📝 Licencias y Permisos para abrir un negocio ¿Cuáles necesito?

Obtener licencias y permisos para abrir un negocio es absolutamente necesario cuando se trata de iniciar un nuevo negocio. No hacerlo desde el principio es un error que cometen muchos de los nuevos empresarios sobre todo cuando tienen un negocio desde casa (home-based business).

Para abrir un negocio es requisito contar con una Licencia de Negocios “Business Licence” o permiso el cual varía según el tipo de negocio, la ubicación el estado o condado, entre los permisos que debe tener están el Fire Department Permit, Sign permits, County permits y State license.

Los siguientes son algunos de las licencias y permisos más comunes que los dueños de pequeños negocios en los Estados Unidos pueden necesitar y le indicamos los requisitos, costos y el lugar dónde ir para tramitar su licencia.

LICENCIAS NECESARIAS POR TIPO DE NEGOCIO EN USA

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Licencias de Negocio  o Business License

Póngase en contacto con el departamento de licencia de negocios de su ciudad (business license department) para averiguar sobre cómo obtener una licencia de negocios, que en esencia le otorga el derecho (después de pagar una cuota, por supuesto) para operar un negocio en esa ciudad o condado. Cuando usted presenta su solicitud de licencia ellos se aseguran de que en el área donde usted desea abrir su negocio está permitido hacerlo.

No se puede operar en una zona que no está zonificada para su tipo de negocio a menos que usted obtenga un permiso de uso, presentando su caso ante una comisión de su ciudad y que demuestre que su negocio no va a alterar el estilo de vida de los residentes de ese sector.

Si usted está  planeando iniciar un negocio en su casa, debe investigar las ordenanzas de zonificación de la misma con mucho cuidado. Algunas zonas residenciales tienden a tener reglas estrictas para prevenir el uso de las viviendas para fines comerciales.  Aun así, es posible obtener un permiso de uso, ya que en  muchas zonas la actitud hacia los “home-based business” es cada vez más favorable, lo que hace más fácil que hagan una excepción.

1. Permisos del Departamento de Bomberos o Fire Department Permit

Es posible que tenga que obtener un permiso de su departamento de bomberos si su empresa utiliza cualquier material inflamable o si sus instalaciones estarán  abiertas al público.  En algunas ciudades usted tiene que obtener este permiso antes de abrir el negocio.  Otras áreas no requieren de permisos, sino simplemente seguir el calendario de inspecciones periódicas de su negocio para ver si cumple con las normas de seguridad contra incendios. Si no lo hace, le van a emitir una citación. Negocios como restaurantes, residencias de ancianos, guarderías y cualquier otro lugar en donde muchas personas se congregan están sujetos a frecuentes controles del departamento de bomberos.

2. Permiso de Señalizaciones o Letreros o Sign Permits

Algunas ciudades y suburbios restringen el tamaño, ubicación y, a veces, la iluminación y el tipo de señal que puede utilizar fuera de su negocio. Para evitar errores costosos es mejor comprobar los reglamentos y obtenga la aprobación por escrito de su propietario (si usted alquila) antes de ir instalar su aviso.

3. Permisos del Condado  o County Permits

Los gobiernos de los condados con frecuencia requieren los mismos tipos de permisos y licencias que las ciudades. Si su empresa se encuentra fuera de la jurisdicción de una ciudad, estos permisos podrían aplicarse a su caso.

4. Licencias del Estado o State License

En muchos estados, las personas ejerciendo ciertas profesiones deben tener licencias o permisos para dicho trabajo.  A menudo  tienen que pasar los exámenes estatales antes de que puedan obtener estos permisos y realizar negocios. 

Muchos estados suelen exigir una licencia para mecánicos, plomeros, electricistas, reparadores de viviendas, contratistas de obras, agencias de cobro, agentes de seguros, agentes de bienes raíces,  y cualquier persona que proporciona servicios personales (es decir, peluqueros, cosmetólogos, los médicos y enfermeras). Póngase en contacto con las oficinas del gobierno estatal para obtener una lista completa de las ocupaciones que requieren licencias.

5. Licencia para Impuesto sobre las Ventas (Sales Tax License).  

La razón por las que usted necesita un certificado de reventa (en otros estados, esto puede ser llamado un “permiso de vendedor” (seller´s permit) es que  cualquier negocio que venda bienes o servicios sujetos a impuestos deben de pagarlos sobre las ventas que realice. Verifique las normas en su estado y cumpla con estos requisitos, este es un punto muy importante.

6. Permiso del Departamento de Salud o Health Department Permits

Si usted planea vender alimentos, ya sea directamente a los clientes como en un restaurante o como mayorista a otros minoristas, usted necesitará este permiso. Esto cuesta alrededor de $ 25 y varía según el tamaño de la empresa y la cantidad y el tipo de equipo que tiene. El departamento de salud querrá inspeccionar sus instalaciones antes de emitir el permiso.

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¿Qué Licencias y permisos necesito para abrir un negocio en USA?

Para ayudarle a identificar específicamente qué licencias o permisos requieres para tu negocio, necesitas seleccionar el tipo de negocio de la siguiente lista para conocer la licencia específica y de permiso según la zona donde se encuentra su negocio.

En la siguiente tabla te mostramos los requisitos que necesitas para obtener los permisos y licencias necesarios para iniciar su propio negocio.

Pasos para solicitar Licencias y Permisos para abrir un negocio en Estados Unidos

Antes de conocer el paso a paso para obtener tu licencia de negocio, es imprescindible definir si lo has de establecer en Estados Unidos, ya sea que conformes una sociedad de responsabilidad limitada, una empresa unipersonal o una asociación .

Incluso  al conformar una sociedad o una corporación debes presentar los artículos de organización o los artículos de incorporación con las actas, registros y todo cuanto exige la ley, cuya información y formularios puedes obtenerlos en el sitio web del gobierno,  del estado  o condado donde deseas establecer tu empresa.

DBA (Doing Business As o Nombre Ficticio del Negocio)

Necesitas un certificado llamado DBA, que corresponde al nombre ficticio de tu empresa, pues es necesario para las empresas unipersonales, las asociaciones, las sociedades de responsabilidad limitada y las corporaciones, cuando el nombre de tu empresa no es igual a tu nombre legal, pues en este caso el DBA, lo expide la oficina del secretario del condado que identificará al propietario de la empresa.

Por lo tanto siempre necesitarás obtener tu licencia de negocio, para lo cual puedes contactarte con la oficina del secretario de estado del condado donde se establezca tu empresa.

Incluso al tratarse de un negocio nuevo, también debes dirigirte a la misma entidad para hacer una consulta sobre el certificado de exención o un permiso de reventa en el caso de que pienses vender al por menor.

En este sentido podrás realizar todas las consultas en el Departamento de Impuestos del Estado, pues podrán informarte y quitarte todas tus dudas además de que te indicarán el pago de las cuotas. En el sitio web oficial puedes descargar los formularios que corresponden.

Si bien todas las ciudades requieren este tipo de licencia y en el sitio web de ellas puedes descargar los formularios para solicitarla, debes tener en cuenta que algunas te cobrarán cargos adicionales según sea el tipo de negocio que establecerás.

Licencias especiales: Además de la licencia de negocio, puedes necesitar obtener algunas licencias especiales de acuerdo al tipo de negocio, como por ejemplo si abres un centro de belleza o los contratistas necesitan una licencia especial del mismo modo que otros necesitan un permiso de salud expedido por el condado o ciudad.

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Documentos requeridos para obtener una licencia de negocio

Ordenanza de zonificación:

Antes de arrendar tu negocio debes asegurarte que tu tipo de negocio está habilitado para establecerse en la zona que has elegido,  incluso si tu negocio se basa en el hogar necesitarás un permiso de ocupación especial. Una vez que recibes el permiso de zonificación piensa en arrendar el edificio donde funcionará tu negocio.

EIN: Debes obtener un EIN, el número de identificación patronal, el cual lo usarás como el número federal de identificación del contribuyente.

Lo necesitas tanto como sociedad de responsabilidad limitada, como corporación o como sociedad e incuso como empresa unipersonal o si tienes un o más empleados a quienes pagas salarios e incluso si tienes obligación de presentar la declaración de impuestos sobre el consumo.

Para obtenerlo puedes completar on line el formulario SS-4 y obtendrás tu EIN de inmediato, el cual es expedido por el Servicio de Impuestos Internos de la ciudad correspondiente.

Seguro de compensación laboral:

Como empleador estás obligado a contar con un seguro de compensación laboral para beneficiar a tus empleados.

Para ello puedes dirigirte a la división de relaciones industriales de la ciudad o condado correspondiente y obtener información en el sitio web oficial.

Seguro de desempleo:

También necesitas un seguro de desempleo, ya que es requerido para la apertura de cualquier nuevo negocio, la tasa que corresponde es el 3.0% tomando en cuenta el salario bruto de cada uno de tus empleados. Sin embargo la cantidad de los salarios tienen que ver con el impuesto que se modifica todos los años.

Impuesto empresarial del estado:

Es el impuesto calculado sobre la nómina trimestral basado en los salarios brutos, el cual debes abonar en el Departamento de Impuestos del estado correspondiente.

El porcentaje es del 0.5% sobre una cierta cantidad de dinero correspondiente a los salarios pagos durante tres meses calendario.

Impuesto sobre el entretenimiento en vivo:

El impuesto sobre el entretenimiento en vivo por supuesto corresponderá si tu negocio aplica a ello, como por ejemplo la venta de refrescos la venta de alimentos, mercancías y ventas de entradas, entonces será aplicable un impuesto del 10% cobrado por el Departamento de estado del condado correspondiente.

Formulario W-4:

El formulario W-4 debes completarlo porque así lo exige la ley para todos los empleados, uno por cada uno de ellos es requerido para la retención de impuestos por los cheques. Para ello cualquier información que necesites puedes obtenerla del IRS.

Formulario I-9:

A partir de llenar el formulario I-9  se comprueba que tus empleados están autorizados a trabajar en Estados Unidos, por lo tanto cada uno de tus empleados debe completar un formulario, el cual activará la oficina de negocios.

En definitiva una vez que cumplimentes con todos los requisitos que has leído incluyendo los formularios requeridos podrás obtener tu licencia de negocio.

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¿Cómo obtener Licencias y permisos para abrir un negocio en Estados Unidos (EEUU) por cada Estado?

¿Desea Iniciar un negocio propio? ¿Está confundido sobre si usted necesita una licencia comercial o un permiso?
Prácticamente todo negocio necesita algún tipo de licencia o permiso para operar legalmente. Sin embargo, los requisitos para obtener las licencias y permisos varían según el tipo de negocio que usted desea abrir, depende de la localización, y de las reglas de gobierno de dicho Estado.

Para ayudarle a identificar la específicas licencias o permisos que su negocio necesite, simplemente seleccione un estado de la lista a continuación para conocer la licencia específica y de permiso en la zona donde se encuentra su negocio.

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Licencias estatales y locales para la creación de pequeñas empresas

Las autoridades estatales y locales a menudo requieren aún más licencias para pequeñas empresas y tienen que considerar más asuntos que las regulaciones impuestas por el gobierno federal. Cuando usted comienza un negocio, hay reglas y regulaciones federales y estatales que la compañía debe cumplir para poder operar legalmente.

Licencias estatales y locales para pequeñas empresas ¿Cuales necesito?

Los gobiernos estatales y locales tienen regulaciones de mayor alcance para los negocios, y hay más asuntos locales que las pequeñas empresas deben considerar al comenzar. Por ejemplo, además de los requisitos federales y locales para que las empresas obtengan licencias, los propietarios de pequeñas empresas también deben considerar otras cuestiones locales, como las ordenanzas de zonificación, los códigos de construcción y las consideraciones de arrendamiento.

Requisitos de la licencia estatal

Los requisitos de licencia comercial difieren de un estado a otro, pero la mayoría de los gobiernos estatales normalmente requieren los siguientes tipos de licencias y permisos:

• Licencia de negocio estatal: Esencialmente, una licencia de negocio estatal se usa para rastrear y monitorear negocios para propósitos de impuestos y se requiere que los negocios operen legalmente en el estado. La mayoría de los estados tienen agencias creadas específicamente para lidiar con la emisión de licencias estatales.
• Registro de impuestos: Para estados con un impuesto sobre las ventas, usted tendrá que presentar una solicitud de licencia de impuestos sobre las ventas para cobrar a los clientes.
• Licencias ocupacionales: Todos los estados regulan ciertas profesiones y requieren que los profesionales de esas ocupaciones obtengan (y mantengan) licencias para hacer negocios. Los estados exigen licencias para médicos, abogados, contadores, agentes de bienes raíces, guardias de seguridad privada, directores de funerales, investigadores privados, barberos y muchas otras profesiones. Para confirmar si su estado requiere que su negocio tenga una licencia ocupacional, comuníquese con las autoridades de licencias de su estado.
• Licencias para vender ciertos productos: Los Estados exigen a las empresas que tengan licencias para vender productos como licores, armas de fuego y gasolina.
• Seguro de desempleo: Para las empresas con empleados, la mayoría de los estados exigen que la empresa adquiera en su sistema de seguro de desempleo. Comuníquese con el Departamento del Trabajo de su estado para obtener más información.

Requisitos y Emisiones Locales

• Registre el nombre de su empresa: Tendrá que registrar el nombre de su empresa en agencias locales (y probablemente estatales) como el secretario del condado, junto con la dirección comercial. Tendrá que tener cuidado de elegir un nombre que no esté siendo utilizado por otro negocio. Si el negocio es una LLC o corporación, el nombre del negocio será registrado con el estado cuando usted somete los artículos de incorporación. Si usted es propietario único, el nombre predeterminado será su nombre, pero puede solicitar el uso de un nombre ficticio (también conocido como DBA-«hacer negocios como») con la ciudad o el condado. Las asociaciones también pueden solicitar un DBA con la ciudad o el condado.
• Licencias de negocios locales: Además de las licencias estatales o federales cuando corresponda, casi todas las empresas necesitarán una licencia del gobierno local (ciudad o condado) para operar legalmente dentro de sus jurisdicciones. Estas licencias locales son típicamente muy fáciles de obtener y requieren el pago de una cuota.
• Permiso de zonificación: Un permiso de zonificación demuestra que la localidad de su negocio está aprobada por la ciudad o condado para el uso de su negocio. Las leyes de zonificación son específicas para cada localidad y pueden variar de un bloque a otro. Las leyes regulan cosas como el tipo de negocio que se permite en un área, la disposición de desechos, el tamaño y colocación de carteles, e incluso la apariencia del frente de la tienda (si, por ejemplo, usted está en un distrito histórico). Si su ubicación específica no está dividida en zonas para su tipo de negocio y usted ha firmado un contrato de arrendamiento, usted tiene problemas en sus manos. Por lo tanto, antes de firmar un contrato de arrendamiento, asegúrese de confirmar que el área está dividida en zonas para su uso y que el contrato refleja exactamente el tipo de negocio.
• Permiso de salud: Si va a preparar alimentos como parte de su negocio, necesitará obtener permisos del condado para hacerlo.
• Permisos de construcción: Si desea remodelar o construir un nuevo espacio, debe obtener permisos de construcción de las agencias locales para garantizar la seguridad y confirmar que la remodelación o el nuevo espacio cumple con las ordenanzas locales. Dependiendo del tipo de trabajo que se esté haciendo, también puede necesitar permisos para trabajos de plomería, electricidad, calefacción o aire acondicionado. Asegúrese de consultar con un contratista licenciado y experimentado para determinar qué tipos de permisos necesitará, así como cuánto costará para que su negocio cumpla con los requisitos locales.
• Permisos ambientales: Además de las agencias estatales y federales que cubren los temas ambientales, las agencias locales también regulan el impacto ambiental de los negocios, incluyendo asuntos como la calidad del aire, la calidad del agua y la eliminación de desechos. Por ejemplo, el número de juntas locales de calidad del aire está aumentando, al igual que su activismo para mantener o mejorar la contaminación del aire en su localidad, con especial atención a las empresas.