La clave del éxito en la planificación u organización de eventos está en ser creativo, ingenioso y en evitar las incertidumbres. Cuanto más investigue los recursos disponibles, le será más sencillo superar los posibles obstáculos que se puedan presentar y tener éxito en la organización de sus eventos.
Tips y Herramientas Para la Planeación y Organización de Eventos
Enumerar todo lo necesario para las diferentes etapas o fases de la planificación es una excelente forma de mantenerse organizado y cumplir sus objetivos. Una lista de verificación es una herramienta importante para la planificación de cualquier evento. Hacer una aumentará su productividad y las posibilidades de cumplir sus objetivos. Algunos encabezados útiles para utilizar en su lista de control podrían ser: Tareas, Notas, Fechas Límites o Fechas de Entrega, Actividades / Artículos, Costos, Preguntas, Completado, etc.
No importa si su lista de verificación está en su sitio web, ordenador portátil, PDA, lo importante es mantenerla actualizada y corregirla constantemente obedeciendo a sus cambiantes necesidades.
Presupuesto del Evento
Es importante analizar a fondo sus costos reales a medida que vayan surgiendo, y comparar y establecer prioridades para llegar a sus metas proyectadas. Es crucial para el proceso de planificación tener un presupuesto. Un presupuesto es una proyección escrita de los ingresos previstos y los gastos para un período de tiempo determinado. Un presupuesto exacto es su recurso más valioso para la toma inteligente de decisiones. Asegúrese de actualizar con frecuencia su presupuesto.
Fecha y Lugar del Evento
Hay una gran variedad de lugares apropiados para la celebración de eventos de donde escoger, así que ¡siéntase libre para ser creativo! La industria del hospedaje prospera en la satisfacción de las necesidades específicas de diferentes tipos de grupos e individuos de todo el mundo.
Al elegir un lugar, tenga en cuenta que el hecho de que un sitio pueda parecer bastante impresionante, no significa necesariamente que esté fuera de su presupuesto, no se deje intimidar. Esa ubicación de moda o elegante podría terminar siendo el lugar perfecto para su evento especial.
Diseño del Evento
Sea creativo a la hora de escoger el diseño para el evento, tome en cuenta las necesidades y gustos de sus clientes o las suyas propias. Manténgase actualizado sobre las últimas tendencias en eventos sociales.
Suministros
Recuerde que la calidad de los suministros que usted elija para su evento debe ser la apropiada para la ocasión y el calibre de los invitados que asistan. Al mismo tiempo, usted tiene que permanecer dentro de las limitaciones de su presupuesto. Esto puede requerir constantes comparaciones de precios. Existen muchos artículos que pueden ser alquilados para su ocasión, como las mesas y las sillas, sábanas, equipo audiovisual, baños portátiles, y más.
El Banquete
No subestime la importancia de la comida en su evento. A este renglón debe de prestarle su máxima atención porque hacerlo correctamente es crucial para su éxito.
Registración
Si utiliza un proveedor de servicios de registro asegúrese de comprobar sus referencias. Asegúrese de que en su contrato se estipule que usted es propietario de todos los datos recolectados, que es seguro, y que nada será compartida sin su permiso.
La protección de los datos personales de los invitados es de fundamental importancia la hora de planificar su evento.
Iluminación
El propósito de elegir la iluminación adecuada no sólo sirve para llamar la atención sobre los puntos o zonas a resaltar sino también para proporcionar un ambiente acogedor a su evento. Hay muchos tipos diferentes de iluminación que pueden emplearse para crear los efectos deseados.
Si usted planea meticulosamente sus eventos y presta estrecha atención a los detalles, seguro que serán todo un éxito.
Artículo anterior sobre el tema: Organización de Eventos y Fiestas. Recuerde leer nuestros artículos publicados en la categoría de Marketing con ideas y herramientas para promocionar su negocio y conseguir clientes.
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