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Cómo calcular los pagos de impuestos y seguridad social

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Actualizado el 23 junio, 2022

Como empleador, debes calcular el Seguro Social, Medicare y los impuestos sobre la renta a retener a tus empleados por cada nómina que proceses. Cada empleado aporta la mitad de los impuestos del Seguro Social y Medicare adeudados, y su empresa aporta la otra mitad. No existe un requisito de igualación del empleador para los impuestos sobre la renta. Cualquier impuesto que retenga de un empleado, más su contribución equivalente para el Seguro Social y Medicare, debe depositarse en el IRS mensualmente.

Tabla de contenidos

Calcular salarios brutos

Calcule el salario bruto de cada empleado. Debe hacer cada cálculo por separado. Trabaja en un empleado a la vez. Si el empleado trabaja por hora, multiplique la cantidad de horas que el empleado trabajó durante el período de pago por el salario por hora del empleado.

Si el empleado es asalariado y no tiene horas extra, el salario bruto es la misma cantidad por período de pago según lo indique la tasa de salario del empleado y su frecuencia de pago. Por ejemplo, si el salario de un empleado es de $24 000 por año y le paga una vez al mes, su salario bruto es de $2000 por cheque de pago.

Deducir deducciones autorizadas

Deducir cualquier deducción antes de impuestos que autorice el empleado. Las deducciones comunes antes de impuestos incluyen las contribuciones de los empleados a las primas del seguro médico y los planes 401(k). Si la empresa iguala las contribuciones de los empleados, no incluya la parte correspondiente en su cálculo. El resultado es el salario del empleado sujeto a impuestos.

Calcular el impuesto de seguridad social

Multiplique el salario imponible bruto del empleado por 6,2 por ciento. Esta es la parte del empleado del impuesto de seguridad social. Para 2019, la cantidad máxima de ganancias gravables es de $132,900. Esto significa que un empleado que gane hasta o por encima del límite base de salario anual pagaría $8,239.80 en impuestos del Seguro Social por el año.

Calcular impuestos de Medicare

Multiplique el salario bruto del empleado por 1,45 por ciento. Esta es la parte del empleado del impuesto de Medicare.

Determinar los requisitos de retención del impuesto sobre la renta

Mire el certificado de asignación de retención W-4 del empleado. Utilice el estado civil para efectos de la declaración y la cantidad de exenciones que reclama el empleado para calcular el monto del impuesto federal sobre la renta que debe retener. Si su empleado reclama «Exento», no retenga ningún impuesto sobre la renta.

Calcular impuestos federales

Mire las tablas de retención en la Publicación 15 del IRS. Use las tablas de tramos salariales en la parte posterior de la publicación. Consulte la tabla que coincide con su frecuencia de pago y el estado civil del empleado y la cantidad de exenciones reclamadas en el W-4.

Ubique el pago de su empleado sujeto a impuestos en la tabla y conéctelo con la columna que indica el número de exenciones del empleado. El número en la tabla es el monto del impuesto federal sobre la renta a retener.

Calcule las coincidencias de Seguro Social y Medicare

Multiplique el salario bruto del empleado por 7,65 por ciento. Este es el monto de la contribución equivalente del Seguro Social (6,2 por ciento) y el impuesto de Medicare (1,45 por ciento) de su empresa.

Calcular impuestos totales a depositar

Sume las contribuciones del empleado al Seguro Social y Medicare, la contribución de su empleador y el impuesto federal sobre la renta del empleado retenido. El resultado es el monto total del impuesto que debe depositarse en nombre del empleado. Complete estos pasos para cada empleado.

Haga depósitos mensuales con el IRS

Sume la cantidad de impuestos que debe depositar para cada empleado y deposite el impuesto con el IRS el día 15 de cada mes para la nómina del mes anterior. Debe depositar el impuesto electrónicamente a través del Sistema de Pago de Transferencia Electrónica de Fondos (EFTPS).

Referencias:

Cómo funciona el Seguro Social para los trabajadores por cuenta propia

Cuando trabaja para otra persona, ese empleador deduce los impuestos del Seguro Social de su cheque de pago y envía el dinero al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Pero las cosas funcionan un poco diferente para las personas que trabajan por cuenta propia . Si caes en esta categoría, sigue leyendo. Este artículo lo ayudará a comprender cómo calcular los impuestos del Seguro Social que debe.

Conclusiones clave

Los trabajadores por cuenta propia deben pagar tanto la porción del empleado como la del empleador de los impuestos del Seguro Social.
Reducir sus ingresos tomando todas las deducciones disponibles reducirá sus impuestos, pero también reducirá el monto de su pago de beneficios del Seguro Social durante la jubilación.
El monto de su pago de beneficios del Seguro Social se calcula en función de sus 35 años de mayores ingresos.
La tasa máxima de impuestos del Seguro Social para 2022 es de $147,000.
La cantidad que debe en impuestos del Seguro Social se basa en su ingreso neto cuando trabaja por cuenta propia.

Comprender los impuestos del Seguro Social

Si trabaja para otra persona, los impuestos del Seguro Social se deducen de su cheque de pago. La tasa de impuestos del Seguro Social para 2022 es del 6,2 %, más el 1,45 % para el impuesto de Medicare . Entonces, si su salario anual es de $147,000, la cantidad que se destinará al Seguro Social en 2022 durante el año es de $9,114.00. Esta cantidad representa lo máximo que una persona pagará en impuestos de seguridad social.

Su empleador igualará esa cantidad durante el año y también informará al gobierno sobre sus salarios del Seguro Social. Cuando se jubila o queda discapacitado, el gobierno usa su historial de salarios y créditos fiscales del Seguro Social para calcular los pagos de beneficios que recibirá.

¿Qué sucede cuando trabajas por cuenta propia?

Cuando trabaja por cuenta propia, se le considera tanto el empleado como el empleador. Esto significa que es su responsabilidad retener el Seguro Social de sus ganancias, contribuyendo con la parte equivalente del Seguro Social del empleador y la parte del individuo.

En lugar de retener los impuestos del Seguro Social de cada cheque de pago, muchas personas que trabajan por cuenta propia no reciben cheques de pago regulares, usted paga todos los impuestos del Seguro Social sobre sus ganancias cuando presenta su declaración anual de impuestos federales sobre la renta . Esto equivale tanto a su contribución como a la contribución de su negocio.

Anexo SE del IRS: el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es donde informa la ganancia o pérdida neta de su negocio según se calcula en el Anexo C. El gobierno federal utiliza esta información para calcular los beneficios del Seguro Social a los que tendrá derecho más adelante. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia consiste tanto en la parte del Seguro Social del empleado y del empleador (6,2 % + 6,2 % = 12,4 %) como en la parte de Medicare del empleado y el empleador (1,45 % + 1,45 % = 2,9 %), lo que hace que el total de trabajadores por cuenta propia tasa de impuesto sobre el empleo 15,3%.

Puede parecer que se está quedando con la parte corta del palo porque tiene que pagar la parte del impuesto tanto al empleado como al empleador, pero eso no es necesariamente cierto.

Si trabaja por cuenta propia y ganó $400 o menos, no deberá impuestos del Seguro Social.

Deducciones de impuestos para trabajadores por cuenta propia

Si trabaja por cuenta propia, la cantidad que paga en impuestos del Seguro Social se basa en su ingreso neto. En el Anexo SE, multiplica la ganancia o pérdida neta de su empresa según lo calculado en el Anexo C por 92,35 % antes de calcular cuánto debe pagar por el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia .

Si su ganancia del Anexo C fuera de $100,000, solo pagaría el 12.4% de la porción combinada de empleado y empleador del impuesto de Seguridad Social en $92,350. En lugar de pagar $12.400, pagaría $11.451,40. Esta deducción de impuestos le ahorraría $948.60. La mitad de $11,451.40 es $5,725.70, lo que representa la parte equivalente del impuesto del Seguro Social del empleador. Se considera un gasto comercial y reduce su obligación tributaria .

Lo reportas en la línea 14 del Anexo 1: Ingresos Adicionales y Ajustes al Ingreso, y lo restas de la línea 6 de la página 2 del Formulario 1040 , ingreso total marcado. Este gasto comercial reduciría sus ganancias sujetas a impuestos a $94,274.30, que ingresa en la línea 7 o ingreso bruto ajustado .

Su monto total de impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, $11,451.40, se informa en la línea 4 del Anexo 2: Impuestos adicionales. Luego declara cualquier otro impuesto (hay ocho categorías) en el mismo formulario, los suma todos y enumera ese total en la línea 10. En nuestro ejemplo, no hay otros impuestos, por lo que la cantidad sigue siendo $11,451.40. Luego, esto se ingresa en la línea 15 de la página 2 del Formulario 1040, marcado como «Otros impuestos, incluido el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, del Anexo 2, línea 10». Por supuesto, también debe pagar el impuesto sobre la renta regular sobre sus ganancias.

La Ley CARES (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security) permite a los empleadores diferir los impuestos del Seguro Social de los empleados hasta el 31 de diciembre de 2020; el 50 % del monto diferido vencerá el 31 de diciembre de 2021 y la otra mitad antes del 31 de diciembre de 2020. 31 de enero de 2022. Esto también se aplica a los trabajadores por cuenta propia.

Cómo Minimizar los Impuestos Minimiza los Beneficios

Además de las deducciones de impuestos del Seguro Social que puede tomar cuando trabaja por cuenta propia , muchos gastos comerciales pueden reducir su obligación tributaria.

» Los gastos comerciales reducen sus impuestos generales, lo que en última instancia reduce sus impuestos del Seguro Social. Las deducciones de impuestos comerciales son una forma de minimizar los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y los impuestos del Seguro Social», dice Carlos Dias Jr. , fundador y socio gerente de Dias Wealth LLC en Lake María, Florida.

Pero tenga en cuenta que esto puede jugar en su contra con respecto a los cálculos de los beneficios del Seguro Social, que se basan en parte en sus ganancias imponibles . Este es el por qué. Cuantas más deducciones tenga, menor será su ingreso del Anexo C. Reducir sus ingresos del Anexo C es una buena manera de reducir la cantidad de impuestos sobre la renta federales, estatales y locales que debe. Sin embargo, esta cantidad más baja se convierte en parte de su historial de ganancias del Seguro Social y significa que puede recibir beneficios más bajos durante la jubilación que si no hubiera tomado esas deducciones .

¿Minimizar los impuestos ahora o maximizar los beneficios más tarde?

¿Debe omitir algunas o todas las deducciones de impuestos comerciales a las que tiene derecho para aumentar su futuro beneficio del Seguro Social? Quizás. La respuesta es complicada porque las personas de negocios con ingresos más bajos pueden ganar más en el futuro que sus contrapartes con ingresos más altos debido a cómo se calculan los beneficios de jubilación del Seguro Social .

Otro factor crítico es dónde caen sus ganancias del Anexo C en comparación con las ganancias de años anteriores. Si tiene una carrera completa de 35 años detrás de usted y no está ganando tanto en sus actividades actuales de trabajo por cuenta propia, tiene sentido tomar todas las deducciones que pueda, ya que sus beneficios del Seguro Social se calcularán en función de su 35 años de mayores ingresos. En este caso, desea minimizar sus impuestos de Seguridad Social.

Pero si actualmente se encuentra en la parte de su carrera con mayores ingresos, un ingreso más alto del Anexo C puede ayudarlo a obtener mayores beneficios del Seguro Social más adelante. A menos que le gusten los problemas matemáticos complejos o tenga un contador de primer nivel, probablemente no valga la pena el dolor de cabeza para averiguar si ganará más en beneficios del Seguro Social en el futuro de lo que ahorraría al reclamar todas las deducciones que pueda hoy.

Por supuesto, suponga que está a punto de no tener suficientes ingresos del Anexo C para obtener los créditos de trabajo que necesita para calificar para el Seguro Social. En ese caso, puede valer la pena renunciar a algunas deducciones para asegurarse de que tiene derecho a cualquier beneficio.

¿Cuánto control quieres?

Como no sabemos cómo serán los pagos de beneficios del Seguro Social en el futuro (muchas personas esperan que sean más bajos debido a la forma en que se financia el sistema), es posible que desee optar por lo seguro y asumir la obligación tributaria más baja hoy. Después de todo, una forma de reducir su obligación tributaria es sacar dinero de su negocio y ponerlo en uno de los planes de jubilación disponibles para trabajadores por cuenta propia . Ese es dinero sobre el que tendrá mucho más control que los beneficios del Seguro Social.

«Lo mejor del Seguro Social es que no puede acceder a él hasta la edad de jubilación», dice Kevin Michels, CFP, EA , planificador financiero y presidente de Medicus Wealth Planning.

«No puede realizar retiros anticipados, [pero] no puede omitir pagos y tiene garantizado un beneficio», agrega Michels. «Sin embargo, usted tiene poco que decir en la futura legislación del Seguro Social y cómo se verá afectada por la mala gestión de los fondos del gobierno».

Michels continúa diciendo lo siguiente:

Si ya tiene problemas para ahorrar para la jubilación, pagar [tanto como se permite] en el Seguro Social puede ser la mejor opción. Si está seguro de que puede apegarse a un plan de ahorro, invertir sabiamente y no tocar sus ahorros hasta la jubilación, puede ser una mejor idea minimizar lo que paga en el Seguro Social y asumir una mayor responsabilidad por su jubilación.

Si no presenta la declaración

Si no presenta una declaración de impuestos que informe los ingresos de su trabajo por cuenta propia, tiene un tiempo limitado para presentar una declaración y aun así obtener crédito con la Administración del Seguro Social (SSA) por su tiempo de trabajo e ingresos. Debe presentar la declaración dentro de los tres años, tres meses y 15 días después del año tributario por el cual obtuvo el ingreso por el cual desea crédito.

Eso significa que si no presentó una declaración informando sus ingresos de trabajo por cuenta propia de 2019, tendría hasta el 15 de abril de 2023 para corregirla. Sin embargo, este período de gracia no lo exime de multas e impuestos atrasados que pueda adeudar debido a la presentación tardía.

Cuando no tienes que pagar impuestos de seguridad social

No debe impuestos al Seguro Social sobre la parte de su salario que supere un determinado umbral de ingresos. El índice salarial para 2022 es de $147,000 (frente a $142,800 en 2021), y no debe impuestos al Seguro Social sobre la parte de sus ganancias que exceda esa cantidad.

Digamos que sus ganancias anuales fueron de $148,000. El porcentaje de impuestos que debe se aplicaría hasta los primeros $147,000 pero no los $1,000 por encima de eso. Este tope anual en los impuestos del Seguro Social también se aplica a los empleados que trabajan para otra persona.

6%

El porcentaje de contribuyentes estadounidenses que excedieron el tope fiscal desde 1983.

Calificar para los beneficios del Seguro Social

Cualquier persona nacida en 1929 o después necesita 40 créditos de trabajo del Seguro Social , el equivalente a 10 años de trabajo, para calificar para los beneficios del Seguro Social. Obtiene un crédito por cada trimestre que gana al menos $1,510 en 2022 (que fue de $1,4170 en 2021). El número cambia anualmente.

Incluso si su negocio no es particularmente exitoso, o si solo trabaja medio tiempo u ocasionalmente, no es difícil obtener los créditos del Seguro Social que necesita. Incluso si sus ganancias caen por debajo de este umbral o si su negocio tiene pérdidas, existen algunas formas alternativas de obtener créditos del Seguro Social. Estos métodos opcionales pueden aumentar la cantidad de impuestos sobre el trabajo por cuenta propia que debe, pero lo ayudarán a obtener los créditos de trabajo que necesita.

Sus eventuales pagos de beneficios toman en cuenta sus ganancias. Si nunca ganó mucho dinero de toda una vida de trabajo por cuenta propia, no cuente con recibir un gran cheque del Seguro Social cuando se jubile. Si comenzó a reclamar beneficios este año, por ejemplo, y sus ingresos mensuales promedio fueron de solo $800, su beneficio de jubilación mensual del Seguro Social sería de $720, suponiendo que tenga la edad plena de jubilación . Eso no es mucho, pero si logró sobrevivir con un promedio de $800 al mes durante sus años de trabajo, probablemente podría trabajar con un pago de beneficio mensual de $720 en la jubilación.

Las categorías específicas de ganancias no cuentan para el Seguro Social para la mayoría de las personas, como los dividendos en acciones , los intereses de préstamos y los ingresos de bienes raíces . Esto significa que no paga impuestos del Seguro Social sobre este ingreso y tampoco se usa para calcular sus beneficios futuros. La excepción es si su empresa opera en una de estas áreas que no cuentan: los corredores de bolsa que trabajan por cuenta propia, por ejemplo, sí cuentan los dividendos en acciones para sus ganancias del Seguro Social.

Conclusiones

El Seguro Social no es muy diferente si trabaja por cuenta propia o trabaja para otra persona. Las personas que trabajan por cuenta propia obtienen créditos de trabajo del Seguro Social de la misma manera que los empleados y califican para los beneficios en función de sus créditos de trabajo y ganancias.

Las deducciones de impuestos comerciales crean la mayor diferencia. Si trabaja para otra persona, paga impuestos del Seguro Social sobre todas sus ganancias, hasta el límite de $147,000 en 2022. Pero si trabaja para usted mismo, las deducciones que reclama en el Anexo C pueden hacer que su ingreso imponible sea sustancialmente más bajo. Eso puede disminuir sus impuestos de Seguro Social en el presente y potencialmente reducir sus beneficios de Seguro Social más adelante.