Cómo realizar la Verificación de Elegibilidad para Empleo

Aunque el gobierno federal siempre ha exigido a los dueños de negocios que verifiquen la elegibilidad de un empleado para trabajar en los EE. UU., el Departamento de Seguridad Nacional ha hecho cambios recientes en la forma en que esto se va a lograr, y ha comenzado a hacer cumplir estrictamente la verificación de elegibilidad de empleo.

Los empleadores deben completar los formularios I-9 dentro de los tres días después de contratar a un empleado. El empleado llena información básica como su nombre, fecha de nacimiento, dirección y número de Seguro Social, y luego el empleador certifica que el empleado ha presentado documentación que confirma su derecho a trabajar en los Estados Unidos.

Afortunadamente, aunque el gobierno ahora hará cumplir este requisito de manera más estricta, también ha hecho que cumplir con la verificación de elegibilidad de empleo sea más fácil para los empleadores. Los empleadores ahora pueden almacenar los formularios I-9 electrónicamente, revisar los formularios de verificación de elegibilidad de empleo en línea y aprender sobre qué hacer si la información del empleado no coincide con la información proporcionada por el gobierno.

Almacenamiento electrónico de la verificación de elegibilidad para empleo Formulario I-9

El almacenamiento electrónico de formularios I-9 está ahora explícitamente permitido por las regulaciones recientes. Si bien las regulaciones no establecen una manera específica de almacenar estos registros, sí exigen que se utilice cualquier medio de almacenamiento electrónico:

  • Disponer de salvaguardias razonables para evitar el acceso no autorizado
  • Garantizar la exactitud e integridad de los registros
  • Permitir la búsqueda de los registros
  • Permitir que los registros se reproduzcan en papel

Verificar en línea la elegibilidad para el empleo

Los empleadores pueden utilizar voluntariamente el sistema E-Verify (anteriormente conocido como Programa Piloto Básico), accesible a través de www.uscis.gov, para verificar la elegibilidad de empleo en línea. Aquí están los pasos básicos para empezar con E-Verify:

  • Primero debe inscribirse en el programa y firmar un Memorando de Entendimiento con la Administración del Seguro Social (SSA) y el Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
  • Una vez que su nuevo empleado haya completado su I-9, usted inicia sesión en el sitio seguro del DHS que se le dio cuando se inscribió en el programa. Allí puede introducir el nombre del empleado, la fecha de nacimiento y el número de seguro social.
  • El sistema informará inmediatamente que el empleado está autorizado, que el DHS trabajará para confirmar la autorización, o le pedirá al empleado que se ponga en contacto con el DHS o el SSA para resolver un problema potencial.

Si el empleado es referido al DHS o SSA, esas agencias se comunicarán con el empleador dentro de diez días para confirmar si el empleado ha sido autorizado o no, o si se requiere acción adicional.

Tratamiento de las discrepancias entre la información proporcionada por los empleados y el gobierno

Existen varias razones para que el sistema no autorice inmediatamente a un empleado; aquí están los escenarios más comunes que tienen lugar:

  • Si el número de seguro social y el nombre coinciden con los registros existentes, recibirá un mensaje diciendo que el empleado está autorizado a trabajar y que usted ha terminado.
  • Si el número de seguro social y el nombre coinciden, pero el sistema no puede verificar si ese empleado está autorizado para trabajar en los Estados Unidos, entonces usted recibirá un mensaje que dice que el DHS está trabajando para verificar su autorización y que el DHS típicamente le dará una respuesta dentro de uno a tres días.
  • Si el DHS no puede confirmar que la persona está autorizada para trabajar en los EE. UU., entonces le notificará al empleado que informe directamente al DHS para resolver el problema.
  • Si el número de seguro social y el nombre no coinciden, entonces se le ordena al empleado que se comunique con la SSA para aclarar el asunto.

La mayoría de los problemas se resolverán dentro de una semana después de presentar un formulario I-9 en línea, pero en casos problemáticos, el empleado tendrá que presentar documentación y fotografías para establecer su identidad y autorización para trabajar en los Estados Unidos. Si el empleado no puede establecer su identidad y autorización para trabajar en los Estados Unidos, entonces usted debe terminar su empleo para evitar responsabilidad.

Consejo:

Las reglas de verificación de elegibilidad de empleo están sujetas a cambios y pueden involucrar asuntos complicados para algunos negocios. Dado que el gobierno federal lo hace a usted y a su empresa responsables del cumplimiento, usted querrá asegurarse de que las políticas y los procedimientos que tiene establecidos sean efectivos. Nuestra recomendación es ponerse en contacto con un abogado local para saber cómo pueden ayudarle con este y otros asuntos de cumplimiento para asegurar que su negocio se mantenga en el lado correcto de la ley.

Leave a Reply