Lista de verificación legal de apertura y funcionamiento de un negocio

Comenzar un negocio es un desafío, y eso sin las complicadas ramificaciones legales contra las que usted quiere protegerse a sí mismo y a su negocio. Como dueño de un negocio, usted debe asegurarse de que tiene cubierto todas las bases legales para evitar multas fuertes, dolores de cabeza, o el peor de los casos, incluso un tiempo en la cárcel.

Afortunadamente, hay muchos recursos disponibles para las pequeñas empresas tanto en línea como a través de asesoría legal contratada. Utilice esta lista como punto de partida para su lista de verificación legal inicial y asegúrese de resolver cualquier problema persistente antes de comenzar a planificar su negocio.

16 aspectos legales que debe cumplir como propietario de un negocio

1. Designe la entidad comercial adecuada.

Lo primero es lo primero. Elija la entidad o estructura comercial adecuada para su inicio. Esto es crucial porque afecta su responsabilidad personal, lo que paga en impuestos y su capacidad para recaudar fondos. Las posibles estructuras incluyen la propiedad única, la sociedad general y limitada, la sociedad en comandita y la sociedad de responsabilidad limitada LLC. Una vez que decida qué estructura es la mejor para su empresa, debe designarla oficialmente a través de su secretario de Estado.

2. Compruebe qué licencias, permisos y registros necesita su empresa.

Dependiendo de su tipo de negocio y de dónde está ubicado, es posible que necesite licencias y permisos específicos de su país, estado, condado o ciudad.

Las licencias, permisos y registros vienen en muchas variaciones. Los ejemplos incluyen licencias de negocios locales, permisos de construcción, permisos relacionados con la seguridad de la salud, permisos para negocios en el hogar, permisos de incendio, permisos relacionados con la industria (como el ejercicio de la abogacía, la hospitalidad, la construcción o los negocios de manufactura), licencias de bebidas alcohólicas, y más. Las posibilidades son infinitas, así que asegúrese de hacer una investigación exhaustiva -quizás con la ayuda de su asesor- sobre lo que necesita para cumplir con la ley en su área.

3. Asegúrese de que está pagando los impuestos comerciales adecuados.

Los impuestos son la ley, y dependiendo de la estructura de su entidad comercial, el tipo de negocio que usted dirige y dónde está ubicado, es posible que tenga que registrarse y solicitar una multitud de impuestos. Puede ser prudente contratar a un contador o asesor fiscal para asegurarse de que cumple con todas las leyes fiscales. Es cierto que usted necesita registrar su empresa con las autoridades fiscales de su área y presentar declaraciones anuales de impuestos sobre la renta de su negocio.

4. Lleve una contabilidad adecuada.

En la mayoría de los lugares, usted está obligado por ley a registrar todas las transacciones comerciales y a mantener toda la documentación comercialen ciertos formatos durante un período de tiempo mínimo. Vea lo que se requiere de usted para su industria y ubicación en términos de obligaciones de mantenimiento de registros y establezca un sistema adecuado de archivo y contabilidad para todos los documentos y transacciones. Esto le ayudará en gran medida en la línea de hacer los impuestos o si alguna vez se encuentra con otros problemas legales.

5. Firme acuerdos por escrito entre todos los propietarios de la empresa.

Si su negocio opera con múltiples dueños de negocios, es importante asegurarse de que cada persona conozca y entienda sus derechos y responsabilidades en relación con el negocio. La forma en que esto ocurra depende de la estructura de su negocio. Si usted forma una corporación, necesita un acuerdo de accionistas y los artículos de incorporación apropiados. También necesita un asesor legal designado para asegurarse de que los acuerdos y los artículos son correctos.

6. Establezca un programa de adquisición de derechos para todos los fundadores y los primeros empleados.

Esta es una medida práctica que muchas startups a menudo pasan por alto cuando recién empiezan y están entusiasmadas con el despegue. Pero esto protegerá su negocio en el futuro y asegurará un cierto nivel de compromiso que cada fundador o primer empleado aporta a la mesa.

La creación de un programa de adquisición de derechos al momento de la incorporación establece que la propiedad de las acciones se adquirirá con el tiempo, lo que impide que una sola persona pueda comer y deshacerse de todas sus acciones cuando lo desee. Tenga en cuenta que la mayoría de los inversores requieren esta medida antes de realizar cualquier inversión inicial.

7. Obtenga su Número de Identificación Patronal (EIN).

Esto puede parecer obvio, pero para abrir una cuenta bancaria corporativa y presentar correctamente las declaraciones de impuestos de su negocio, necesita un Número de Identificación del Empleador (EIN). Usted puede fácilmente solicitar uno del IRS por teléfono o utilizando una solicitud en línea en el sitio web del IRS.

Necesita el número de seguro social de la persona que completa el formulario de la empresa (generalmente el presidente o el director ejecutivo). Incluya información sobre su entidad comercial y la fecha de constitución. Asegúrese de mantener una copia firmada de esta solicitud en sus archivos.

8. Proteja su propiedad intelectual (PI).

La propiedad intelectual es el pan de cada día de muchas empresas. La propiedad intelectual incluye también las patentes, los derechos de autor, las marcas comerciales y los secretos comerciales. Asegúrese de presentar las patentes lo antes posible, un proceso que puede durar más de cinco años. La protección de su propiedad intelectual será atractiva para los inversores, pero también le ayudará a dormir mejor por la noche. Tener derechos exclusivos para reproducir y mostrar su trabajo hará su vida mucho, mucho más fácil en el futuro y asegurará que nadie intente arrancarle ninguna alfombra IP de debajo de usted.

La propiedad intelectual puede ser muy complicada desde el punto de vista jurídico, por lo que sería prudente consultar a un abogado especializado en propiedad intelectual que pueda ayudarle durante todo el proceso y proporcionarle la máxima protección.

9. Clasifique a sus empleados.

Muchas empresas de nueva creación a menudo clasifican erróneamente a sus primeros empleados. Es importante saber qué tipo de trabajador está contratando, en esencia, la diferencia entre un empleado y un contratista independiente. Esto es importante por razones de impuestos tanto para usted como para el empleado y ayudará a aclarar lo que se espera y lo que no se espera de usted y del empleado. Esto sólo ayudará a protegerte legalmente en el futuro.

10. Asegúrese de cumplir con las leyes de valores.

Los fundadores e inversionistas de LLCs, corporaciones C y asociaciones están sujetos a las leyes de valores federales y estatales. Estas leyes fueron hechas para requerir que las compañías proporcionen información confiable y precisa sobre sus negocios para permitir un mercado justo. También protegen contra el uso de información privilegiada y el fraude comercial.

El incumplimiento de estas leyes puede dar lugar a que la nueva empresa tenga que recomprar todas sus acciones al precio de emisión, incluso si la empresa ha perdido todo su dinero.

11. ¿Es su negocio de ambito internacional?

Si usted tiene clientes internacionales, es una buena idea investigar las implicaciones de hacer negocios en los países específicos con los que trabaja. Por ejemplo, usted podría estar obligado a registrarse y solicitar impuestos en esos países extranjeros, así como estar sujeto a otras estructuras de cumplimiento como la ley de privacidad y propiedad intelectual. Haga la investigación o consulte a un abogado de negocios internacionales.

12. Siga las normas de correo electrónico.

El marketing por correo electrónico es una gran parte de muchos negocios. Cuando envía correos electrónicos a sus clientes o cuando se dirige a clientes potenciales a través de campañas de correo electrónico, necesita averiguar cuáles son las regulaciones aplicables al correo electrónico. Tenga en cuenta que cada país tiene su propio conjunto de reglas.

Los aspectos cubiertos por estas reglas generalmente incluyen el opt-in versus el opt-out, los correos electrónicos B2B o B2C, las reglas de cancelación de suscripción y la información mínima que debe incluirse en sus correos electrónicos. Puede consultar una guía completa aquí.

13. Asegúrese de que sus inversores estén acreditados.

La definición actual de inversionista acreditado bajo las reglas de la Comisión de Valores y Bolsa incluye ocho categorías de inversionistas, pero la acreditación de inversionista más general significa que la persona:

  1. Tiene al menos un millón de dólares en el banco
  2. Tiene por lo menos $200,000 en ingresos anuales
  3. Entiende y está dispuesto a asumir el riesgo de la inversión

La SEC tiene lineamientos para lo que constituye “esfuerzos razonables” en estas cuentas. Es posible recaudar fondos fuera de la estrecha limitación de los inversores acreditados, pero esto abrirá una caja de Pandora en términos de valores y cumplimiento. Por lo tanto, si usted quiere ser el más legalmente sano que pueda ser, pase por inversores acreditados.

14. Establezca una política de privacidad.

Una política de privacidad es una declaración legal que especifica lo que una empresa hace con los datos personales recopilados de los usuarios o clientes, junto con la forma en que se procesan los datos y por qué. La violación de las leyes de privacidad puede conducir a una responsabilidad penal, dependiendo de su estado, lo que puede significar multas considerables, por lo que es importante que las nuevas empresas cuenten con las políticas de privacidad adecuadas y las respeten cuidadosamente.

La Administración de Pequeñas Empresas SBA tiene una gran guía para establecer una política de privacidad apropiada para su negocio.

15. Contrate a un asesor legal competente.

En caso de que esto no haya quedado claro desde el principio, trabaje con abogados en estos complicados asuntos legales desde el principio. Las nuevas empresas a menudo están tan preocupadas por los gastos que pasan por alto la importancia de un asesoramiento jurídico sólido que podría ahorrarles miles, si no millones, en el futuro. No puedes ponerle precio a tener a los abogados adecuados de tu lado.

Lo ideal es que usted tenga experiencia en derecho laboral, derecho contractual, derecho de valores y derecho de propiedad intelectual. Usted podría contratar a un “abogado general” en su personal en algún momento, pero es común que el trabajo se distribuya entre diferentes bufetes y abogados. El costo vale la pena evitar cualquier problema legal.

16. Cree un manual de empresa.

Una vez que tenga todos los dolores de cabeza legales resueltos y sondeados, asegúrese de que todos en la compañía estén al tanto y entiendan las responsabilidades legales de su compañía tan bien como usted lo hace – como propietario de un negocio, usted podría ser responsable de cualquier cosa que sus empleados hagan mientras representan a su organización.

Los manuales de la compañía o del empleado son una gran manera de inculcar los valores y los límites legales de su compañía. También puede ayudar a establecer qué es y qué no es un comportamiento apropiado interna y externamente. Pídale a su asesor legal que lo revise bien o incluso que le ayude a escribirlo, y luego reúna a la compañía para revisar el material.

Tags:
,

Leave a Reply