Requisitos legales, permisos y licencias para negocios 

Mantenga su negocio en conformidad con las leyes estatales y federales. Sus responsabilidades legales dependerán de su negocio y ubicación.

Para sus propios registros: requisitos internos

Deberá cumplir con los requisitos internos y externos de cumplimiento de la normativa empresarial. La mayoría de los requisitos externos implican la presentación de documentos o el pago de impuestos con los gobiernos estatales o federales.

Los requisitos internos del negocio son para su propio mantenimiento de registros. Debe documentar el cumplimiento de los requisitos internos junto con los registros de la empresa. Usted podría necesitarlos cuando decida vender su negocio o si se toma una acción legal contra su negocio.

Requisitos legales, permisos y licencias para negocios 

Requisitos por estructura de negocio

Las corporaciones tienen los requisitos internos más estrictos. Las sociedades anónimas deben celebrar reuniones iniciales y anuales de directores y accionistas, registrar las actas de sus reuniones, adoptar y mantener los estatutos sociales, emitir acciones a los accionistas y registrar todas las transferencias de acciones.

Las LLC tienen requisitos internos menos estrictos, pero generalmente se les aconseja que mantengan un acuerdo operativo actualizado, emitan acciones de membresía, registren todas las transferencias de interés de membresía y celebren reuniones anuales.

Otras estructuras empresariales tienen pocos requisitos internos, si es que los hay. Sin embargo, rara vez es una mala idea documentar decisiones importantes con su negocio.

Requisitos de presentación estatal en curso

Sus requisitos de presentación anual variarán según la estructura de su empresa y el estado. Aún así, hay algunos requisitos comunes que deben tenerse en cuenta.

  • Informe anual o declaración bienal. La mayoría de los estados requieren uno u otro. Algunos estados fijan la fecha de vencimiento en el aniversario de la fecha de formación del negocio, y otros estados eligen un día específico para todos los negocios.
  • Honorarios de presentación de declaraciones. Los honorarios normalmente acompañan el informe anual o el estado de cuenta bienal, que puede exceder $300.00.
  • Impuesto de franquicia. Algunos estados cobran impuestos de franquicia para corporaciones o LLC que operan con sus fronteras. Las fórmulas varían según el estado.
  • Informes iniciales. Algunos estados requieren informes iniciales y cuotas poco después de la constitución.
  • Artículos de Enmienda. Si usted ha hecho cambios importantes en su compañía – como dirección, nombre, acciones nuevas o membresía – infórmelo con los artículos de enmienda.

Requisitos de presentación federales vigentes

La mayoría de los negocios no tendrán requisitos federales más allá de pagar impuestos federales y cumplir con la Ley de Cuidados Asequibles. Asegúrese de cumplir con todas las obligaciones tributarias federales, incluyendo los impuestos sobre ingresos e impuestos del empleador.

La Ley de Cuidados Asequibles exige que las empresas con 50 o más empleados informen al IRS que proporcionan cobertura de salud.

Si su empresa tiene licencias, permisos o certificados federales, deberá mantenerlos actualizados.

Otros requisitos federales

Algunas actividades comerciales están reguladas pero no requieren presentación. Asegúrese de cumplir con todas las leyes de mercadeo y publicidad, leyes de derechos de autor, leyes de póster en el lugar de trabajo y leyes de salud y seguridad en el lugar de trabajo.

Mantener licencias, permisos y recertificación

Los documentos para cumplir con la ley varían según su industria y ubicación.

Mantenga cualquier licencia, permiso o certificado que su negocio haya recibido de su estado, ciudad o condado. Los requisitos de renovación varían, por lo que es mejor consultar con las oficinas locales de licencias comerciales.

Por ejemplo, la mayoría de los restaurantes necesitan renovar regularmente los certificados de salud y seguridad. Los negocios que venden artículos regulados como tabaco, alcohol o llantas pueden necesitar renovar regularmente sus permisos de venta. Para servicios profesionales como plomería o enfermería, el estado podría requerir certificación con una junta de un tercero para mantener su licencia.

Para obtener licencias, permisos y certificados federales, consulte con la institución emisora para confirmar los requisitos de renovación de su negocio. Aquí hay una lista de algunas agencias y departamentos federales comunes con los que se registran las pequeñas empresas:

Ejemplo de negocio formalizado:

Como cumplir con los requisitos antes de emprender

Nelson y Carol aprendieron acerca de las leyes y regulaciones que su negocio debe seguir para asegurar que funcione legalmente.

El taller de reparaciones de automóviles de Nelson y Carol tiene que cumplir con las leyes comerciales estatales y federales, así como con las regulaciones de la industria.

Como taller de reparación de automóviles, el negocio de Nelson y Carol tiene que seguir las regulaciones ambientales con respecto al manejo de líquidos peligrosos y otros materiales. Ellos revisan el sitio web de la Agencia de Protección Ambiental de su estado y encuentran una lista de control de las regulaciones que deben seguir y los permisos que tienen que obtener.

Algunos de sus empleados han sido entrenados y certificados por organizaciones aprobadas por la EPA en la manera apropiada de manejar materiales peligrosos. Nelson y Carol llevan registros de los certificados y permisos.

Parte de cumplir con la ley significa pagar todos los impuestos federales y estatales. Además, Nelson y Carol renuevan su licencia de negocio junto con otros permisos locales que necesitan para continuar dentro del código y regulaciones operativas.

El negocio de Nelson y Carol también está obligado a exhibir ciertos carteles que informan a los empleados de sus derechos. Reciben estos afiches gratuitamente del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.

El negocio de Nelson y Carol ha cumplido con todos los requisitos de presentación y cumple con la ley.

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