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Funciones de oficina que debes dominar para trabajar en una empresa

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Todo trabajador de una empresa debe conocer las funciones de oficina y más aún si deseas trabajar o conseguir un empleo en la administración de una empresa, pues es imprescindible, ya que son tareas que realiza el personal y son esenciales para que funcione correctamente la institución de ahí la importancia de reconocer las funciones de oficina que se deben dominar.

Aquí encuentra algo especial:

Pues, si las dominas adecuadamente obtendrás logros que beneficiarán tu curriculum, pero sabes ¿cuál es ese trabajo?,  ¿cuáles son las máquinas que con seguridad te encontrarás en tu área de trabajo? y ¿cuál será en definitiva tu papel? Pues todo ello y mucho más lo conocerás a continuación.

Principales funciones de oficina

El oficinista puede desempeñar funciones muy variables dependiendo del área donde trabaja, pero de manera general estas son los ejemplos de funciones de oficina que domina un profesional que trabaja en la administración:

  1. Debe ser hábil para tomar notas con rapidez para que de la misma manera pueda seguir esas anotaciones y desempeñarse con fluidez tanto en el lenguaje escrito como oral.
  2. Debe tener la capacidad de organizar su espacio manteniendo el orden y extendiendo esta responsabilidad a sus compañeros del sector.
  3. Debe conocer la estructura de textos para que en función de ello tenga la capacidad adecuada para la redacción de la correspondencia.

«La redacción de textos es una de las cualidades que debe dominarse, porque en la escritura de textos el demostrar una destreza gramatical, sintáctica y literal son un plus para competir».

  1. En este sentido debe encargarse de la recepción, registro, entrega y clasificación de la correspondencia para que pueda darle una respuesta rápida y archivar los documentos.
  2. También dependiendo del área que ocupe el oficinista, llevar la agenda es su responsabilidad, es decir que al pactarse una reunión todas las personas invitadas deben asistir previo a haber conocido el lugar y hora de la misma.

«Si bien esta era una tarea que se llevaba a cabo de modo manual, hoy en día gracias a la tecnología existen aplicaciones que le permite al oficinista programar esas reuniones automáticamente, por lo cual quienes han sido invitados pueden tener consigo a su disposición la disponibilidad de la fecha e incluso les da la opción de la elección del horario que más les convenga».

  1. Toda empresa cuenta con un correo electrónico corporativo, pues la tarea del oficinista es su revisión y dar respuesta a esos correos, pero para ello también existen aplicaciones que facilitan esta tarea.
  2. En el sector de la administración, el oficinista encargado de la contabilidad hace la gestión de finanzas, por lo cual dominará todo cuanto tiene que ver con la facturación, su registro, pago y envío.
  3. La mayoría de las empresas cuentan con el sector logística, donde el oficinista dominará el seguimiento de las mercaderías, la comunicación con los proveedores para satisfacer a la empresa de las materias primas, en función de que la empresa se garantice una buena producción.
  4. El o la recepcionista también es un oficinista que domina la función de responder o hacer llamadas telefónicas para mantener la comunicación con clientes, proveedores y compañeros de trabajo.
  5. Un oficinista necesita dominar la distribución de la correspondencia que llega a la empresa, por ejemplo las tarjetas de crédito que debe distribuir, para lo cual es importante que conozca todas las áreas y empleados de la empresa.

Funciones básicas de una oficina moderna

Las funciones básicas se diferencian de las funciones de gestión administrativa. Las funciones básicas pueden denominarse funciones primarias. Aquí, las funciones primarias o básicas se presentan a continuación.

1. Recibir información

La información puede recibirse desde dentro o fuera de la organización. Si la información se recibe de varios departamentos y ejecutivos de la organización, se denomina información recibida dentro de la organización.

Si se recibe información de personas externas, como clientes, departamentos gubernamentales, accionistas, proveedores, se denomina información recibida de la organización externa.

2. Recopilación de información

La recopilación de información es diferente a la recepción de información. Si una oficina obtiene información voluntariamente, está recibiendo información. Si una oficina obtiene información después de una consulta o una solicitud, está recopilando información. Las consultas o demandas se pueden realizar a través de cartas y / o llamadas telefónicas.

Los gerentes o ejecutivos departamentales pueden visitar otras oficinas para recopilar información. Se puede recibir o recopilar información si ayuda a la gerencia a tomar decisiones.

3. Registro de información

Tanto la información recibida como la recopilada deben registrarse correctamente en forma adecuada. Una oficina determina la forma, el número y la naturaleza de los registros que se mantendrán de acuerdo con las necesidades. Algunas formas se especifican en los respectivos estatutos.

Por ejemplo, la Ley de Empresas de la India exige que las empresas mantengan libros y registros de una manera específica.

4. Creación de registros

La información debe ser convertida de acuerdo a las necesidades y preparar cuentas financieras y de costos, detalles de producción, detalles de ventas, horas hombre trabajadas, lista de precios y similares. Estos registros se utilizan como biblioteca de referencia de la administración.

5. Procesamiento o organización de información

La información recibida y recopilada debe organizarse de manera sistemática. Si no es así, no se utiliza dicha información recibida y recopilada. Los estados financieros y los estados estadísticos son ejemplos de información ordenada.

Según JC Denyer,

Se puede decir que las funciones básicas de una oficina son recibir, registrar, organizar (y analizar) y dar información.

6. Computación y trabajo estadístico

Deben realizarse cálculos para la preparación de gráficos y / o diagramas estadísticos. También se preparan la hoja de costos, el presupuesto de producción, el presupuesto de ventas , el presupuesto de compras, el presupuesto maestro , el estado de flujo de fondos y los estados de flujo de efectivo .

7. Análisis de información

Hay que analizar la información para encontrar la verdad. El hecho oculto debe destacarse mediante un análisis adecuado. Los informes también se elaboran a partir del análisis. También se preparan análisis de mercado, informe de producción, informe financiero e informe de empleados.

8. Mantenimiento de registros

Los registros creados deben mantenerse de manera adecuada. La referencia futura será muy fácil mediante el mantenimiento adecuado de los registros.

9. Conservación de registros

Los registros pueden clasificarse en dos tipos, es decir, registros necesarios y registros obsoletos. Los registros necesarios deben conservarse bajo el control y la supervisión del director de la oficina . Los registros obsoletos pueden destruirse.

10. Comunicación de información

La oficina proporciona información de sus registros cuando la gerencia lo requiere para tomar decisiones. La información puede proporcionarse verbalmente o por escrito. Normalmente, la información urgente se proporciona verbalmente.

La validez de la información depende de la rapidez con que la oficina suministre la información. La información brindada debe ser valiosa, específica, precisa y completa. No se debe proporcionar a nadie información irrelevante.

Características de las funciones de oficina

  1. Las funciones de oficina se caracterizan por ser un trabajo con un horario preestablecido en el contrato que por lo general se lleva a cabo de lunes a viernes con una duración que es variable de acuerdo a cada país e incluso empresa, ya que a veces se puede estipular un horario más amplio incluyendo los sábados y domingos u horarios por turnos rotativos.
  2. Dependiendo del tipo de trabajo la comunicación fluida puede ser una de sus características, por ejemplo si la exigencia es de trabajo en equipo.
  3. No obstante escribir y experiencia con ordenadores y software suele ser una de las características que requieren la mayor parte de las áreas de una empresa.
  4. Según el tipo de cargo, se puede caracterizar por la necesidad de que cumplas con un nivel educativo universitario o técnico.

¿Cuál es el trabajo de un oficinista?

¿Cuál es el trabajo de un oficinista? Si no te quedaron en claro las funciones que debes dominar como oficinista, entonces lo primero que debes pensar es que todo dependerá del tipo de empresa donde te empleas y su tamaño, sin embargo algunos trabajos son comunes a todas son:

  1. Toda empresa necesita mantener una buena comunicación con los integrantes de la organización, con sus clientes y proveedores, por lo cual tomar nota y saber transcribirlas es un trabajo propio de los oficinistas.
  2. La organización y archivo de documentos.
  3. Fotocopiar documentos.
  4. Escribir cartas.
  5. Conocer las herramientas de informática porque trabajará mayormente con el ordenador.
  6. Manejo de máquinas de oficina como ordenadores, escáner, fotocopiadoras, etc.

¿Qué máquinas se utilizan en la oficina?

Toda empresa comienza sus actividades con personal y también se pregunta qué maquinas se utilizan en la oficina y que por ende el oficinista debe dominar como:

  1. Las destructoras de papel, pues existe una ley de protección de datos y por lo tanto este es un trabajo que no puede ser realizado manualmente. La empresa se ocupará de focalizarse en una destructora de papel con un tamaño y usabilidad según el tamaño de la empresa.
  2. Las plastificadoras son máquinas de oficina para la plastificación de documentos importantes como por ejemplo un carnet de presentación para un evento o el carnet de acceso a la empresa.
  3. Las en sobradoras son máquinas de oficina para ensobrar cartas. Dado la fluida comunicación de las empresas con proveedores y clientes son de utilidad para agilizar el trabajo y tiempo del oficinista.
  4. El corta papel es una máquina sencilla que se utiliza para la apertura de sobres.
  5. La tijera es común en todas las empresas para hacer un corte recto o de otras formas en cartones o papeles.
  6. La pizarra acrílica con un acabado cristalizado y de color blanco es común y útil para escribir con marcadores no indelebles las tareas a realizar en el día, recordatorios, reuniones, etc.
  7. Los ordenadores que son considerados una herramienta esencial de las empresas y de la oficina para realizar todas las tareas de todos los departamentos de la empresa, pues para el desarrollo de documentos, ilustraciones, llevar la contabilidad, etc. son fundamentales y deben ser dominadas por los oficinistas.

¿Cuál es el papel de un oficinista?

Para comprender ¿Cuál es el papel de un oficinista?  Debes saber que es el sector donde toda la información de la empresa es procesada  a fin de recolectar datos que enviará a la administración para la toma de decisiones. Su papel es coordinar, hacer el control y dirigir algunas de las actividades del área comercial.

¿Cuáles son las dos funciones del lenguaje?     

Quieres saber ¿Cuáles son las dos funciones del lenguaje?, pues forma parte de la comunicación oral y escrita en una empresa.

  1. La función representativa, también denominada informativa hace foco en la situación y el contenido del mensaje, por ejemplo: Son las doce del mediodía, es un menaje que informa de manera objetiva.
  2. Función sintomática, expresiva o emotiva hace foco en el emisor, por ejemplo: Me siento triste, es un mensaje que expresa sentimientos por lo tanto es subjetivo.

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