocios aprenden para no meterse en problemas es la importancia de mantener buenos registros. De hecho, muchos propietarios de pequeños negocios terminan en problemas con el IRS simplemente por los registros mal guardados, incluso cuando no hay intento de evadir o defraudar.

Muchos propietarios de pequeñas empresas deciden no mantener sus propios registros y en su lugar contratan a un profesional para que haga el trabajo sucio. Sin embargo, si usted es un experto en informática, hay una serie de programas que puede utilizar para mantener sus propios registros empresariales.

Siempre debe mantener los registros del negocio organizados y en un lugar seguro. Estos registros pueden incluir recibos, cheques cancelados u otros documentos relacionados con gastos comerciales. Es útil mantenerlos organizados por categoría, por ejemplo:

  • Alquiler/Hipoteca;
  • Costes de automóvil;
  • Facturas de servicios públicos;
  • Gastos relacionados con publicidad;
  • Gastos de viaje;
  • Entretenimiento para su negocio; y
  • Honorarios profesionales, tales como costos de licencia.

Si el IRS alguna vez se presenta para una auditoría, lo más probable es que se concentren en los gastos relacionados con su automóvil, costos de viaje y entretenimiento. Como siempre, la carga de proporcionar registros que verifican sus deducciones recae en usted, no en el IRS.

¿Recibiré alguna exención de impuestos por incorporar mi pequeña empresa?

El principal problema al que se enfrentan muchos propietarios cuando piensan en la incorporación de su pequeña empresa para obtener beneficios fiscales es que sus negocios no siempre están bien establecidos. Los beneficios fiscales derivados de la incorporación se orientan realmente a las empresas rentables de un año a otro.

Por ejemplo, las corporaciones pueden ofrecer planes de pensiones que son más flexibles en cuanto a los impuestos, pero la mayoría de las pequeñas empresas rara vez tienen los ingresos necesarios para aprovechar esta exención de impuestos. Además, las corporaciones tienen la opción de mantener parte de sus ganancias dentro de la corporación para aprovechar el menor nivel de impuestos corporativos. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas no pueden hacerlo porque el negocio no ha demostrado la capacidad de mantener un beneficio constante.

El proceso de incorporar y mantener su estatus corporativo conlleva costos. Por lo tanto, usted realmente sólo debe pensar en la incorporación para los beneficios fiscales si está seguro de que su negocio es rentable y mantener es la rentabilidad.

¿Es una buena idea que guarde mis propios libros para mi pequeña empresa y presente mis propios impuestos?

Si usted está planeando mantener sus propios libros, realmente debe invertir en un buen programa de contabilidad. Además, debido a que estos programas pueden ser bastante confusos, usted también debe pensar en tomar una clase para ayudarle a aprender el programa. Cuando usted está listo para hacer sus impuestos, también debe invertir en software de impuestos.

Otro paso que usted puede tomar para asegurarse de que su sistema de contabilidad está en el camino correcto es contratar a un contable profesional para revisar todo. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas que mantienen sus propios registros contratan a un profesional durante unas horas para asegurarse de que su sistema de contabilidad está bien configurado. Además, muchas veces estos profesionales pueden mostrarle cómo tomar su sistema de contabilidad y aplicarlo a un programa de impuestos.

Si contrato gente para un proyecto grande que viene, ¿son considerados empleados o contratistas independientes?

La respuesta a esta pregunta realmente depende de cómo trate a los trabajadores. Por ejemplo, si usted le va a decir a los trabajadores dónde, cuándo y cómo realizar sus tareas laborales, entonces debe tratarlos como empleados porque así es como el IRS los clasificará. Usted realmente sólo debe tratar a los trabajadores como contratistas independientes si ellos tienen su propio negocio y ofrecen sus servicios a varios clientes. En caso de duda, usted probablemente debería equivocarse por el lado de la precaución y tratar a sus trabajadores como empleados.

Muchos propietarios de pequeñas empresas están tentados de clasificar a los trabajadores como contratistas independientes para ahorrar dinero a corto plazo. Sin embargo, si usted tiene problemas con el IRS por clasificar mal a los trabajadores, probablemente terminará perdiendo más dinero del que ahorró. Si el IRS siente que usted clasifica mal a los trabajadores, ellos pueden reclasificarlos como empleados e imponerle impuestos atrasados, multas e intereses en su contra.

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