Organización de Eventos y Fiestas (Event & Party Planner)

La organización de eventos, reuniones y fiestas es un negocio que puede llegar a ser muy lucrativo, con márgenes de ganancia desde un 15% hasta un 40%.  Si te gustan las fiestas, eres creativo o creativa, con habilidad para la organización y la planeación, detallista, y sobre todo puedes lidiar con el stress, este puede ser tu negocio.  Puedes iniciar desde la casa (home-based) y como part-time si lo prefieres, los costos de inicio son generalmente bajos, claro va a depender de cómo quieras iniciar, si en forma modesta o en grande.Organización-de-Eventos-y-Fiestas

La organización y planeación de eventos y fiestas usualmente conlleva ofrecerle al anfitrión ideas sobre el tema y organización de su evento, encontrar un buen local para llevarlo a cabo, encargarse de las invitaciones, sugerir el menú, contratar todos los servicios tales como  el buffet (catering), alquiler de sillas, mesas, cubiertos, los adornos, música (disc jockey o bandas), fotografías,  servicios de limpieza, coordinar todos los aspectos del evento  y más. Es muy importante tener un listado de tus suplidores y sub-contratistas en los cuáles confíes, conozcas sus servicios y precios.  Esto te ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza.

El tipo de eventos a planear puede ser muy diverso, desde Bodas, Aniversarios, Cumpleaños de Niños, Fiesta de 15 ó 16 Años,  Graduación, Bautizos, Fiestas de Año Nuevo, Fiestas de Disfraces, ReunionesEntrega de Premios, Eventos para recaudación de fondos, etc. Tus clientes pueden ser individuos, compañías u organizaciones sin fines de lucro.

Generalmente los ingresos provienen de dos vías, la tarifa que cobras por tus servicios, que puede ser variable dependiendo de la magnitud del evento o también puedes establecer una tarifa fija por tipo de eventos y por las comisiones devengadas por los servicios que contratas, esto puede hacerse de diferentes formas, gestionando un descuentos por parte de tu suplidor de servicios o productos, o bien aumentar un % al precio de estos, generalmente las comisiones rondan por un 15%.

Usualmente el proceso comienza con una reunión con tu posible cliente en donde debes escuchar atentamente sus ideas y necesidades en cuanto al evento y su presupuesto disponible,  luego es donde entra tu creatividad en juego para presentarle una o varias propuestas sobre el diseño y el tema del evento, por ejemplo en el caso de una fiesta infantil puedes proponer una fiesta al estilo Indiana Jones, La Guerra de las Galaxias, Batman, etc. Si todo sale bien, luego viene ya el proceso de planificación, organización y coordinación.

Cómo conseguir clientes:

La forma más efectiva de atraer clientes es regando la voz con tus amigos, familiares y actuales compañeros de trabajo, ofreciendo tus servicios a negocios y personas relacionadas al ramo, como hoteles, servicios de buffet, de decoración y más, también puedes anunciarte en publicaciones locales, ofrecer tus servicios en websites como Craigslist. Unirte a asociaciones profesionales también es buena idea y como siempre tener tarjetas de presentación (business cards) a mano en todo momento siempre es muy importante. Todo es más fácil después de tus primeros eventos o fiestas ya que puedes contactar posibles clientes en los mismos (recuerda siempre tomar fotografías).

Tips: Puede ser una buena idea cobrar un tarifa por consulta al momento de presentar tus ideas o propuestas que puede rondar entre los $100 a  $200 y que pueden ser deducidos del monto a cobrar en el caso de que decidan contratarte.   Prepararse es muy importante, leer libros y manuales sobre el tema, quizás inscribirse en un curso y mantenerse actualizado sobre los temas de moda.

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