Contratos gubernamentales para pequeñas empresas: Dónde y cómo conseguirlos

En la búsqueda de una mejor financiación para las pequeñas empresas y de nuevas oportunidades para los clientes, existe una fuente de nuevas oportunidades de ingresos que muy pocos propietarios de pequeñas empresas reconocen: el gobierno de Estados Unidos. El gobierno federal es una entidad organizativa enorme y, al igual que cualquier otra empresa, necesita comprar bienes y servicios para funcionar eficazmente. A través de contratos gubernamentales para pequeñas empresas, su pequeña empresa podría convertirse en uno de esos proveedores.

Todo, desde vehículos y equipos militares hasta clips y Post-its, son contratados rutinariamente por el gobierno federal a empresas de todos los tamaños. Si usted vende a negocios u organizaciones sin fines de lucro, hay una buena posibilidad de que también pueda vender sus servicios a agencias gubernamentales.

Sin embargo, a pesar de estas oportunidades, incluso los propietarios de pequeñas empresas que son conscientes de las oportunidades de contratación del gobierno encuentran una multitud de razones para evitar la búsqueda de contratos gubernamentales, entre las que destaca el hecho de que el proceso les parece intimidante.

Aquí le diremos por qué debe dejar de lado sus temores y considerar la posibilidad de firmar contratos con el gobierno para pequeñas empresas. Luego, le mostraremos cómo encontrar los contratos del gobierno para la licitación, y cómo armar su solicitud para que tenga la mejor oportunidad posible de ganar esa licitación.

¿Por qué buscar contratos gubernamentales para pequeñas empresas?

Hay muchas buenas razones para buscar contratos gubernamentales para pequeñas empresas, y los dueños de negocios que ignoran estas oportunidades se están perdiendo.

Echemos un vistazo a algunas de las razones por las que su pequeña empresa debe buscar activamente oportunidades de contratación pública como parte de su estrategia de desarrollo de clientes:

1. El gobierno es el mayor comprador del mundo.

Con un mercado de contratación anual de entre 350.000 y 500.000 millones de dólares, el gobierno federal de Estados Unidos es el mayor comprador mundial de productos y servicios. Ignorar las oportunidades de contratación disponibles a través del gobierno federal significa descartar efectivamente la mayor vía para encontrar nuevos clientes.

2. Los contratos gubernamentales favorecen a las pequeñas empresas.

De los aproximadamente 500.000 millones de dólares que el gobierno de Estados Unidos gasta anualmente en contratos federales, también es su objetivo asignar el 23% de esos fondos a pequeñas empresas. Ahora, eso podría no sonar como una cifra enorme, pero ¿en qué otro escenario de licitación tiene usted algún tipo de garantía de que el prospecto elegirá una pequeña empresa como la suya en lugar de una empresa mucho más grande? En la industria privada, eso es prácticamente inaudito.

Lo que es más, a través del Sistema de Datos de Adquisiciones Federales, usted realmente tiene la capacidad de identificar agencias gubernamentales que aún no están cumpliendo con ese objetivo del 23%. Si usted responde a una solicitud de propuesta de una agencia en esta circunstancia, se le garantiza una consideración preferencial sobre las empresas no pequeñas.

3. Más información le da un empujón a las pequeñas empresas.

Piense en la última propuesta o puja que envió a un posible cliente. Al preparar esa oferta y establecer sus tarifas, ¿qué tan útil habría sido saber exactamente lo que el cliente estaba buscando y cuánto estaba dispuesto a gastar? Sería un cambio de juego! Sin embargo, cuando se puja por contratos gubernamentales para pequeñas empresas, este sueño puede ser una realidad en todo momento.

Las agencias federales están obligadas por ley a crear presupuestos escritos anualmente, detallando exactamente lo que pretenden comprar y los fondos que han asignado para esas compras. ¿Y las mejores noticias para los empresarios? Esos presupuestos están disponibles en el dominio público a través del sitio web de la Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB). Si está dispuesto a investigar, puede obtener información sobre la estrategia y los objetivos de su cliente potencial para el contrato que está proponiendo mientras prepara su oferta.

Cómo registrarse para la contratación pública

Ahora que está convencido del valor de los contratos gubernamentales para las pequeñas empresas, hablemos de cómo empezar a contratar con el gobierno. Como usted puede haber asumido, algunos pasos adicionales están involucrados en la calificación para servir como un proveedor contratado por el gobierno de los EE.UU., y eso incluye el registro en lo que se llama el Sistema para la Gestión de Premios.

Aquí los pasos de cómo registrarse:

1. Obtenga su número DUNS.

Para cada ubicación física de su negocio, necesita obtener un número DUNS de Dun & Bradstreet antes de proceder con el registro para los contratos gubernamentales. Puede obtener un número DUNS de forma gratuita a través del servicio online DUNS Request Service.

2. Encuentre el código NAICS de su empresa.

La mayoría de las empresas también necesitan un código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS), que clasifica la industria, el país y el sector económico de su empresa para fines de contratación gubernamental. Este código es necesario para registrar su negocio.

Consulte a la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) para obtener orientación sobre cómo identificar el código de su sector, teniendo en cuenta que si su empresa opera en varios sectores o industrias, es posible que tenga que informar de varios códigos NAICS.

3. Determine el tamaño de su negocio.

Usted podría asumir que determinar el tamaño de su negocio no requiere mucha reflexión. Después de todo, es su negocio. ¡Sabes lo grande o pequeño que es! Sin embargo, con el propósito de calificar para contratos gubernamentales para pequeñas empresas, usted necesita calificar de acuerdo a los estándares de tamaño de la SBA.

Para ayudarle a responder fácilmente a esta pregunta, la SBA ofrece una Herramienta de Estándares de Tamaño, que utiliza su número NAICS junto con alguna información básica sobre su negocio para determinar si califica como una pequeña empresa designada por la SBA.

4. Regístrese en el Sistema de gestión de Adjudicaciones (SAM)

El Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM) es una base de datos de empresas interesadas en contratos gubernamentales, mantenida por el gobierno de los Estados Unidos. Mientras que un cliente empresarial del sector privado puede encontrarse con su empresa en Google, LinkedIn o en alguna otra búsqueda o red social, los responsables de la toma de decisiones de los organismos gubernamentales utilizan SAM para identificar a los posibles proveedores.

Por esta razón, las pequeñas empresas que buscan obtener contratos gubernamentales deben invertir un nivel de esfuerzo similar en la creación de un perfil SAM atractivo y fácil de buscar que el que gastarían en SEO o en el perfil de LinkedIn de su empresa.

Para empezar, su negocio tendrá que registrarse como proveedor gubernamental en el sistema SAM. Mientras que su perfil SAM debe actualizarse al menos una vez al año para permanecer activo, las empresas comprometidas a obtener contratos gubernamentales deben actualizar y refinar su perfil SAM al menos trimestralmente, si no mensualmente o más.

  • Completar su perfil de pequeña empresa:  Empiece por registrarse en el sitio y realizar algunas búsquedas diferentes de empresas similares a la suya para darse cuenta de la información que incluyen sus perfiles. Al igual que con la optimización tradicional de motores de búsqueda, las palabras clave que usted incluye son muy importantes. Sin embargo, tenga en cuenta que los servicios que ofrece a un cliente del gobierno pueden diferir ligeramente de sus ofertas del sector privado, lo que significa que sus términos de búsqueda también pueden diferir.
  • Escribir su declaración de capacidad:  La declaración de capacidad de su negocio es quizás la sección más importante de su perfil SAM. Esta es la versión gubernamental de su discurso de ascensor – su oportunidad de explicar concisamente lo que hace su negocio y cómo su oferta puede ser beneficiosa para los clientes del gobierno.

Recuerde que, aunque usted está lanzando a las agencias gubernamentales, los que toman las decisiones dentro de esas agencias son personas reales. Evite la tentación de caer en descripciones demasiado técnicas y burocráticas de sus productos o servicios. Trabajar con una agencia gubernamental no requiere sofocar la personalidad detrás de su marca!

5. Solicitar evaluaciones de desempeño pasadas.

Si usted es nuevo en la búsqueda de contratos gubernamentales para licitaciones, puede valer la pena -aunque no siempre es necesario- obtener un contrato de Open Ratings Inc. Evaluación del Desempeño Anterior. Realizado por un sector privado de Dun & Bradstreet Co. este sistema independiente de auditoría y calificación analiza las respuestas de encuestas de sus clientes anteriores para calcular una calificación numérica de su desempeño pasado.

Cómo encontrar contratos gubernamentales para licitación

Además de registrarse en SAMS, hay pasos que puede tomar para identificar oportunidades de contratación gubernamental que se ajusten a los productos o servicios de su empresa.

Estos son los principales medios que puede utilizar para encontrar contratos gubernamentales para licitar:

1. Navegue por FedBizOps.

El sitio de Operaciones de Negocios Federales, FBO.gov, es su sitio web de contratos gubernamentales para buscar todas las oportunidades abiertas de contratos valorados en $25,000 o más. También puede ver los contratos previamente adjudicados, lo que puede ayudarle a preparar futuras propuestas.

2. Busque una oportunidad de subcontratación.

Mientras que la base de datos FedBizOps maneja contratos directos con agencias gubernamentales -conocidos en términos gubernamentales como contratos prime – existe otra forma de contratos gubernamentales para que las pequeñas empresas exploren: la subcontratación.

Como su nombre lo indica, las oportunidades de subcontratación implican la negociación de contratos con contratistas gubernamentales actuales para completar una parte del trabajo designado por los contratistas principales. En otras palabras, los subcontratistas son el proveedor del proveedor. La subcontratación en contratos gubernamentales puede ser tanto una oportunidad de negocio lucrativa como una oportunidad de aprender más sobre la contratación gubernamental antes de intentar licitar en contratos principales directamente con el gobierno de Estados Unidos.

Similar a FedBizOps, la SBA mantiene una base de datos con capacidad de búsqueda llamada SUB-Net que destaca las oportunidades de subcontratación disponibles. Si está empezando a contratar con el gobierno o le gustaría tener una capa de experiencia entre la clientela de las agencias gubernamentales y su propio negocio, la búsqueda de oportunidades de subcontratación en SUB-Net es un buen punto de partida.

3. Comercialice directamente a las agencias.

Si usted está en una industria muy específica o sabe exactamente cuál es la agencia gubernamental con la que su pequeña empresa está más capacitada para contratar, puede comercializar su empresa directamente ya sea a agencias específicas o a contratistas principales. Para hacer esto, usted usaría FedBizOps y SUB-Net para identificar las necesidades de adquisición existentes. Entonces, usted puede comunicar directamente a esas agencias por qué su compañía es la opción correcta para llenar esa noche.

Las oportunidades para conectarse con los responsables de la toma de decisiones de las agencias están disponibles a través de conferencias de adquisiciones, eventos de la industria e incluso eventos de búsqueda de pareja de contratos.

Incluso si una agencia no tiene una apertura de contrato actual, aprovechar las oportunidades de marketing directo ayudará a su negocio a establecer su nombre entre la comunidad de contratantes del gobierno como un “contract player” clave en su línea de trabajo. Visite el sitio web de la oficina local del distrito de la SBA para encontrar capacitaciones y eventos en su comunidad que involucren a sus agencias objetivo.

4. Trabajar con un servicio de concordancia de ofertas.

Para las pequeñas empresas con ofertas más generalizadas que no están seguras de la idoneidad de su agencia gubernamental ideal, la suscripción a un servicio de concordancia de ofertas puede ser un medio útil para encontrar contratos gubernamentales. La mayoría de los Centros de Asistencia Técnica de Adquisiciones locales ofrecen servicios gratuitos de concordancia de ofertas, pero también puede retener servicios privados y más personalizados a un costo razonable. Trabajar con un servicio de concordancia de ofertas también ofrece el beneficio adicional de conectarlo con mentores de contratación gubernamentales experimentados que pueden ayudarlo a guiarlo a través del proceso de propuesta y adquisición.

Cómo preparar la propuesta de contrato del gobierno

Aunque es probable que tenga experiencia en la creación de propuestas y alcance de órdenes de trabajo para clientes potenciales en el sector privado, poco puede prepararlo para el proceso único de preparación de una propuesta de contrato gubernamental. De hecho, completar una oferta o propuesta para una agencia gubernamental puede ser más parecido a completar los impuestos de su negocio o una pila de formularios para el DMV.

Aún así, hay muchas oportunidades para compartir su valor agregado único y dejar que su negocio brille dentro de las páginas de su propuesta, siempre y cuando usted encaje dentro de los límites de los formatos y expectativas de la agencia.

1. Comprender el tipo de solicitud.

Hay algunas vías diferentes que las agencias gubernamentales utilizan para solicitar propuestas de posibles contratistas gubernamentales y, como es de esperar, cada una de ellas viene con su propio acrónimo de jerga y papeleo. Pero el tipo de solicitud utilizado para un contrato en particular le dice mucho acerca de lo que la agencia espera de su propuesta, así que es importante entender la diferencia.

A continuación encontrará los tres tipos principales de solicitaciones que es más probable que vea en FedBizOps o en cualquier otra lista de oportunidades de contratación del gobierno:

Solicitud de oferta (RFQ)

Una solicitud de cotización es el procedimiento simplificado de adquisición para agencias gubernamentales que se utiliza normalmente para contratos de menos de 150.000 dólares. Sin embargo, mientras que esto se considera simplificado por las normas gubernamentales, es posible que usted lo encuentre más involucrado que otras propuestas de alcance de trabajo que su negocio ha completado para entidades privadas. Consulte la base de datos de FedBizOps para ver las propuestas de RFQ anteriores y entender mejor cómo se debe completar una RFQ para un negocio en su industria.

Solicitud de propuesta (RFP)

Las solicitudes de propuestas se aplican a adquisiciones negociadas de mayor envergadura, lo que significa que permiten un cierto intercambio entre la agencia gubernamental y el posible proveedor para llegar a un acuerdo sobre los precios y los términos mutuamente acordados.

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El proceso comienza cuando una agencia gubernamental emite un RFP describiendo los requisitos del contrato, los términos y condiciones anticipados, y la información necesaria de los solicitantes como parte de la propuesta. La información completa y precisa es clave para responder a una solicitud de propuesta, por lo que si tiene alguna confusión sobre cómo responder a ciertas disposiciones dentro de un Pliego de Cargos, pídale al oficial de contrataciones una aclaración antes de presentar su propuesta.

Invitación a licitar (IFB)

Las licitaciones se refieren a procesos de licitación sellados para la contratación pública, lo que significa que no hay negociación entre el organismo y el proveedor. El paquete de oferta presentado se considera final, y el punto de precio se considera a menudo como el diferenciador clave entre los licitantes cualificados.

Debido a la naturaleza sellada y final del proceso de licitación, responder a un IFB puede ser el caso en el que usted querrá ser más cauteloso al completar su documentación y fijar sus precios la primera vez. No habrá oportunidad para ninguna discusión o enmienda, así que si usted se pasa de la oferta u omite información clave, es casi seguro que la agencia rechazará su oferta a favor de otro candidato.

2. Seguir el formato de contrato uniforme.

No importa el tipo, todas las solicitudes comparten la expectativa de que los aspirantes a contratistas sigan un formato específico. El éxito en la contratación de contratos gubernamentales tiene tanto que ver con su capacidad para seguir las instrucciones en el proceso de formateo y presentación de la propuesta como con el contenido de la misma. Por lo tanto, asegúrese de seguir todos los horarios y formularios dentro de la solicitud en el orden exacto, la estructura y el marco de tiempo solicitado.
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El curso en línea gratuito “Contratación del Gobierno 101” de la SBA es un gran recurso para comprender en profundidad el propósito, los formularios y las expectativas de cada una de las 10 secciones dentro del Formato de Contrato Uniforme.

3. Ponga un precio adecuado a su oferta.

Se espera que los oficiales de contratación federales se aseguren de que los suministros y servicios para las agencias gubernamentales se compren a precios justos y razonables, y que realicen una cantidad significativa de estudios de mercado para entender los precios típicos antes de hacer una solicitud de propuesta. Al mismo tiempo, la mayoría de las solicitudes son atendidas con un número competitivo de ofertas, dejándole a usted como dueño del negocio con la tarea de emitir una oferta competitiva mientras maximiza razonablemente su potencial de ganancias.

Como puede imaginar, establecer bien los precios de sus contratos será fundamental para que pueda obtener contratos gubernamentales rentables. Debe tener en cuenta sus costes tanto durante la licitación como en el cumplimiento del contrato, a la vez que deja suficiente espacio para los gastos generales diarios.

Recuerde al hacer su oferta que los oficiales de contrataciones no necesariamente están buscando el precio más bajo, sino el mejor valor con todos los factores considerados. Busque formas de añadir valor a su oferta sin aumentar los gastos generales para maximizar el atractivo de su empresa como la oferta de “mejor valor”.

Recursos adicionales para propietarios de pequeñas empresas que buscan contratos gubernamentales para licitar

Esperamos que esto haya sido un manual útil sobre cómo obtener contratos gubernamentales para pequeñas empresas, pero ciertamente hay mucho más que aprender dentro de esta industria expansiva y compleja. Afortunadamente, la SBA y otras agencias federales han hecho todo lo posible para proporcionar recursos valiosos a los propietarios de pequeñas empresas interesados en contratos federales. Estos son algunos de los recursos más útiles que recomendamos.

El Programa SBA 8(a)

Las empresas pequeñas, de propiedad de minorías u otras empresas en desventaja pueden beneficiarse de la participación en el programa 8(a) de la SBA, un programa de desarrollo empresarial y de mentores que, entre otros beneficios, proporciona capacitación y recursos para ayudar a las empresas participantes a competir en el mercado de contratación federal.

Aula de Contratación del Gobierno de la SBA

¿Desea desarrollar una comprensión más profunda de la contratación gubernamental antes de sumergirse en el mercado federal? El Aula de Contratación del Gobierno de la SBA es una maravillosa serie de cursos en línea que explican a fondo lo que necesita saber sobre los contratos gubernamentales para pequeñas empresas. Estos cursos son un gran recurso para aprender más acerca de las formas y procesos específicos involucrados en el registro, búsqueda y obtención de contratos gubernamentales para pequeñas empresas.

Representantes del Centro de Adquisiciones

Si se siente más cómodo aprendiendo sobre las oportunidades de contratos gubernamentales en un ambiente presencial, busque a su representante local del Centro de Adquisiciones (PCR) de la SBA. Los representantes de adquisiciones ofrecen capacitación, tutoría y asesoramiento a los aspirantes a contratistas del gobierno, junto con eventos de comparación en persona entre las agencias y las pequeñas empresas calificadas. He aquí cómo encontrar la PCR en su área.

GSA o SBA Mentor-Protege Program

Tanto la SBA como la Administración de Servicios Gubernamentales ofrecen programas de mentores para ayudar a las pequeñas empresas calificadas a conectarse con contratistas gubernamentales más experimentados.

Mientras que el Programa Mentor-Protégé de la SBA está abierto exclusivamente a los participantes en el programa de desarrollo 8(a), usted podría ser elegible para participar en el Programa Mentor-Protégé de la GSA sin requisitos adicionales de desarrollo de negocios.

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No se puede negar la curva de aprendizaje que implica entrar en el espacio de contratación del gobierno. Pero como con todo lo demás que usted mismo ha aprendido como dueño de un pequeño negocio, la obtención de contratos gubernamentales es absolutamente una habilidad que usted puede aprender. A través de una inversión de tiempo y esfuerzo, usted puede expandir su compañía al lucrativo mundo de los contratos gubernamentales para pequeñas empresas.

Nota editorial: Todas las opiniones, análisis, revisiones o recomendaciones expresadas en este artículo son responsabilidad exclusiva del autor y no han sido revisadas, aprobadas o respaldadas por ninguna de estas entidades.

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