Las funciones de una secretaria son casi las mismas que las de una asistente administrativa, pero centrando su enfoque a los proyectos de la gerencia o jefatura.
Las tareas y las funciones de una secretaria
Las principales funciones de una secretaria son las siguientes:
- Atender los llamados telefónicos del gerente de la empresa y para quien trabaja.
- Entrar en contacto con los clientes que llegan a la oficina.
- Establecer y llevar la agenda con las fechas de las citas con la gerencia.
- Atender a los clientes que llegan a las citas de acuerdo a las fechas establecidas según la agenda.
- Preparar los correos electrónicos y cartas a nombre del jefe, pues si éste se lo permite puede tener la capacidad legal de firmar las cartas a su nombre
- Debe contar con la habilidad de preparar base de datos.
- Debe encargarse de la preparación de hojas de datos.
- Es responsable de la precisión de los documentos que escribe, por lo tanto debe tratarse de una persona con habilidades certificadas de gramática.
- Tiene la responsabilidad de la organización, mantenimiento y operación de impresoras, videoconferencias, sistemas de teléfono, fotocopiadoras y todo equipo que se halle en la oficina.
- Debe controlar el inventario, ya que es su responsabilidad mantener los archivos electrónicos y físicos con los insumos necesarios, de forma tal que el gerente cuente con el acceso rápido a documentos que necesite en cualquier momento.
- La secretaria debe involucrase en la gestión de proyectos, para lo cual recopila información de clientes y proveedores incluyendo la negociación de las condiciones y precios.
- Cuando el gerente planea reuniones o una conferencia, es responsabilidad de la secretaria la creación de reportes y presentaciones.
- La secretaria de un gerente cumple funciones que se focalizan en los proyectos de su propio jefe, por lo tanto no incluye su atención al resto delos empleados de la empresa.
- Debe saber manejar la comunicación escrita y oral, preparar documentos, gestionar proyectos y organizar la oficina.
- Como asistente del gerente atiende las llamadas de su jefe y entrará en contacto directo con los clientes que llegan a la oficina, los recibe y los guía hasta el despacho donde los espera su jefe.
- La secretaria puede responder las llamadas telefónicas a nombre de su jefe y también recibe la correspondencia y paquetería que llega al gerente y puede hacerse cargo del despacho de los paquetes que su jefe necesite enviar a los clientes.
- Todos los documentos que genera la gerencia general es preparada, tramitada y controlada por la secretaria de la gerencia.
- Todos los documentos, las facturas, los informes, las actas, los acuerdos, los contratos, los informes, los escritos y las cartas son confeccionados por la secretaria del gerente.
- Es función de la secretaria de gerente la convocación a las reuniones y sesiones.
- El mensajero motorizado de la compañía es supervisado por la secretaria, ya que ella se debe hacer cargo de la coordinación de la gestión de cobro, las giras y labores de ese mensajero motorizado.
- Las tareas del mensajero interno de la empresa son coordinadas por la secretaria del gerente en función de que se lleve a cabo correctamente la distribución y entrega de la documentación.
- La secretaria tiene responsabilidad de que los asuntos confidenciales de la compañía sean mantenidos con discreción, ya que son asuntos cuya confidencialidad no se puede violar.
- El registro y cancelación de las pólizas de la empresa es responsabilidad de la secretaria.
- Debido a la cantidad de citas con los clientes pactadas por el gerente, la secretaria se debe hacer cargo de la coordinación de la sala de sesiones.
La diferencia entre una secretaria y una secretaria ejecutiva
Una secretaria es una persona que proporciona apoyo administrativo y administrativo. Las secretarias pueden realizar tareas tales como escribir a máquina y archivar, contestar el teléfono y hacer citas para su supervisor. El secretario ejecutivo o el asistente administrativo pueden hacer esas cosas, pero también tiene la responsabilidad de funciones de más alto nivel como la investigación, la interacción con los proveedores y la selección de productos o la gestión de bases de datos. Además de las diferencias en los deberes laborales, generalmente hay diferencias en la preparación educativa y los salarios entre secretarias y secretarias ejecutivas.
Habilidades Básicas
Tanto los secretarios como los secretarios ejecutivos deben ser competentes en habilidades básicas tales como mecanografía, ortografía, gramática, puntuación y experiencia en el uso de equipos ofimáticos y aplicaciones informáticas comunes como hojas de cálculo o gráficos para el procesamiento de textos. Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de combinar múltiples responsabilidades. Sin embargo, un secretario ejecutivo también necesita otras cualidades, tales como discreción, diplomacia, buen juicio y la capacidad de resolver problemas independientemente.
Grados de diferencia
Muchas de las diferencias entre un secretario y un secretario ejecutivo son cuestiones de grado. Un secretario puede ser responsable de la contabilidad y el efectivo para gastos menores, mientras que un secretario ejecutivo administra el presupuesto. Una secretaria puede publicar artículos en un sitio web, mientras que una secretaria ejecutiva puede diseñar y administrar el sitio web. Los secretarios pueden realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que el secretario ejecutivo ha diseñado y utiliza para las funciones de reporte. Una secretaria ejecutiva puede tener otros miembros del personal administrativo reportando a ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión. Un secretario ejecutivo a menudo depende directamente del director general y puede apoyar a uno o más altos ejecutivos.
Educación y Formación
Los niveles educativos de las secretarias y secretarias ejecutivas varían. Una secretaria puede tener un diploma de escuela secundaria o un GED pero sin educación adicional, aunque algunas tienen estudios universitarios. Los programas de educación vocacional, la escuela vocacional-técnica y las universidades comunitarias ofrecen cursos que pueden ser útiles para una secretaria y también pueden ofrecer la información específica de la industria que puedan necesitar las secretarias médicas o legales, como la terminología médica. Sin embargo, muchas organizaciones requieren un mínimo de una licenciatura, especialmente para un secretario ejecutivo senior.
Requisitos académicos
Una secretaria puede ingresar a la profesión sólo con un diploma de preparatoria y conocimientos de computación. Las secretarias aprenden la mayoría de sus deberes en el trabajo. Algunas compañías, como las del campo legal y médico, pueden preferir una secretaria que haya tomado clases específicas para la industria, por lo que está familiarizada con la terminología y las prácticas. Una licenciatura puede ser requerida para secretarias ejecutivas.
Salarios, ¿cuanto gana una secretaria?
Los salarios de los secretarios y secretarios ejecutivos reflejan las diferencias en cuanto a responsabilidades y preparación educativa.
Los secretarios ejecutivos ganaron $48.120 en 2011, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Los secretarios y asistentes administrativos, excluyendo los secretarios legales y médicos, ganaron un promedio de $33,020 por año. Los secretarios legales ganaron un salario promedio anual de $44,310, y los secretarios médicos ganaron $32,430 en 2011, según el BLS.
Se espera que el crecimiento del empleo en el campo secretarial sea de alrededor del 12 por ciento entre 2010 y 2020, tan rápido como la media de todas las profesiones. Sin embargo, el BLS señala que es probable que el crecimiento del empleo de los secretarios médicos sea mayor debido a la expansión de la industria del cuidado de la salud.
Cuando se desglosan por categoría, los salarios anuales medios son:
- Secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos: 55.860 dólares
- Secretarios legales: $44,180
- Secretarias y asistentes administrativos no legales, médicos ni ejecutivos: $34,820
- Secretarias médicas: $33,730
- Años de experiencia:El salario de un secretario aumenta significativamente desde el nivel inicial hasta el nivel superior, y puede aumentar aún más con la capacitación en diversas habilidades.
- Un secretario que se especializa en una industria, como un secretario médico o legal, puede exigir un salario mucho más alto. Muchas secretarias de oficina se abren camino hasta llegar a secretarias ejecutivas, alcanzando niveles salariales más altos a lo largo del camino.
Sectores y Tendencia al Crecimiento del Empleo
En el 2017 había alrededor de 4 millones de secretarias y asistentes administrativos empleados en todas las industrias.
Se proyecta que las oportunidades de empleo para todas las secretarias y asistentes administrativos disminuyan en un 5 por ciento durante la próxima década, excepto en una categoría. Esto se debe principalmente a las tecnologías modernas que pueden ayudar a otros a preparar la documentación y otras tareas que antes realizaban las secretarias. En el caso de las secretarias ejecutivas, los gerentes ahora están completando las funciones de una secretaria por su cuenta, o las secretarias pueden apoyar a más de un gerente.
Los mayores empleadores de secretarias se encuentran en los siguientes sectores:
- Asistencia sanitaria
- Aasistencia social
- Educación
- Profesionales independientes
- Servicios científicos y técnicos
- El gobierno y la sociedad civil
- Organizaciones religiosas y similares
Lista desarrollada de los deberes de un secretario o secretaria
Las secretarias se encargan de las responsabilidades básicas de oficina, organización y oficina de una empresa, departamento o ejecutivo. Las empresas de todos los tamaños contratan a secretarias para que les ayuden a gestionar el front office y los asuntos administrativos. Los deberes de un secretario son a menudo invisibles por el público, pero pueden ser vitales para ayudar a una compañía a mantenerse organizada y en el camino correcto.
Descripción del puesto:
Los deberes de un secretario o asistente administrativo varían según la industria y el empleador, pero algunas tareas son comunes a muchos entornos de trabajo.
Recepción. En general, en los puestos de oficina, las tareas de secretaría implican ayudar a los nuevos empleados y a los visitantes a orientarse. Esto incluye dirigir a los visitantes a las personas que vinieron a conocer y mostrarles a los nuevos empleados a dónde ir en su primer día. En general, una secretaria proyecta la imagen del negocio ofreciendo una recepción amigable y profesional a las personas que entran en la oficina.
Archivo. Las secretarias a menudo manejan los archivos de los clientes y otros registros en una oficina. En el consultorio de un médico, por ejemplo, la secretaria saca el expediente de cada paciente en el momento de la cita con la enfermera o el médico. Ella lo reemplaza cuando termina la cita. Mantener los archivos en orden alfabético y utilizar un sistema de archivo para facilitar su almacenamiento y recuperación son claves para una organización de archivos exitosa.
Correspondencia. Las secretarias son el enlace común para la correspondencia telefónica y postal entrante y saliente. Reciben llamadas de clientes, socios comerciales, trabajadores o miembros de la comunidad, y responden preguntas o desvían las llamadas. También hacen llamadas en nombre de los gerentes para comunicar información a los clientes, para programar citas o para dar seguimiento a las consultas. Tomar notas de un gerente, preparar un memorándum o carta y revisar el correo son deberes comunes de una secretaria.
Gestión de documentos. Las secretarias copian los documentos para enviarlos por correo o para su distribución interna. También deben enviar por fax los documentos de la empresa a los clientes y recibir los faxes entrantes para transmitirlos a la persona adecuada. Algunas secretarias utilizan el correo electrónico, Word y Excel para crear hojas de cálculo o documentos y distribuirlos a empleados o clientes. La corrección de documentos y la redacción de correos electrónicos son otras tareas de secretaría.
Tareas de oficina. Especialmente en oficinas pequeñas, las funciones de un secretario pueden incluir tareas administrativas de rutina y diligencias para ayudar a otros. Esto puede significar cancelar o reprogramar citas, ordenar suministros de oficina, tomar notas durante las reuniones y conseguir bebidas para los invitados.
Las funciones de una secretaria se realizan en un entorno de oficina, aunque las secretarias también pueden trabajar a distancia. Una carrera como secretaria es un trabajo de tiempo completo que puede requerir horas extras y fines de semana, dependiendo de la compañía.
Referencias:
- Oficina de estadísticas laboraaes: Secretaria ejecutiva
- Empleo ocupacional y salarios estimados de los Estados Unidos
