Pasos para el registro de corporaciones del estado de Florida

Debido a que cada estado difiere en cuanto al registro de una empresa, para el registro de corporaciones del estado de Florida debes seguir los siguientes pasos:

Paso a paso para el registro de corporaciones del estado de Florida

Paso 1: Para el registro de corporaciones del estado de Florida, decide el nombre de la corporación, teniendo en cuenta que el nombre debe terminar con la abreviatura Co, Inc o Corp. o la palabra completa compañía, incorporado o corporacion.

Comprueba en la base de datos de la división de corporaciones que ninguna otra empresa del mismo tenor cuenta con ese nombre que has elegido y regístralo una vez que lo hayas decidido y verificado que no existe otra empresa con ese mismo nombre porque no lo podrás reservar.

Paso 2: Presenta los artículos de incorporación en la división de corporaciones para que tu empresa sea creada legalmente.

Incluye en los artículos el nombre corporativo de la empresa, la dirección de la empresa, el propósito de la empresa, la cantidad de acciones que puede emitir la corporacion, nombre y dirección de los directores u oficiales, nombre y dirección del incorporador y nombre, firma y dirección del agente de servicio.

Cuando presentes los artículos de incorporación deberás abonar una tasa de 70 dólares y una tarifa adicional si deseas una copia certificada. De todos modos contacta con el departamento de estado de Florida para comprobar si puedes hacer la presentación por correo postal o por internet.

Aunque no es obligación, se puede influir una declaración del propósito de la corporacion, lo cual es importante en el caso de que en el futuro cambie ese propósito

Paso 3: En Florida, la corporacion debe contar con un agente registrado para el servicio del proceso, el cual puede ser una persona jurídica o física que puede  actuar en nombre de la empresa, aceptando documentos legales en el caso de que la empresa reciba una demanda, pero debe aceptar esta designación antes de ser designado aunque se trate de una entidad comercial o un persona física.

Cuando se completan los artículos de incorporación es necesario contar con el agente registrado y la oficina del agente.

Los requisitos del agente registrado son:

  1. El agente registrado debe contar con una dirección en el estado de Florida.
  2. Firmará los artículos de incorporación como agente.
  3. Su oficina debe tener dirección en Florida e igual a su dirección comercial.

Paso 4: Debes configurar el libro de registros corporativos con todos los documentos de la corporación, certificados de las acciones, las reuniones con los accionistas y directores y debes mantener el libro en la oficina principal de la corporacion.

Si bien un proveedor de kit corporativo puede facilitarte el libro de registros corporativos también es factible el uso de una carpeta con de tres anillos.

Paso 5: Prepara los estatutos corporativos, es el documento interno donde se establecen las reglamentaciones básicas de la corporación. Si bien no es obligatorio, te ayudará a establecer las reglas de la corporacion,  demostrará la legalidad de la corporación ante el IRS, los acreedores y a los bancos.

El estatuto es la hoja de ruta de la corporación que indica cómo será gobernada y cuáles son los procesos operativos que corresponde al funcionamiento de la corporacion.  Los estatutos pueden incluir la disposición para la administración y regulación de los negocios.

Los estatutos se conservan en el lugar de trabajo ya que no es necesario su archivo en el departamento de estado, pero deben ajustarse a la ley de Florida y a los artículos de la incorporación empresarial.

Paso 6: El incorporador habrá firmado los artículos y es el responsable de la designación de los directores corporativos que conformarán el consejo hasta tanto se lleve a cabo la primera junta anual de accionistas.

También es su obligación llenar la declaración del incorporador con nombre y dirección de los directores iniciales.

Debe formar la declaración  con una copia en el libro de registros corporativos.

Después de haber presentado los artículos de incorporación celebrará una reunión organizativa, salvo en que los artículos se hayan nombrado directores iniciales, de lo contario elegirán a los directores, funcionarios y adoptarán lo estatutos sin otra responsabilidad.

Paso 7: Debes llevar a cabo la primera reunión con la junta directiva, en la cual los directores designarán a los funcionarios corporativos, adoptarán los estatutos, elegirán el banco corporativo, autorizarán la emisión de las acciones, establecerán el año fiscal y adoptarán el sello corporativo y el certificado oficial de las acciones.

Registrarán las accione de los directores en las actas corporativas que el incorporador habrá preparado.

También aprobará la elección del estado en el caso de que se trate de un corporación S.

Los minutos de las sesione se preparan en una o dos semanas y después se envía a los directores para su firma.

Paso 8: Corresponde la emisión de acciones para cada accionista  con certificados en papel que cuente con el nombre del accionista y la información de contacto.

Puedes emitir distintos tipos de acciones ya sean series o clases y por supuesto cada tipo otorga distintos beneficios como el derecho a voto a algunos accionistas y otros sin derecho a voto.

La estructura de las acciones debe definirse en los artículos de incorporación indicando:

Si hay distintos tipos de acciones o un solo tipo con la cantidad de accione autorizadas.

Si existen distintos tipos de acciones, cada clase debe especificar limitaciones, derechos y preferencias para su tipo.

Paso 9: Las responsabilidad de los directores corporativos tiene que ver con la administración de la corporacion y dictar políticas corporativas. Su deber con la corporación es fiduciario con actos de buena fe.

De acuerdo a l regulaciones del estado de Florida, los directores deben cumplir con ciertos requisitos:

  1. La corporación puede tener uno o más directores, siempre que sean personas de más de 18 años de edad.
  2. No es necesario que sean accionistas o residentes del estado de Florida.
  3. Sin embargo los requisitos de elegibilidad pueden ser impuestos por los estatutos o los artículos de incorporación.

Donde entregar la documentación

Para enviar la documentación como carta de presentación y el cheque por correo o en persona o por correo, debe de enviar a la dirección del Departamento de la División de Corporaciones del Estado, P.O. Box 6327, Tallahassee, FL 32314. Para entregarlo en persona debes dirigirte al edificio Clifton, 2661 Executive Center Circle, Tallahassee, FL.

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