Qué es y para qué sirve el formulario w9 spanish

El w9 spanish es el formulario que ofrece el Servicio de impuestos internos, el IRS  para que las empresas entreguen a sus empleados quienes lo completarán, pues tanto los individuos como las empresas tienen la obligación de presentar la declaración al IRS y necesitan un número de identificación de contribuyente.

Para qué sirve el w9 spanish

El w9 spanish  sirve para la presentación ante el IRS de la declaración informativa de las actividades financieras. El beneficiario presenta al solicitante su TIN. Los solicitantes tienen la obligación de notificar todas las transacciones comerciales en las declaraciones informativas  y los estados de resultados de las partes que tienen que ver con las transacciones.

El formulario debe ser completado por los extranjeros residentes, por todo ciudadano estadounidense,  por fideicomisos, por corporaciones o empresas de Estados Unidos y cuya organización se llevó a cabo bajo las leyes de Estados Unidos.

TIN

El TIN es el número de identificación de contribuyente para los extranjeros residentes, el cual les permite contar con un número de seguridad social.

Si se trata de un negocio que se estableció como propietario único tiene la opción de utilizar el número de identificación patronal conocido como EIN o el número de seguro social.

El beneficiario recibe del negocio el formulario para que certifique que el TIN es el correcto o que espera que se le asigne el número.  Es decir que se usa para la certificación de que al beneficiario se le aplica la retención o para el reclamo de la exención.

Por ejemplo  como beneficiario debes notificar a la empresa  que corresponda el estado de beneficiario exento.

Si eres un beneficiario que de una corporación C cambias a una corporación S  y declaras ingresos podrías estar sujeto a la necesidad de que proporciones la información actualizada a la empresa si se modifica tu estado de exención.

Sanciones

Si como beneficiario no proporcionas un TIN correcto a quien te lo solicita, el IRS te impone sanciones  por omisión intencional de 50 dólares, por información falsa, una multa de 500 dólares y por falsificación dolosa puedes estar sujeto a una pena de prisión.

Que es la w9 y certificación

La w9 spanish es el formulario para presentar ante el IRS que funciona para solicitar el número de identificación y la certificación de contribuyente. Lo obtendrás de tu empleador para registrar tu número de identificación fiscal, tu nombre y dirección.

Pues toda empresa necesita completar toda la documentación del IRS con la información de tu salario y el número que obtienes garantiza que puedas ser identificado por el IRS.

Form w-9 spanish   

1.El form w-9  por lo general es necesario para los contratistas, profesionales independientes  y personas que como cuentapropistas que trabajan para una empresa sin ser considerados como empleados.

  1. Si eres un nuevo empleado, tu empleador te pedirá que presentes el formulario w4 con tu nombre, número d seguro social, dirección y otra información para que el empleador determine los impuestos que te retendrá en tus cheques.
  2. Pero en la misma situación si tu empleador te pide que presentes un formulario w9 significa que necesita la confirmación que no eres un contratista independiente.

W9 y las instituciones financieras

Puede ser que al pagar intereses y dividendos algunas delas instituciones financieras necesiten un formulario w9. Sin embargo no sería necesario porque ya tienen registrada la dirección al abrir la cuenta y además tienen el número de seguridad social, por esta razón,  debes tener cuidado porque puedes ser sujeto de robo de identidad si compartes tu número de seguridad social.

Del mismo modo, asegúrate del buen envío del formulario  porque el robo de identidad es algo común por ejemplo si lo envías por fax o en correo electrónico no cifrado.

Además, ten en cuenta que deberás enviar un nuevo formulario w9 a la empresa en el caso de cambies de dirección o cambies tu número de identificación fiscal.

Solicitud y certificación del numero de identificación

El dueño o el responsable d la empresa usa el formulario w-9 para solicitar el TIN. Si contratas a un extranjero no usarás el w9 sino el w8.

Cuando completas el formulario te manejarás de este modo:

  1. Ingresa el nombre de la empresa.
  2. Ingresa tu clasificación para los impuestos federales, es decir si eres sociedad, fideicomiso, propietario único, etc. y marca la casilla que corresponda.
  3. Deja el cuadro en blanco si no tienes exenciones, de lo contrario ingresarás el código de beneficiario exento de acuerdo a lo que indica el formulario w 9.
  4. Proporciona tu número de seguridad social, si eres propietario único, será el individual y si es otro tipo de estructura será el número de identificación d empleador.

Si no tienes un EIN, puedes completar el formulario solicitando tu número y recibiendo Solicitado en el lugar del TIN.

Pues debes solicitar el número lo más rápido posible porque hasta tanto lo obtengas te corresponde la retención de respaldo.

Visita el sitio oficial  del IRS y solicita tu EIN.

  1. Continuarás con la segunda parte del formulario jurando que dices la verdad antes de firmar el formulario. Si mientes intencionalmente estarás sujeto a una multa o a pena de prisión, por ello antes de firmar debes certificar que el número de identificación de contribuyente e correcto o que estás esperando que se te envíe el número.

También debes certificar que no está sujeto a retenciones de respaldo porque el servicio de rentas internas  no te lo ha notificado  o que te notificó que estás sujeto.

Pues, si estuvieses exento, el IRS te lo hubiese notificado y la empresa donde trabajas lo sabe debido a la retención del impuesto a la renta sobre tu salario a una tasa fija que es del 28% y lo debe enviar al IRS.

También debe certificar que dices la verdad cuando afirmas que eres ciudadano de Estados Unidos  o un residente extranjero.

En el caso de que tengas una empresa con un socio extranjero  se te aplicarás reglas especiales lo cual te lo indicará el mismo formulario, pero si no eres ciudadano estadounidense deberás completar el formulario 8233 o el w8.

Descargar la Forma W9  en Español

Cómo crear un W-9

Cómo crear un W-9

El Servicio de Impuestos Internos se basa en un número de identificación del contribuyente, o TIN, para rastrear los registros de impuestos. Cada contribuyente tiene un TIN único. El TIN de un individuo es su número de Seguro Social, mientras que un negocio tiene un número de identificación del empleador como su TIN. Use el Formulario W-9 del IRS para proporcionar su número de identificación del contribuyente a una persona o empresa que lo solicite y que lo necesite para presentar un informe de transacciones al IRS, como los pagos que le hizo a usted como contratista. Puede crear un Formulario W-9 completado en línea en el sitio web del IRS.

1. Familiarícese con las “Instrucciones para el Solicitante del Formulario W-9”, disponibles en el sitio web del IRS o descargue una copia en línea directa aqui.

2. Abra una copia llenable de W-9 en el sitio web del IRS. Un formulario rellenable es uno que puede utilizar para introducir información en línea.

3. Ingrese su información de identificación en los campos resaltados en el formulario W-9, incluyendo su nombre, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN).

4. Imprima y firme el formulario W-9 llenado.

5. Entregue el formulario cumplimentado a la persona que lo solicitó.

¿Qué es un W-9 para un negocio?

¿Qué es un W-9 para un negocio?

Los negocios que contratan contratistas independientes tienen la obligación de reportar los salarios al IRS en un formulario 1099. Sin embargo, antes de presentar el formulario 1099, la empresa debe solicitar que el contratista proporcione su número de identificación del contribuyente (TIN) en el formulario W-9. Para los residentes y negocios de los Estados Unidos, un TIN es un número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación del empleador (EIN).

Formularios W-9 para contratistas

Cuando usted contrata a un contratista, ya sea un negocio o un individuo, debe recoger un formulario W-9 de cada uno de ellos. Los contratistas pueden incluir propietarios únicos, compañías de responsabilidad limitada, corporaciones, sociedades, fideicomisos y patrimonios. Al final de cada año fiscal, usted debe reportar los pagos totales que hace a cada contratista que son de $600 o más al IRS en un formulario 1099 usando la información de la W-9.

TIN Coincidencia

Una de las principales razones por las que el IRS requiere que su negocio obtenga un W-9 de los contratistas antes de preparar el 1099 es para que usted pueda realizar la comparación de TIN. Esto le permite verificar que la información que usted recibe en un W-9 coincide con lo que el IRS tiene en archivo para el individuo o negocio. Dado que los contratistas por lo general no están sujetos a la retención de impuestos, esto le permite al IRS rastrear los pagos hasta cada contribuyente en caso de que nunca reciba un pago de impuesto sobre la renta. Sin el emparejamiento de TIN, un contratista puede intencionalmente proveer información inexacta en un W-9 con el propósito de evadir impuestos.

Beneficiarios extranjeros

Los individuos y compañías extranjeras que no residen en los Estados Unidos no presentan el formulario W-9. En cambio, el IRS requiere que usted obtenga un formulario W-8 de cada individuo o negocio extranjero. Sin embargo, en el caso de extranjeros que son residentes en los EE.UU., el IRS requiere a estas personas a presentar un W-9. Debido a que muchos extranjeros residentes no son elegibles para un SSN, deben solicitar un número de identificación de contribuyente individual (ITIN) antes de llenar el formulario W-9.

Información del formulario W-9

El formulario W-9 tiene una página de extensión y sólo requiere la presentación de algunos datos esenciales. Los beneficiarios deben proporcionar su nombre completo o el nombre de su negocio si no es un propietario único. También debe incluir la dirección del beneficiario y el número de identificación del contribuyente correspondiente. La última sección del formulario requiere una firma para certificar que el beneficiario no está sujeto a retención adicional, que el TIN es correcto y que es ciudadano o residente de los EE.UU., una entidad comercial organizada bajo las leyes de los EE.UU. o un patrimonio o fideicomiso nacional.

Retención de reserva

Aunque la mayoría de los pagos que su negocio hace a individuos y negocios que preparan un W-9 no están sujetos a retención, el IRS puede someter al beneficiario a una retención adicional. La retención adicional es igual al 28 por ciento de cada pago que usted hace, pero sólo se aplica cuando el TIN que el beneficiario proporciona es incorrecto.


¿Qué sucede si no tengo un formulario W-9 para alguien a quien le pagué?

Si usted no tiene un W-9 para un vendedor, haga lo mejor que pueda para obtener uno o proporcionar el 1099-Misc de fin de año notando que no fue proporcionado.

La subcontratación de servicios a contratistas independientes es una práctica común en los negocios. Ahorra gastos generales, hace que los expertos realicen una tarea específica rápidamente y a menudo es necesario para proyectos a corto plazo. Cuando un negocio paga a un contratista independiente por lo menos $600 en el transcurso de un año, el negocio debe obtener un Formulario W-9 que proporcione el nombre del vendedor, dirección, número de identificación de impuestos y cualquier retención requerida para impuestos federales. Si el dueño de un negocio no tiene esta información, necesita hacer esfuerzos documentados para obtenerla antes de enviar un formulario 1099-Misc incompleto.

Solicitar información

Si no tiene un Formulario W-9 para alguien a quien le ha pagado, debe solicitarlo. La mayoría de los vendedores lo proporcionan voluntariamente. Muchas relaciones con proveedores comienzan bien por debajo del umbral de $600, por lo que muchos propietarios de negocios se ven obligados a dar marcha atrás al completar la preparación de impuestos de fin de año y los pagos contables más de lo que se había anticipado originalmente. También es posible que un vendedor un W-9, pero ha cometido un error en el W-9, la transposición de un número que genera un error que el IRS observa.

La información incorrecta en el W-9 genera un formulario del IRS CP-2100 o CP-2100A, Notice of Incorrect Filing. Documentar todas las solicitudes para un W-9 actual. Pregunte a los vendedores por lo menos tres veces. Algunos proveedores tienen un Número de Identificación de Empleador (EIN) o usan su Número de Seguro Social personal para fines de ingresos. Cualquier número es aceptable.

Completar un 1099-Misc

Cuando un vendedor no ha proporcionado la documentación W-9 apropiada, se le permite al dueño del negocio procesar un formulario 1099-Misc de fin de año, reportando todos los ingresos al vendedor. Esto permite a la empresa deducir los gastos correctamente. Sin embargo, debido a que los formatos de formularios digitales no aceptan documentación incompleta, prepare un “Formulario 1099-Misc” en papel manualmente. Tenga en cuenta que el vendedor se negó a proporcionar un EIN escribiendo “refused” en la casilla TIN del destinatario en el formulario 1099-Misc. Los formularios se pueden imprimir gratuitamente en línea en el sitio web del IRS o en las tiendas locales de suministros de oficina para su compra.

Envíe al vendedor su copia del 1099-Misc, envíe al IRS y al estado su copia. Dependerá del vendedor reconciliar la información con el IRS y pagar los impuestos apropiados.

Negocio futuro con el proveedor

Cuando el dueño de un negocio no puede obtener o verificar el EIN de un vendedor, no se le prohíbe hacer negocios con ese vendedor por ninguna ley de impuestos. Sin embargo, se le requiere que empiece a retener impuestos federales inmediatamente para asegurar que se paguen todos los impuestos apropiados por el trabajo. Esto ayuda al IRS a encontrar contratistas independientes que no reportan todos los ingresos en sus declaraciones de impuestos o que están tratando de evitar los requisitos de retención adicional ya impuestos. Los dueños de negocios pueden continuar procesando 1099-Misc pero deben remitir cualquier pago futuro con 24 por ciento ya tomado de los pagos de proveedores y enviar la cantidad retenida directamente al IRS.


 ¿Quienes requieren del formulario W-9?

El Servicio de Impuestos Internos proporciona el Formulario W-9, Solicitud de Identificación y Certificación del Contribuyente, para que las empresas soliciten números de identificación del contribuyente a las personas involucradas con la empresa en ciertas transacciones notificables. Las entidades comerciales, y algunos individuos, que están obligados a presentar declaraciones de información con el IRS necesitan el número de identificación del contribuyente para reportar las actividades financieras al IRS.

Devolución de información

El IRS define a un solicitante como una empresa o persona que debe presentar una declaración de información. El beneficiario es la persona que debe proporcionar su TIN al solicitante. El IRS requiere que los solicitantes reporten transacciones comerciales específicas en las declaraciones de información y que proporcionen declaraciones de ingresos a las partes involucradas en esas transacciones. El IRS mantiene una lista de los diferentes tipos de declaraciones de información y una lista de transacciones reportables, incluyendo la cancelación de deudas, contribuciones a cuentas de jubilación individuales y transacciones de bienes raíces. El IRS también requiere que los beneficiarios completen el formulario proporcionado por los solicitantes si el formulario es similar al W-9. El IRS requiere que los beneficiarios presenten el Formulario W-9 a los solicitantes voluntariamente en ciertas situaciones.

U.S. Las personas y el NIF

El uso del formulario W-9 está restringido a las personas de los EE.UU., que el IRS define como ciudadano de los EE.UU. o extranjero residente, cualquier patrimonio o fideicomiso nacional, y una sociedad, compañía o corporación creada en los EE.UU. y organizada bajo sus leyes. El TIN para extranjeros residentes es el número de identificación del contribuyente individual del IRS, o ITIN, que se ingresa en la casilla correspondiente al número de Seguro Social. Un propietario único puede usar su número de identificación de empleador, que se conoce como EIN, o su número de Seguro Social, que el IRS prefiere. El número de identificación del contribuyente apropiado varía según el tipo de entidad comercial. El uso indebido o la divulgación de un TIN por parte de un solicitante es una violación de la ley federal.

Certificación

Un negocio, o un solicitante, puede proporcionarle al beneficiario el formulario W-9 para certificar que el TIN del beneficiario es correcto o que el beneficiario ha solicitado y está esperando la asignación del número. El formulario se utiliza para certificar que el beneficiario no está sujeto a retención adicional o para certificar el reclamo del beneficiario de exención de la retención adicional. Un solicitante puede solicitar la certificación del estatus del beneficiario como una persona estadounidense que es un beneficiario exento en transacciones financieras con un socio extranjero. Un beneficiario que no presenta el W-9 se arriesga a asumir que es una persona extranjera que debe pagar impuestos de retención.

Actualización de información y penalizaciones a los beneficiarios

El IRS requiere que los beneficiarios notifiquen a los negocios apropiados de los cambios al estado de beneficiario exento. Un beneficiario que elige cambiar de una corporación C a una corporación S, y que recibe ingresos reportables, podría ser requerido a proporcionar información actualizada a los negocios si su estado de exención de impuestos cambia o si el TIN o el nombre en una cuenta cambia. El IRS evalúa las multas por el incumplimiento de un beneficiario de proporcionar un TIN correcto a un solicitante. Las penalidades incluyen $50 por cada falla intencional, una penalidad civil de $500 por proporcionar información falsa que afecte la retención adicional y una penalidad criminal que puede incluir multas y encarcelamiento por falsificación intencional de información.


¿Estoy obligado por ley a obtener el Formulario W-9 de mis proveedores?

Un Formulario W-9 es una solicitud de número de identificación y certificación del contribuyente. La ley puede exigirle que obtenga el Formulario W-9 de sus proveedores bajo ciertas circunstancias.

Se requiere que un negocio obtenga un número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) de cualquier vendedor a quien le haga pagos que requieran la emisión de un Formulario 1099-MISC. Un Formulario W-9 facilita la obtención de esta información y, en ciertas situaciones, es posible que se le pida que solicite el TIN con un Formulario W-9. Los vendedores que se nieguen a proporcionar un TIN están sujetos a retención adicional, y su negocio puede ser penalizado por no retener la cantidad requerida.

Pagos que requieren la expedición del formulario 1099

Cuando usted paga $600 o más a un proveedor por servicios, y ese proveedor no es una corporación, se le requiere que emita el Formulario 1099-MISC. Esta es una declaración de información que se usa para reportar al IRS el total pagado a ese proveedor por el año. Cuando presenta un Formulario 1099-MISC, debe proporcionar el nombre y el TIN junto con el monto pagado. Usted puede estar sujeto a severas penalidades por presentar el Formulario 1099 con información faltante o incorrecta.

Formulario W-9

El formulario W-9 se utiliza para solicitar el TIN de un contribuyente, aunque en muchos casos usted puede establecer su propio método para obtener la información requerida. En el Formulario W-9, el proveedor identifica el tipo de organización y proporciona el nombre legal y el TIN correspondiente. Es una buena idea tener este formulario archivado como prueba de que usted envió información al IRS tal como le fue proporcionada por el proveedor. Además, dado que no es necesario que presente un Formulario 1099-MISC para los pagos a las empresas, este formulario proporciona pruebas de que se le dijo que el proveedor era una empresa.

Cuando se requiere el Formulario W-9

Si usted presenta un Formulario 1099-MISC y el IRS determina que hay información faltante o incorrecta, usted recibe una Notificación CP2100 o CP2100A. Si es su primera notificación para un proveedor en particular, debe enviarle una notificación “B” o una notificación de retención adicional junto con un Formulario W-9 para intentar obtener la información correcta. Si el proveedor no responde en un plazo de 30 días, debe iniciar la retención adicional del 28% de los pagos al proveedor hasta que éste proporcione la información correcta. Usted presenta las cantidades retenidas al IRS.

Advertencias adicionales

Si un proveedor se niega a proporcionarle su número de identificación del contribuyente, usted debe comenzar con la retención adicional del 28 por ciento de cualquier pago hecho a ese proveedor hasta que el proveedor le proporcione el Formulario W-9 y la información faltante. Usted puede estar sujeto a sanciones severas por no retener y enviar la retención adicional.


¿Qué sucede si una empresa se niega a proporcionar un W9?

Si su compañía paga a un individuo o negocio por bienes o servicios, usted necesita emitir un formulario 1099 para reportar ese pago al IRS. El 1099 lleva el número de identificación fiscal del beneficiario, por lo que el IRS puede verificar los pagos y los ingresos declarados por el proveedor. Sin el número de identificación del contribuyente, o TIN, su 1099 no es legal; sin embargo, si su proveedor se niega a proporcionar ese número en un formulario W-9, usted tiene algunas opciones.

W-9s y TINs

El IRS requiere que usted emita un 1099 a cualquier proveedor que haya pagado más de $600 por sus servicios. El 1099 debe tener un número de identificación del contribuyente; solicitar un W-9 completo para obtener ese número es una rutina para las empresas. El W-9 da el nombre del negocio y la dirección del vendedor, así como el número de identificación fiscal, que puede ser un número de Seguro Social (para individuos) o un número de identificación del empleador (para negocios). No hay razón para que los vendedores no proporcionen un TIN, a menos que estén tratando de evitar el escrutinio del IRS.

Retención de reserva

Según las pautas del IRS, el beneficiario debe proporcionarle el TIN solicitado. Si no lo hace, se supone que usted debe comenzar con la retención adicional sobre cualquier pago, a una tasa del 28 por ciento de lo que sea el pago total (por supuesto, al IRS también le gustaría que usted les entregue cualquier cantidad retenida a ellos también). El IRS le notificará con un Formulario CP2100 si requiere retención adicional. Si el TIN es incorrecto, el IRS le notificará después de que reciba su copia del 1099 y ejecute una verificación para emparejar el número con el beneficiario.

Excepciones

Si usted recibe un Formulario 2100 del IRS, entonces usted le notifica al beneficiario que está oficialmente sujeto a retención adicional con una notificación B y otra solicitud W-9. Si el beneficiario ha solicitado pero aún no ha recibido un TIN del IRS, entonces se supone que debe proporcionar un certificado de “TIN en espera”. Si el beneficiario es una organización exenta de impuestos, entonces debe certificar que no está sujeta a retención adicional. Si lo hace, usted no está obligado a hacer una copia de seguridad de la retención de cualquier pago, incluso si no tiene un TIN.

Organizaciones exentas

Ciertas entidades están exentas del reporte de TIN, incluyendo el gobierno federal y estatal, gobiernos extranjeros y personas y organizaciones extranjeras. Además, ciertos pagos están exentos de la presentación de informes, así como de la retención adicional, incluidos los ingresos de la ejecución hipotecaria, las distribuciones de las pensiones, la compensación por desempleo, los reembolsos de impuestos estatales, las deudas canceladas y los peces comprados en efectivo.


¿Los subcontratistas tienen que llenar un formulario W-9?

Una manera en que un subcontratista difiere de un empleado es que un subcontratista paga sus propios impuestos, tanto los ingresos como el trabajo por cuenta propia, según el IRS. Es posible que los subcontratistas tengan que proporcionar un número de identificación del contribuyente, o TIN, a los clientes para fines de presentación de informes.

Identificación

El Formulario W-9 del IRS, “Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación”, es utilizado por los empleadores para reportar los ingresos obtenidos por los subcontratistas. Si un empleador no está seguro de la condición correcta de un trabajador, entonces se puede llenar el Formulario SS-8 para que el IRS pueda tomar una determinación. Si se requiere un W-9, se utiliza para obtener el número de identificación del contribuyente del subcontratista, o TIN. El TIN es el número de seguro social de una persona o el número de identificación del empleador. El número de identificación del empleador, o EIN, es asignado por el IRS a petición de una entidad comercial.

Significado

El W-9 es utilizado por un empleador para generar el Formulario 1099-MISC, “Ingresos Misceláneos”, para un subcontratista. El Formulario 1099-MISC es el documento de fin de año que se entrega a un subcontratista para que pueda presentar su declaración de impuestos. Un subcontratista recibe un 1099-MISC de cada cliente para quien sus ganancias totalizan $600 o más en un año. A una compañía que emplea a un subcontratista se le aconseja que mantenga el W-9 en sus archivos por cuatro años, informa el IRS.

Llenando el Formulario W-9

Un empleador proporciona el Formulario W-9 a un subcontratista cuando comienza una asignación. En el formulario, el subcontratista debe indicar su nombre, dirección y condición de entidad comercial, como”propietario único”. en la Parte 1 de la W-9, un subcontratista proporciona su número de Seguro Social o EIN, si corresponde. La Parte 2 del formulario es cuando un subcontratista certifica que el número de identificación del contribuyente (TIN) o el número de identificación del contribuyente (EIN) proporcionado es correcto, que es ciudadano o nacional de los EE.UU. y que no está sujeto a la retención adicional del IRS.

Consideraciones

El IRS explica que un subcontratista que es propietario único puede proporcionar su número de Seguro Social o número de identificación del empleador al IRS. Sin embargo, el uso del SSN es preferible para los propietarios únicos. Un propietario único debe anotar su nombre en el formulario donde se indica. Un subcontratista cuyo negocio está incorporado debe listar el nombre de la entidad comercial en lugar de su nombre, señala el IRS.

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