Planifica tu tiempo sin morir en el intento

¿Sientes que no te alcanza el tiempo para nada? Planificar tu vida es más fácil de lo que crees. Sigue estos tips. ¡Sí se puede!

mama_empresaria¿Sientes que nunca te alcanza el tiempo para nada? Que con el trabajo de atender a los niños, la casa, tu empleo y todos esos deberes que te absorben, prácticamente no te queda tiempo para ti. Pues un método para organizarte es la administración del tiempo, pero ¿cómo hacerlo?

Para los periodistas Joe Mathews, Don Debolt y Deb Precival, hay dos tipos de tiempo, el del reloj y el real, y la razón por la cual nunca funcionan ni los gadgets ni la metodología de las técnicas de administración del tiempo, es porque se basan en el reloj y no en la realidad que vives día a día.

Esto se explica de una manera muy simple: Cuando vas de vacaciones el día te puede parecer corto pero muy productivo, mientras que en un día normal, organizar tus finanzas te puede parecer eterno. El tiempo, define el diccionario, es el periodo en el que ocurre algo, es decir, cuando suceden las cosas, así que para que tu nueva forma de organización funcione tendrás que tomar en cuenta el tiempo real para organizar, priorizar y calendarizar tu día.

“El tiempo real es mental, lo tienes en tu cabeza y tú lo creas”, señalan los expertos en un reportaje publicado por la revista Soy Entrepreneur, así que cualquier autosabotaje de “no me alcanza el tiempo” queda rebasado una vez que entiendes cómo empleas tu tiempo a partir de tres cosas: los pensamientos, las conversaciones y las acciones.

Analiza tu día y te darás cuenta de que estos tres elementos componen tu día, así que aquí van las recomendaciones para organizarlos y que te alcance el tiempo para todo lo que tienes que hacer:

1. Lleva un calendario y anota todos tus pensamientos, conversaciones y actividades que planees para una semana: Así como armarías tu presupuesto revisando en qué gastas tu dinero, así tienes que evaluar cómo y en qué usas tu tiempo durante el día. Esto te ayudará a entender qué tanto puedes hacer y a dónde se está yendo tu valioso tiempo. Podrás evaluar tu tiempo productivo y tu tiempo improductivo.

2. Evita las listas de quehaceres: Se hacen tan largas que se vuelven inmanejables. En su lugar, define la actividad o conversación más importante para cumplir tus objetivos y asígnale un tiempo definido.

3. Usa una agenda y disciplínate: Si bien no harás una lista interminable de cosas por hacer, podrás asignar tiempos concretos a tus actividades de alta prioridad. La disciplina no sólo incluye tener las citas sino cumplir el tiempo que le has asignado a tu actividad o conversación.

4. Agenda las interrupciones: Si no consideras los lapsos de interrupciones y momentos improductivos entonces estarás cayendo otra vez en el mismo error y no cumplirás tus objetivos. Se trata de reducir estos tiempos, no de eliminarlos de tu agenda porque al final siguen siendo muy reales.

5. 50% productividad: Si te comprometes a ocupar al menos un 50% de tu tiempo en pensamientos, actividades y conversaciones productivas, verás cómo tus objetivos se van cumpliendo y como cualquier disciplina, en la medida en la que lo hagas más consciente y consistentemente, irás alargando tus tiempos productivos. Es como cuando ahorras, entre más ahorras, más recursos inviertes a tu fondo.

6. Planea tu día: Ocupa los primeros 30 minutos de cada día para planear tu jornada. El tiempo más importante del día es el que usas para calendarizar tu tiempo.

7. Prepara y evalúa tu actividad: Toma cinco minutos antes de cada tarea para determinar qué resultado deseas obtener. Esto te ayudará a ir al grano sin perder tiempo. Una vez que termines, toma cinco minutos para evaluar si cumpliste tu objetivo y si no, analizar qué faltó o cómo lo mejorarías para obtener lo que necesitas.

8. Exige respeto a tu tiempo: Pretender ser respetuoso y ser una persona de puertas abiertas es más una formalidad que un elemento positivo para tus objetivos. Cuando definitivamente no puedas recibir a alguien o realizar una tarea con otra persona, sé claro y literalmente colócate un anuncio de “No molestar”. No serás una persona grosera y la gente entenderá que realizas una tarea que requiere toda tu concentración.

9. Evita distractores: Respeta tu propio tiempo no contestando el teléfono, respondiendo mails, usando el chat o las redes sociales cuando realizas tu actividad prioritaria. Una vez que hayas terminado entonces delimita tu tiempo para regresar llamadas, chatear, contestar correos o revisar tu TL o tu Muro.

10. La clave de todo: Priorizar y planear tu día te ofrece la seria posibilidad de que el 20% de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan el 80% de tus resultados.

¿Cómo ves estos tips? ¿Crees que te puedan resultar? Si te animas a emprender esta organización del tiempo, no dudes en compartirnos tus resultados y tus recomendaciones para otras personas de esta comunidad que quieran hacerlo.

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