Leyes de Contratación: Preguntas Frecuentes

Contratar a un nuevo empleado puede ser una tarea emocionante y desalentadora. Un empleador debe cumplir con varias leyes relacionadas con la contratación de un nuevo empleado. En este artículo, usted puede encontrar respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes cuando se trata de contratar a un nuevo empleado.

¿Qué leyes generales debo seguir al contratar a un nuevo empleado?

Hay muchas leyes potenciales de contratación que un empleador debe considerar al contratar a un nuevo empleado. He aquí una lista y breve descripción de las leyes de contratación más comunes:

• Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964: prohíbe la discriminación en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo u origen nacional.
• La Ley de Igualdad Salarial de 1963 (EPA): protege a los hombres y mujeres que realizan un trabajo sustancialmente igual en el mismo establecimiento de la discriminación salarial basada en el sexo.
• La Ley sobre la discriminación por edad en el empleo de 1967 (ADEA): protege a las personas que tienen 40 años de edad o más.
• Title I and Title V of the Americans with Disabilities Act of 1990 (ADA): prohibe la discriminación en el empleo contra las personas calificadas con discapacidades en el sector privado y en los gobiernos estatales y locales.
• La Ley de Derechos Civiles de 1991: proporciona daños monetarios en casos de discriminación laboral intencional.
• Título II de la Ley de No Discriminación de Información Genética de 2008 (GINA): prohíbe la discriminación en el empleo basada en la información genética de un solicitante, empleado o ex-empleado.

Bajo la ley federal, se requiere que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos completando una I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo dentro de los tres días de la fecha de inicio del empleado.

¿Debo hacer que un nuevo empleado firme un contrato de trabajo?

No necesariamente. Los empleadores no están obligados a tener contratos por escrito con sus empleados. Sin embargo, un contrato escrito puede tener sentido para los trabajadores de más alto nivel o para los empleados con acuerdos de trabajos complejos. Especificar los derechos y obligaciones de cada una de las partes puede ser útil y restrictivo, así que balancee las necesidades de cada parte antes de que un nuevo empleado firme un contrato de empleo por escrito.

¿Existen reglas especiales que debo tener en cuenta al contratar a un trabajador extranjero?

Sí. Es ilegal discriminar a los solicitantes y empleados por su nacionalidad de origen o ciudadanía, así que nunca pregunte a un posible empleado de dónde es. En su lugar, pregunte si el empleado potencial está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos a tiempo completo.

Además, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL, por sus siglas en inglés) es responsable de certificar los puestos para el empleo temporal y permanente de trabajadores extranjeros. Una vez que la solicitud es certificada por el DOL, el empleador generalmente debe presentar una petición en los Estados Unidos. Servicios de Ciudadanía e Inmigración (USCIS) para una visa en nombre del trabajador extranjero. El trabajador extranjero también debe demostrar que es admisible a los Estados Unidos de acuerdo con las disposiciones de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA). El sitio web del USCIS proporciona información útil para empleadores interesados en contratar a un trabajador extranjero cuando un ciudadano estadounidense no está disponible.

¿Existen reglas especiales que debo tener en cuenta al contratar a un contratista independiente?

Sí. En primer lugar, ya que el IRS trata los impuestos de los empleados y contratistas independientes de manera diferente, es importante asegurarse de que su futuro empleado sea realmente un contratista independiente. Si usted clasifica erróneamente a su trabajador como contratista independiente y el IRS cree que el trabajador es un empleado, usted puede ser responsable bajo la Ley de Estándares Laborales Justos y debe impuestos atrasados, beneficios de compensación al trabajador y beneficios al empleado. Si no está seguro, puede presentar un Formulario SS-8 con el IRS para obtener una determinación oficial sobre la situación del posible empleado.

¿Existen reglas especiales que debo tener en cuenta al contratar a alguien con una discapacidad?

Sí. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA) tiene dos efectos importantes en la contratación de un empleado con discapacidades. Primero, la ADA prohíbe la discriminación contra las personas con discapacidades en el proceso de contratación. En segundo lugar, la ADA requiere que los empleadores con 15 o más empleados proporcionen adaptaciones razonables para individuos con discapacidades a menos que el empleador tenga dificultades innecesarias. Una adaptación razonable es cualquier cambio en el ambiente de trabajo o en la forma en que se realiza un trabajo que permita a una persona con discapacidad disfrutar de las mismas oportunidades de empleo.

¿Existen reglas especiales que debo tener en cuenta al contratar a menores de edad?

Sí. Para poder contratar a menores de edad, usted debe cumplir con la Ley Federal de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA), así como con las leyes laborales estatales. Generalmente, la FLSA y las leyes laborales estatales dividen a los menores en dos categorías: niños de 14 a 15 años y niños de 16-17 años.

¿Puedo verificar el crédito de un empleado potencial?

Bajo la Ley de Reporte Justo de Crédito (FCRA, por sus siglas en inglés) los empleadores deben obtener el consentimiento por escrito del empleado antes de buscar el reporte de crédito de un empleado. Si decide no contratar o promover a alguien basándose en la información del informe de crédito, debe proporcionar una copia del informe y comunicarle al solicitante su derecho a impugnar el informe según la FCRA. Algunos estados tienen reglas más estrictas que limitan el uso de reportes de crédito.

¿Puedo comprobar los antecedentes de los empleados potenciales?

Sí, pero debes tener mucho cuidado. Aquí están algunos tipos generales de comprobaciones de antecedentes que los empleadores a menudo quieren ejecutar:

• Antecedentes penales: Muchos estados sólo permiten que usted realice una verificación de antecedentes penales si están relacionados con el trabajo (es decir, la contratación de un trabajo de seguridad) y, dado que la capacidad para llevar a cabo una verificación de antecedentes penales varía de un estado a otro, usted debe revisar las leyes de su estado antes de realizar una comprobación.
• Pruebas de detector de mentiras: La Ley de Protección del Polígrafo del Empleado prohíbe a la mayoría de los empleadores privados usar pruebas de detector de mentiras para la evaluación previa al empleo o durante el curso del empleo.
• Expedientes médicos: Generalmente, usted no puede obtener los expedientes médicos de un empleado con el consentimiento del empleado. También es generalmente ilegal pedir registros médicos.
• Bancarrotas: Aunque las bancarrotas son un asunto de registros públicos, la Ley Federal de Bancarrota prohíbe que los empleadores discriminen contra los solicitantes porque se han declarado en bancarrota.
• Registros de compensación de trabajadores: Las apelaciones de compensación de trabajadores son registros públicos, sin embargo, los empleadores sólo pueden usar esta información si pueden demostrar que la lesión del solicitante podría interferir con su capacidad para realizar las tareas laborales requeridas.
• Expedientes escolares: Bajo el Acta de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia, así como leyes estatales similares, los expedientes educativos son confidenciales y no pueden ser divulgados sin el consentimiento del solicitante.
• Expedientes de servicio militar: Los expedientes de servicio militar pueden ser divulgados bajo circunstancias limitadas y generalmente requieren consentimiento. Sin embargo, los militares pueden, sin el consentimiento de la persona, revelar su nombre, rango, salario, tareas asignadas, premios y estatus de servicio.

Orientaciones legales

El no cumplir con las leyes aplicables de contratación y empleo puede resultar en una demanda o problemas con agencias gubernamentales tales como el IRS. Si no está seguro de qué leyes se aplican a su negocio y necesita ayuda para determinar si su proceso de contratación es legal, puede ponerse en contacto con un abogado comercial y de negocios local.