Gracias al correo electrónico, Internet, a los faxes y teléfonos, las reuniones o citas entre personas se producen cada vez menos, pero a pesar de esto, la gente puede hablar, y hasta negociar, con personas que nunca han visto en su vida.
En el mundo de los negocios, el correo electrónico, ya hace mucho, que se convirtió en una norma de comunicación. Por otro lado, se utiliza el teléfono o teléfono con altavoz, llamado también speakerphone. Y el dispositivo que nos acompaña prácticamente a todas partes es el teléfono móvil. Sin lugar a duda, que hoy pueden trabajar eficazmente sólo aquellos, que han asimilado no sólo la técnica misma de utilizar todos estos medios de comunicación, sino también las reglas de etiqueta y protocolo.
Reglas de Oro
1) Correo Electrónico
– Siempre indique el asunto, para que el destinatario pueda determinar la importancia de la carta.
– No se olvide de saludar. Muchas veces, he recibido e-mails que comienzan, en vez de “Buenos Días”, por el tema en cuestión. Esto puede causar la indiferencia de la persona a la que va dirigida la carta, por considerarlo descortés.
– Diríjase al destinatario en forma personal. A uno le es más agradable ver su nombre, en lugar de “Estimado/a” o “A quien corresponda”.
– Escriba brevemente. Recuerde que los mensajes muy largos, no se leen en seguida, sino que se dejan para después. Sin embargo una excesiva brevedad también puede perjudicar.
– Responda a sus e-mails el mismo día. Si no resulta, comunique, por lo menos, que trabaja sobre la cuestión o que por el momento esta ocupado con otros proyectos.
– La información confidencial se informa en una cita o por teléfono. No existe correo electrónico “secreto”.
– Vuelva a leer el texto para estar convencido de que en él no hay ambigüedades.
– Compruebe, si no hay errores. Se puede configurar la comprobación automática de ortografía y gramática.
– No utilice en la correspondencia de trabajo los colores muy fuertes o emoticones animados.
– Utilice abreviaturas, solamente cuando esta seguro de que el destinatario sabe su significado.
– Firme con su nombre completo. También, para más información, puede indicar su puesto, el nombre de la compañía y el número de teléfonos.
2) Teléfono
– Comience la conversación con su presentación y la de su compañía. No “Alo, lo escucho”, sino “el Departamento de Ingeniería de la compañía x. Lorena Pérez”.
– Si es necesario hacer una pausa en la conversación, diga: “¿Puedo pedirle un minuto?” Es más cortés que decir: “Espere un poco” o “no coloque el tubo”. Recomience la conversación lo antes posible. Los clientes no esperarán mucho tiempo, simplemente se van a… sus competidores.
– Si la conversación se ha tornado larga, diga algo como: “Disculpe, en pocos minutos tengo una reunión. ¿Puedo volver a llamarlo más tarde o escribirle un e-mail? “
– Si en el momento, cuando usted habla por teléfono, viene un colega, de más importancia a la conversación por teléfono. (En caso de que la reunión no fue acordada de antemano).
– No discuta por teléfono de oficina los asuntos personales. Por lo menos, fuertemente y mucho tiempo.
3) Teléfono con altavoz
– Ante todo, presente a todos los participantes de la conferencia telefónica.
– Antes de hablar, diga su nombre una vez más para que sea claro quién esta dialogando.
– No interrumpa a los interlocutores.
– Antes de cambiar la conversación telefónica habitual en el régimen “altavoz”, pregunte si su interlocutor esta de acuerdo.
4) Teléfono móvil
– No tenga el tono de timbre al máximo, más si está en una reunión o hablando con alguien.
– Si no puede apagar el teléfono, use sus funciones, póngalo en vibrador.
– En la esfera de trabajo los ringtones muy “alegres” son inoportunos y pueden incluso causar daño a su imagen profesional.
– No discuta en los lugares públicos tales temas, como el curso de las negociaciones, la información comercial o las transacciones importantes.
– Y por último, no comience la conversación por el tema en cuestión, primero, pregunte a su interlocutor si éste dispone del tiempo.
