¿Cuáles son las funciones de una secretaria como asistente de un gerente?

Las funciones de una secretaria son casi las mismas que las de una asistente administrativa,  pero centrando su enfoque a los proyectos de la gerencia o jefatura.

Las tareas y las funciones de una secretaria

Las principales funciones de una secretaria son las siguientes:

  1. Atender los llamados telefónicos del gerente de la empresa y para quien trabaja.
  2. Entrar en contacto con los clientes que llegan a la oficina.
  3. Establecer y llevar la agenda con las fechas de las citas con la gerencia.
  4. Atender a los clientes que llegan a las citas de acuerdo a las fechas establecidas según la agenda.
  5. Preparar los correos electrónicos y cartas a nombre del jefe, pues si éste se lo permite puede tener la capacidad legal de firmar las cartas a su nombre
  6. Debe contar con la habilidad de preparar base de datos.
  7. Debe encargarse de la preparación de hojas de datos.
  8. Es responsable de la precisión de los documentos que escribe, por lo tanto debe tratarse de una persona con habilidades certificadas de gramática.
  9. Tiene la responsabilidad de la organización, mantenimiento y operación de impresoras, videoconferencias, sistemas de teléfono, fotocopiadoras y todo equipo que se halle en la oficina.
  10. Debe controlar el inventario, ya que es su responsabilidad mantener los archivos electrónicos y físicos con los insumos necesarios, de forma tal que el gerente cuente con el acceso rápido a documentos que necesite en cualquier momento.
  11. La secretaria debe involucrase en la gestión de proyectos, para lo cual recopila información de clientes y proveedores incluyendo la negociación de las condiciones y precios.
  12. Cuando el gerente planea reuniones o una conferencia, es responsabilidad de la secretaria la creación de reportes y presentaciones.
  13. La secretaria de un gerente cumple funciones que se focalizan en los proyectos de su propio jefe, por lo tanto no incluye su atención al resto delos empleados de la empresa.
  14. Debe saber manejar la comunicación escrita y oral, preparar documentos, gestionar proyectos y organizar la oficina.
  15. Como asistente del gerente atiende las llamadas de su jefe y entrará en contacto directo con los clientes que llegan a la oficina, los recibe y los guía hasta el despacho donde los espera su jefe.
  16. La secretaria puede responder las llamadas telefónicas a nombre de su jefe y también recibe la correspondencia y paquetería que llega al gerente y puede hacerse cargo del despacho de los paquetes que su jefe necesite enviar a los clientes.
  17. Todos los documentos que genera la gerencia general es preparada, tramitada y controlada por la secretaria de la gerencia.
  18. Todos los documentos, las facturas, los informes, las actas, los acuerdos, los contratos, los informes, los escritos y las cartas son confeccionados por la secretaria del gerente.
  19. Es función de la secretaria de gerente la convocación a las reuniones y sesiones.
  20. El mensajero motorizado de la compañía es supervisado por la secretaria, ya que ella se debe hacer cargo de la coordinación de la gestión de cobro, las giras y labores de ese mensajero motorizado.
  21. Las tareas del mensajero interno de la empresa son coordinadas por la secretaria del gerente en función de que se lleve a cabo correctamente la distribución y entrega de la documentación.
  22. La secretaria tiene responsabilidad de que los asuntos confidenciales de la compañía sean mantenidos con discreción, ya que son asuntos cuya confidencialidad no se puede violar.
  23. El registro y cancelación de las pólizas de la empresa es responsabilidad de la secretaria.
  24. Debido a la cantidad de citas con los clientes pactadas por el gerente, la secretaria se debe hacer cargo de la coordinación de la sala de sesiones.

Funciones de una secretaria

La diferencia entre una secretaria y una secretaria ejecutiva

Una secretaria es una persona que proporciona apoyo administrativo y administrativo. Las secretarias pueden realizar tareas tales como escribir a máquina y archivar, contestar el teléfono y hacer citas para su supervisor. El secretario ejecutivo o el asistente administrativo pueden hacer esas cosas, pero también tiene la responsabilidad de funciones de más alto nivel como la investigación, la interacción con los proveedores y la selección de productos o la gestión de bases de datos. Además de las diferencias en los deberes laborales, generalmente hay diferencias en la preparación educativa y los salarios entre secretarias y secretarias ejecutivas.

Habilidades Básicas

Tanto los secretarios como los secretarios ejecutivos deben ser competentes en habilidades básicas tales como mecanografía, ortografía, gramática, puntuación y experiencia en el uso de equipos ofimáticos y aplicaciones informáticas comunes como hojas de cálculo o gráficos para el procesamiento de textos. Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de combinar múltiples responsabilidades. Sin embargo, un secretario ejecutivo también necesita otras cualidades, tales como discreción, diplomacia, buen juicio y la capacidad de resolver problemas independientemente.

Grados de diferencia

Muchas de las diferencias entre un secretario y un secretario ejecutivo son cuestiones de grado. Un secretario puede ser responsable de la contabilidad y el efectivo para gastos menores, mientras que un secretario ejecutivo administra el presupuesto. Una secretaria puede publicar artículos en un sitio web, mientras que una secretaria ejecutiva puede diseñar y administrar el sitio web. Los secretarios pueden realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que el secretario ejecutivo ha diseñado y utiliza para las funciones de reporte. Una secretaria ejecutiva puede tener otros miembros del personal administrativo reportando a ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión. Un secretario ejecutivo a menudo depende directamente del director general y puede apoyar a uno o más altos ejecutivos.

Educación y Formación

Los niveles educativos de las secretarias y secretarias ejecutivas varían. Una secretaria puede tener un diploma de escuela secundaria o un GED pero sin educación adicional, aunque algunas tienen estudios universitarios. Los programas de educación vocacional, la escuela vocacional-técnica y las universidades comunitarias ofrecen cursos que pueden ser útiles para una secretaria y también pueden ofrecer la información específica de la industria que puedan necesitar las secretarias médicas o legales, como la terminología médica. Sin embargo, muchas organizaciones requieren un mínimo de una licenciatura, especialmente para un secretario ejecutivo senior.

Requisitos académicos

Una secretaria puede ingresar a la profesión sólo con un diploma de preparatoria y conocimientos de computación. Las secretarias aprenden la mayoría de sus deberes en el trabajo. Algunas compañías, como las del campo legal y médico, pueden preferir una secretaria que haya tomado clases específicas para la industria, por lo que está familiarizada con la terminología y las prácticas. Una licenciatura puede ser requerida para secretarias ejecutivas.

Salarios, ¿cuanto gana una secretaria?

Los salarios de los secretarios y secretarios ejecutivos reflejan las diferencias en cuanto a responsabilidades y preparación educativa.

Los secretarios ejecutivos ganaron $48.120 en 2011, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Los secretarios y asistentes administrativos, excluyendo los secretarios legales y médicos, ganaron un promedio de $33,020 por año. Los secretarios legales ganaron un salario promedio anual de $44,310, y los secretarios médicos ganaron $32,430 en 2011, según el BLS.

Se espera que el crecimiento del empleo en el campo secretarial sea de alrededor del 12 por ciento entre 2010 y 2020, tan rápido como la media de todas las profesiones. Sin embargo, el BLS señala que es probable que el crecimiento del empleo de los secretarios médicos sea mayor debido a la expansión de la industria del cuidado de la salud.

Cuando se desglosan por categoría, los salarios anuales medios son:

  • Secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos: 55.860 dólares
  • Secretarios legales: $44,180
  • Secretarias y asistentes administrativos no legales, médicos ni ejecutivos: $34,820
  • Secretarias médicas: $33,730
  • Años de experiencia:El salario de un secretario aumenta significativamente desde el nivel inicial hasta el nivel superior, y puede aumentar aún más con la capacitación en diversas habilidades.
  • Un secretario que se especializa en una industria, como un secretario médico o legal, puede exigir un salario mucho más alto. Muchas secretarias de oficina se abren camino hasta llegar a secretarias ejecutivas, alcanzando niveles salariales más altos a lo largo del camino.

Sectores y Tendencia al Crecimiento del Empleo

En el 2017 había alrededor de 4 millones de secretarias y asistentes administrativos empleados en todas las industrias.

Se proyecta que las oportunidades de empleo para todas las secretarias y asistentes administrativos disminuyan en un 5 por ciento durante la próxima década, excepto en una categoría. Esto se debe principalmente a las tecnologías modernas que pueden ayudar a otros a preparar la documentación y otras tareas que antes realizaban las secretarias. En el caso de las secretarias ejecutivas, los gerentes ahora están completando las funciones de una secretaria por su cuenta, o las secretarias pueden apoyar a más de un gerente.

Los mayores empleadores de secretarias se encuentran en los siguientes sectores:

  • Asistencia sanitaria
  • Aasistencia social
  • Educación
  • Profesionales independientes
  • Servicios científicos y técnicos
  • El gobierno y la sociedad civil
  • Organizaciones religiosas y similares

Lista desarrollada de los deberes de un secretario o secretaria

Las secretarias se encargan de las responsabilidades básicas de oficina, organización y oficina de una empresa, departamento o ejecutivo. Las empresas de todos los tamaños contratan a secretarias para que les ayuden a gestionar el front office y los asuntos administrativos. Los deberes de un secretario son a menudo invisibles por el público, pero pueden ser vitales para ayudar a una compañía a mantenerse organizada y en el camino correcto.

Descripción del puesto: 

Los deberes de un secretario o asistente administrativo varían según la industria y el empleador, pero algunas tareas son comunes a muchos entornos de trabajo.

Recepción. En general, en los puestos de oficina, las tareas de secretaría implican ayudar a los nuevos empleados y a los visitantes a orientarse. Esto incluye dirigir a los visitantes a las personas que vinieron a conocer y mostrarles a los nuevos empleados a dónde ir en su primer día. En general, una secretaria proyecta la imagen del negocio ofreciendo una recepción amigable y profesional a las personas que entran en la oficina.

Archivo. Las secretarias a menudo manejan los archivos de los clientes y otros registros en una oficina. En el consultorio de un médico, por ejemplo, la secretaria saca el expediente de cada paciente en el momento de la cita con la enfermera o el médico. Ella lo reemplaza cuando termina la cita. Mantener los archivos en orden alfabético y utilizar un sistema de archivo para facilitar su almacenamiento y recuperación son claves para una organización de archivos exitosa.

Correspondencia. Las secretarias son el enlace común para la correspondencia telefónica y postal entrante y saliente. Reciben llamadas de clientes, socios comerciales, trabajadores o miembros de la comunidad, y responden preguntas o desvían las llamadas. También hacen llamadas en nombre de los gerentes para comunicar información a los clientes, para programar citas o para dar seguimiento a las consultas. Tomar notas de un gerente, preparar un memorándum o carta y revisar el correo son deberes comunes de una secretaria.

Gestión de documentos. Las secretarias copian los documentos para enviarlos por correo o para su distribución interna. También deben enviar por fax los documentos de la empresa a los clientes y recibir los faxes entrantes para transmitirlos a la persona adecuada. Algunas secretarias utilizan el correo electrónico, Word y Excel para crear hojas de cálculo o documentos y distribuirlos a empleados o clientes. La corrección de documentos y la redacción de correos electrónicos son otras tareas de secretaría.

Tareas de oficina. Especialmente en oficinas pequeñas, las funciones de un secretario pueden incluir tareas administrativas de rutina y diligencias para ayudar a otros. Esto puede significar cancelar o reprogramar citas, ordenar suministros de oficina, tomar notas durante las reuniones y conseguir bebidas para los invitados.

Las funciones de una secretaria se realizan en un entorno de oficina, aunque las secretarias también pueden trabajar a distancia. Una carrera como secretaria es un trabajo de tiempo completo que puede requerir horas extras y fines de semana, dependiendo de la compañía.

Referencias:

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