Como abrir un negocio de Organización de Eventos y Fiestas (Event & Party Planner)

La organización de eventos, reuniones y fiestas es un negocio que puede llegar a ser muy lucrativo, con márgenes de ganancia desde un 15% hasta un 40%.  Si te gustan las fiestas, eres creativo o creativa, con habilidad para la organización y la planeación, detallista, y sobre todo puedes lidiar con el stress, este puede ser tu negocio.  Puedes iniciar desde la casa (home-based) y como part-time si lo prefieres, los costos de inicio son generalmente bajos, claro va a depender de cómo quieras iniciar, si en forma modesta o en grande.

Ver:

• Licencias y permisos para un negocio de planificación de eventos
• Cómo Comenzar un Negocio de Catering o Banquetes

Si quieres convertirte en un planificador de eventos y dominar verdaderamente el arte de la planificación de eventos con estilo, estás en el lugar correcto. Dicen que "la práctica hace al maestro" y con nuestra guía, estarás en buen camino para convertirte en un exitoso planificador de eventos.

Prepárate para embarcarte en un emocionante viaje hacia el dominio del arte de la planificación de eventos, todo mientras lo haces con estilo.

Inicio de un Negocio de Planificación de Eventos

Si estás listo para embarcarte en una nueva aventura, es hora de comenzar tu negocio de planificación de eventos.

Para empezar, adquiere experiencia relevante en la industria trabajando en el campo de la planificación de eventos. Esto te ayudará a construir conexiones y establecer una red de contactos. Considera trabajar como planificador de eventos para un negocio establecido para aprender los entresijos y evaluar tu preparación y habilidades.

Además, aprende de propietarios de negocios exitosos y establece un plan de crecimiento para ti mismo. Una vez que hayas adquirido la experiencia necesaria, establece metas comerciales claras y establece una visión para tu negocio de planificación de eventos. Reflexiona sobre los servicios que deseas ofrecer y el formato preferido para tu negocio. Establece metas claras, una declaración de misión y determina tu mercado objetivo.

Diferénciate de tus competidores enfocándote en la experiencia del cliente y creando una marca que se alinee con tus metas y valores.

Finalmente, realiza investigaciones de mercado para identificar tu mercado objetivo, evaluar la demanda, analizar a la competencia y determinar tu ventaja competitiva. Con una base sólida, puedes elaborar un plan de negocios sólido y flexible que describa tus metas, objetivos, infraestructura de personal y resumen financiero.

Asegúrate de investigar y cumplir con las pautas legales y financieras relevantes, elige una estructura empresarial y registra tu negocio. Obtén los permisos y licencias necesarios, obtén un seguro comercial y consulta a expertos legales y contables para obtener orientación sobre el cumplimiento.

Obteniendo experiencia en la industria

Obtén experiencia en la industria trabajando en el campo de la planificación de eventos y construyendo una red de contactos. Aquí hay tres formas clave de obtener experiencia relevante en la industria:

• Realiza una pasantía o trabaja para una empresa de planificación de eventos: Unirte a un negocio establecido de planificación de eventos te proporcionará experiencia práctica y la oportunidad de aprender de profesionales experimentados.
• Voluntarízate en eventos: Ofrece tu ayuda en varios eventos, como recaudaciones de fondos o conferencias, para obtener experiencia práctica en la planificación de eventos y expandir tu red de contactos.
• Asiste a conferencias y talleres de la industria: Participar en conferencias y talleres te permite aprender de expertos de la industria, estar actualizado sobre las últimas tendencias y conectarte con otros profesionales en el campo.

Estableciendo metas empresariales

Establezca metas claras para su negocio de planificación de eventos para allanar el camino hacia el éxito y el crecimiento. Establecer metas comerciales es crucial para guiar sus acciones, tomar decisiones estratégicas y medir su progreso.

Comience reflexionando sobre sus servicios y el formato comercial preferido. Determine qué metas específicas desea alcanzar y cree una declaración de misión que se alinee con su visión. Defina la gama de servicios que ofrecerá e identifique su mercado objetivo. Diferénciese de la competencia enfocándose en brindar experiencias excepcionales al cliente. Cree una marca que refleje sus metas y valores, y comunique su propuesta única de venta.

Con metas claras establecidas, puede desarrollar estrategias y tácticas para alcanzarlas, asegurando el éxito y el crecimiento de su negocio de planificación de eventos.

Realizando investigación de mercado

Necesitas realizar una investigación de mercado para identificar tu mercado objetivo y evaluar a tus competidores con el fin de dominar el arte de la planificación de eventos con estilo. La investigación de mercado es esencial para entender las necesidades y preferencias de tus posibles clientes y determinar cómo puedes diferenciarte de los competidores.
Aquí hay tres pasos clave para realizar una investigación de mercado efectiva:

• Identifica tu mercado objetivo: Comprende quiénes son tus clientes ideales considerando factores como la edad, el género, la ubicación y los intereses. Esto te ayudará a adaptar tus servicios y esfuerzos de marketing para atraer a la audiencia adecuada.
• Evalúa la demanda y la competencia: Evalúa la demanda existente de servicios de planificación de eventos en tu área y analiza la competencia. Esto te ayudará a identificar cualquier brecha en el mercado y determinar cómo puedes ofrecer un valor único a tus clientes.
• Analiza las estrategias de tus competidores: Estudia las fortalezas, debilidades y estrategias de precios de tus competidores. Esto te permitirá posicionarte estratégicamente y desarrollar una ventaja competitiva en la industria de la planificación de eventos.

Construyendo un Plan de Negocios Fuerte

Para construir un plan de negocios sólido para tu negocio de planificación de eventos, comienza por definir claramente tus metas y objetivos. Esto proporcionará una dirección clara para tu negocio y te ayudará a mantener el enfoque. Piensa en lo que quieres lograr a corto plazo y a largo plazo.

Una vez que hayas definido tus metas, crea un plan detallado que describa los pasos que debes seguir para alcanzarlas. Considera factores como tu mercado objetivo, competencia y proyecciones financieras. Es importante ser realista y flexible en tu planificación, ya que la industria de la planificación de eventos es dinámica y está en constante cambio.

Revisa y actualiza regularmente tu plan de negocios para asegurarte de que siga siendo relevante y efectivo para ayudarte a alcanzar tus metas.

Directrices Legales y Financieras

Una vez que hayas construido un plan de negocios sólido para tu empresa de planificación de eventos, es crucial entender las pautas legales y financieras que darán forma a tus operaciones. Para garantizar el cumplimiento y proteger tu negocio, considera lo siguiente:

• Investigar y cumplir con las pautas legales y financieras relevantes: Familiarízate con las leyes y regulaciones que se aplican a las empresas de planificación de eventos en tu área. Esto incluye entender las obligaciones fiscales, permisos, licencias y cualquier otro requisito legal.
• Elegir una estructura empresarial y registrar el negocio: Determina la estructura legal más adecuada para tu negocio, como un empresario individual, sociedad o sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Registra tu negocio ante las autoridades gubernamentales correspondientes.
• Obtener los números de identificación fiscal, permisos y licencias necesarios: Solicita los números de identificación fiscal, permisos y licencias requeridos específicamente para las empresas de planificación de eventos. Esto puede incluir un permiso de impuesto sobre las ventas o permisos para eventos especiales.

Estableciendo una presencia profesional en línea

Crear una presencia profesional en línea es esencial para las empresas de planificación de eventos para mostrar de manera efectiva sus servicios y llegar a su público objetivo.

En la era digital actual, tener una sólida presencia en línea es crucial para atraer y comprometer a clientes potenciales. Comience creando un sitio web profesional que refleje su marca y muestre sus servicios. Asegúrese de incluir fotos de alta calidad, descripciones detalladas y testimonios de clientes satisfechos.

Además, utilice plataformas de redes sociales para conectarse con su público objetivo y compartir contenido relevante. Actualice regularmente su sitio web y perfiles de redes sociales para mantenerse al día y mantener una imagen profesional.

La organización y planeación de eventos y fiestas usualmente conlleva ofrecerle al anfitrión ideas sobre el tema y organización de su evento, encontrar un buen local para llevarlo a cabo, encargarse de las invitaciones, sugerir el menú, contratar todos los servicios tales como  el buffet (catering), alquiler de sillas, mesas, cubiertos, los adornos, música (disc jockey o bandas), fotografías,  servicios de limpieza, coordinar todos los aspectos del evento  y más. Es muy importante tener un listado de tus suplidores y sub-contratistas en los cuáles confíes, conozcas sus servicios y precios.  Esto te ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza.

El tipo de eventos a planear puede ser muy diverso, desde Bodas, Aniversarios, Cumpleaños de Niños, Fiesta de 15 ó 16 Años,  Graduación, Bautizos, Fiestas de Año Nuevo, Fiestas de Disfraces, Reuniones, Entrega de Premios, Eventos para recaudación de fondos, etc. Tus clientes pueden ser individuos, compañías u organizaciones sin fines de lucro.

Generalmente los ingresos provienen de dos vías, la tarifa que cobras por tus servicios, que puede ser variable dependiendo de la magnitud del evento o también puedes establecer una tarifa fija por tipo de eventos y por las comisiones devengadas por los servicios que contratas, esto puede hacerse de diferentes formas, gestionando un descuentos por parte de tu suplidor de servicios o productos, o bien aumentar un % al precio de estos, generalmente las comisiones rondan por un 15%.

Usualmente el proceso comienza con una reunión con tu posible cliente en donde debes escuchar atentamente sus ideas y necesidades en cuanto al evento y su presupuesto disponible,  luego es donde entra tu creatividad en juego para presentarle una o varias propuestas sobre el diseño y el tema del evento, por ejemplo en el caso de una fiesta infantil puedes proponer una fiesta al estilo Indiana Jones, La Guerra de las Galaxias, Batman, etc. Si todo sale bien, luego viene ya el proceso de planificación, organización y coordinación.

Cómo conseguir clientes:

La forma más efectiva de atraer clientes es regando la voz con tus amigos, familiares y actuales compañeros de trabajo, ofreciendo tus servicios a negocios y personas relacionadas al ramo, como hoteles, servicios de buffet, de decoración y más, también puedes anunciarte en publicaciones locales, ofrecer tus servicios en websites como Craigslist. Unirte a asociaciones profesionales también es buena idea y como siempre tener tarjetas de presentación (business cards) a mano en todo momento siempre es muy importante. Todo es más fácil después de tus primeros eventos o fiestas ya que puedes contactar posibles clientes en los mismos (recuerda siempre tomar fotografías).

Tips: Puede ser una buena idea cobrar un tarifa por consulta al momento de presentar tus ideas o propuestas que puede rondar entre los $100 a  $200 y que pueden ser deducidos del monto a cobrar en el caso de que decidan contratarte.   Prepararse es muy importante, leer libros y manuales sobre el tema, quizás inscribirse en un curso y mantenerse actualizado sobre los temas de moda.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo gestionar y coordinar de manera efectiva múltiples proveedores y proveedores para un evento?

Puede gestionar y coordinar de manera efectiva múltiples proveedores y proveedores para un evento creando un horario detallado, comunicando claramente las expectativas y haciendo un seguimiento regular para asegurarse de que todos estén en camino.

¿Cuáles son algunas estrategias para manejar desafíos inesperados o cambios de último momento durante un evento?

Cuando ocurran desafíos inesperados o cambios de último momento durante un evento, mantén la calma y sé adaptable. Evalúa rápidamente la situación, comunícate con los proveedores y los suministradores, y encuentra soluciones creativas para asegurar un resultado exitoso.

¿Cómo manejan los organizadores de eventos la planificación presupuestaria y los aspectos financieros de un evento?

Para manejar el presupuesto y los aspectos financieros de un evento, rastreas los gastos, negocias con proveedores y encuentras formas creativas de ahorrar dinero. También creas un plan detallado de presupuesto y lo monitoreas regularmente para asegurarte de mantenerte dentro de tus límites financieros.

¿Cuáles son algunas formas de mantenerse organizado y hacer un seguimiento de todos los detalles para múltiples eventos?

Para mantenerse organizado y hacer un seguimiento de todos los detalles de varios eventos, crea una línea de tiempo maestra con hitos clave, utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana, y mantén una lista detallada para cada evento.

¿Cómo puedo asegurar una comunicación efectiva con los clientes y las partes interesadas durante todo el proceso de planificación del evento?

Para garantizar una comunicación efectiva con los clientes y las partes interesadas durante todo el proceso de planificación del evento, priorice una comunicación clara y oportuna. Actualícelos regularmente sobre el progreso, escuche activamente sus necesidades e inquietudes y utilice diversos canales de comunicación para mantenerse conectado.