Como contratar y gestionar personal para un negocio

Establezca una estructura de nómina básica para ayudarle a contratar empleados. Luego, maneje a los empleados apropiadamente con un entendimiento general de las leyes laborales estatales y federales.

Contratar y pagar a los empleados

Antes de encontrar a la persona adecuada para el trabajo, tendrá que crear un plan para pagar a los empleados. Siga estos pasos para configurar el cálculo de nómina:

  1. Obtener un Número de Identificación Patronal (EIN)
  2. Averigüe si necesita una identificación fiscal estatal o local.
  3. Decida si desea que un contratista independiente o un empleado
  4. Asegurarse de que los nuevos empleados devuelvan el formulario W-4 debidamente cumplimentado
  5. Programar períodos de pago para coordinar la retención de impuestos para el IRS
  6. Crear un plan de compensación para vacaciones, vacaciones y vacaciones
  7. Seleccione un servicio interno o externo para gestionar el cálculo de nómina.
  8. Decida quién gestionará su sistema de nóminas
  9. Saber qué registros deben permanecer archivados y por cuánto tiempo
  10. Reporte los impuestos de nómina según sea necesario trimestralmente y anualmente

El IRS mantiene la Guía de Impuestos del Empleador, que proporciona orientación sobre todos los requisitos federales de declaración de impuestos que podrían aplicarse a las obligaciones para su pequeña empresa. Verifique con la agencia de impuestos de su estado para ver si hay estipulaciones de la declaración del empleador.

Empleados y contratistas independientes

Distinguir entre empleados y contratistas independientes puede tener un impacto en su cuenta de resultados, ya que esto afecta la forma en que retiene impuestos y evita costosas consecuencias legales. Aprenda las diferencias antes de contratar a su primer empleado.

Un contratista independiente opera bajo un nombre comercial separado de su empresa y factura por el trabajo realizado. Los contratistas independientes a veces pueden calificar como empleados en un sentido legal. La Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo creó una guía para tomar la determinación.

Si se descubre que su contratista cumple con la definición legal de empleado, es posible que tenga que pagar impuestos y multas, proporcionar beneficios y reembolsar los salarios estipulados en la Ley de Normas Laborales Justas.

Plan para ofrecer beneficios a los empleados

La atención médica y otros beneficios juegan un papel importante en la contratación y retención de empleados. Algunos beneficios de los empleados son requeridos por ley, pero otros son opcionales.

Beneficios requeridos para los empleados

  • Impuestos de la Seguridad Social: Los empleadores deben pagar los impuestos de la Seguridad Social a la misma tasa que sus empleados.
  • Compensación de Trabajadores: Requerido a través de un portador comercial, base de auto-aseguramiento, o Programa Estatal de Compensación de Trabajadores.
  • Seguro de Discapacidad: Se requiere pago por incapacidad en California, Hawaii, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island y Puerto Rico.
  • Beneficios de licencia: La mayoría de los beneficios de licencia son opcionales fuera de los estipulados en la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA)
  • Seguro de desempleo: Varía según el estado, y es posible que necesite registrarse en la agencia estatal de fuerza laboral.

Beneficios opcionales para el empleado

Sus pequeñas empresas pueden ofrecer una gama completa de beneficios opcionales para ayudar a atraer y retener a los empleados. Incluso si un beneficio que ofrece es opcional, podría tener que cumplir con ciertas leyes si decide ofrecerlo.

Los negocios que ofrecen planes de salud grupales deben cumplir con las leyes federales, para lo cual el Departamento de Trabajo ofrece una guía.

Los empleados pueden ampliar la cobertura a través de la Ley de Cuidados Asequibles y algunos pueden calificar para beneficios a través de la Ley Consolidada de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus (COBRA, por sus siglas en inglés). Las empresas deben extender la opción de beneficios COBRA a los empleados despedidos o despedidos.

Los planes de jubilación son un beneficio muy popular para los empleados. Considere ofrecer un plan patrocinado por el empleador como un plan 401k o un plan de pensión. El gobierno federal ofrece una amplia gama de recursos para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a elegir su plan de jubilación y pensión.

Programas de incentivos para empleados

Los programas de incentivos para empleados pueden estimular la moral y crear más oportunidades para posiciones abiertas: Incentivos comunes tales como opciones de acciones, flexibilidad horaria, programas de bienestar, membresías corporativas y eventos empresariales.

Considere el software de administración de beneficios si su presupuesto lo permite. Puede hacer su contabilidad más fácil y eficiente. Detallar estos beneficios en el manual del empleado ayuda a su personal a tomar decisiones, y ellos pueden utilizarlos como referencia para los requisitos del lugar de trabajo.

Siga las leyes laborales federales y estatales

Proteja los derechos de los trabajadores y su empresa adhiriéndose a las leyes laborales, lo que significa que usted debe asegurarse de que las prácticas empresariales se ajusten a las regulaciones de la industria.

Esto incluye el aprendizaje de leyes aplicables para la contratación de veteranos, trabajadores extranjeros, empleados domésticos, trabajo infantil y personas con discapacidades, entre otros grupos. También debe cumplir con lo anterior cuando despida a un empleado, despida a trabajadores o reduzca la empresa.

Consulte los recursos legales federales y leyes estatales del Departamento de Trabajo.

 

Ejemplo de contratacion y gestión de personal en un negocio exitoso

Conformación de su equipo

John y Kelly contrataron empleados para ayudar a administrar la operación diaria de su taller de reparación de automóviles.

John y Kelly necesitan establecer una estructura de nómina para contratar empleados que trabajen en su taller de reparación de automóviles.

Escriben descripciones de cada puesto que quieren cubrir -definiendo claramente las responsabilidades de cada puesto y las cualificaciones necesarias- y publican los puestos vacantes en las bolsas de empleo más populares en línea.

John y Kelly fijaron los salarios para cada puesto, por lo menos cumpliendo con el requisito del salario mínimo de su estado.

Cada nuevo empleado completa un formulario W-4, el cual John y Kelly envían al IR. S. (El IRS requiere que las empresas mantengan registros de los impuestos sobre el empleo durante al menos cuatro años. También completan el Formulario I-9, el cual requiere que John y Kelly examinen los documentos para confirmar la ciudadanía del empleado o su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. (No tienen que presentar este formulario al gobierno federal, pero sí tienen que archivarlo).

John y Kelly se comunican con la oficina de impuestos de su estado para informarse sobre sus obligaciones fiscales estatales. También reportan a sus nuevos empleados a su directorio estatal dentro de los 20 días de la fecha de contratación del empleado, como lo requiere su estado.

John y Kelly pagan por un servicio de nómina en línea, que calcula automáticamente cuánto se debe pagar a sus empleados cada período de pago, contabilizando las deducciones de impuestos.

John y Kelly han contratado empleados y establecido registros de impuestos, y tienen un sistema para pagar a sus empleados.

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