Cuales con las funciones de un asistente administrativo

Las funciones de un asistente administrativo son muy variadas y de responsabilidad al tratarse de un puesto de trabajo de importancia dentro de una empresa.

Si te quieres postular a este puesto de trabajo y desconoces cuáles será concretamente tus tareas, sigue leyendo y las conocerás:

Conoce las funciones de un asistente administrativo

Las funciones de un asistente administrativo, si bien son variadas  se desarrollan siempre dentro del sector administrativo, dejando de lado el resto de los departamentos de la empresa, ya que de ellos se ocuparán otros profesionales.

Cuales con las funciones de un asistente administrativo

    • Recepción y revisión de los comprobantes de gastos y facturas.
    • Elaboración de los cheques.
    • Cancelación de las facturas por los pagos de servicios, los pagos a proveedores, el pago de las asignaciones si las hubiera y el pago de aportes.
    • Creación de los fondos ya sean de los especiales, de funcionamiento, de los fijos y de asignaciones especiales.
    • Registrar y controlar la caja chica incluyendo los soportes de la misma.
    • El proceso y el cálculo de los viáticos que corresponden al personal que hace uso de los mismos.
    • Elaboración de los recibos de pago y la entrega de los mismos al personal.
    • Registro y mantenimiento de los depósitos bancarios.
    • Transcripción y redacción de documentos y correspondencia variada del departamento administrativo.
    • Mantenimiento y transcripción de la información en el sistema que se relaciona con el proceso del sector administrativo.
    • El sistema de gestión de calidad es responsabilidad del asistente administrativo en función de cumplir y mantener su reglamentación.
    • El asistente administrativo tiene la responsabilidad de cumplir y aplicar las normas dictadas por la organización.
    • También es su responsabilidad mantener en resguardo la confidencialidad de toda la información que sea suministrada por el cliente y la empresa.
    • Es su responsabilidad que los objetivos y funciones del área de administración sean cumplidas.
    • El asistente administrativo debe cumplir y hacer cumplir las reglamentaciones relacionadas con la salud y seguridad que se establecen dentro del trabajo.
    • En el caso de que tus funciones administrativas se relacionen con la gerencia de la empresa, tendrás la función de contratar empleados.

De este modo serás responsable de la elección de los candidatos que se entrevistarán con el gerente. Por esta razón ante esta responsabilidad, si ese candidato que elegiste no cumple con las expectativas de la empresa será tu responsabilidad despedirlo y atenerte a las consecuencias de haber realizado una mala selección del nuevo personal.

    • Todas las empresas cuentan con políticas internas muy precisas que deben ser respetadas por todos los empleados, el asistente administrativo tiene la función de controlar que dichas políticas sean respetadas por todos los empleados como modo de proteger la empresa de un comportamiento inapropiado.
    • Otra de las funciones del asistente administrativo tiene que ver con la atención al cliente incluyendo la solución a un problema con un cliente insatisfecho, pues ante una queja de un cliente, es el asistente administrativo quien debe saber cómo manejar la situación en pos de cuidar la reputación de la empresa, protegiendo sus intereses.
    • Por lo general el asistente administrativo cumple la función de establecer el horario de trabajo de los empleados incluyendo su pago. Por esta razón es su responsabilidad la programación de los horarios para cada turno de trabajo.
    • El asistente administrativo debe evaluar las necesidades particulares de cada empleado en función de por ejemplo decidir a cuál de ellos le otorga un día de descanso con sus explicaciones correspondientes.
    • Debido a que cumple la función de generar el recibo de pago de los empleados, debe controlar la horas trabajadas de acuerdo a como se hayan programado y cumplido de acuerdo a la nómina del departamento administrativo.

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